Es passiert gelegentlich, dass man mehrere Kundenkarteien mit identischen Werten anlegt. Das sind Duplikate. Um Duplikate schnell und einfach zu finden, haben wir dafür eine Funktion entwickelt: Den Dublettenfinder.
In dem Reiter Vorschlag werden alle Vorschläge an Dubletten in Ihrer Kundenkarteien angezeigt.
Setzen Sie die Häkchen auf die Duplikate, welche Sie zusammenfüheren wollen und klicken Sie den grünen Button „Zusammenführen“.
Duplikatzusammenführung
Nachdem Sie auf Zusammenführung geklickt haben, sehen Sie im nächsten Schritt einen Vergleich zwischen den zu verschmelzenden Kundenkarteien.
In unserem Beispiel haben wir zwei Kundenkarteien mit identischen Vor- und Nachnamen aber unterschiedlichen E-Mail-Adressen.
An dieser Stelle haben Sie die Gelegenheit, die Richtigkeit der Kundendaten zu prüfen und die korrekten Daten auszuwählen.
Die grün markierten Daten werden in die neue Kundenakte übernommen.
Wenn Sie alle Duplikate, die das System vorgeschlagen hat, zusammengeführt haben, werden keine weitere Vorschläge angezeigt.
Datenbereinigungsassistent
Mit Hilfe des Datenbereinigungsassistenten können Sie Ihre Kundenkartei aufräumen. Kunden, die seit Jahren nicht mehr da waren oder Karteileichen auf Grund von unvollständigem Namen, können so per Knopfdruck entfernt werden.
Es gibt drei Möglichkeiten die Sie zur Auswahl haben:
- Karteien, die keine Termine haben, und älter sind als… (Karteien die älter sind als das angegebene Datum werden aus Ihrer Kundendatenbank entfernt)
- Kunden, deren letzter Termin länger her ist als…(Sie haben in Ihrer Datenbank auch Kunden, die schon seit Jahren nicht mehr zu Ihnen kommen. Mithilfe dieser Option werden inaktive Kunden aus der Datenbank entfernt.)
- Kunden, für die keine Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Mobilnummer oder Festnetznummer) hinterlegt sind. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie nicht korrekt eingegebenen Kundenkarteien entfernen wollen.
Wenn Sie eine oder mehrere Möglichkeiten ausgewählt haben, klicken Sie auf dem Button „Kunden jetzt löschen“.
So werden die alte, inaktive und fehlerhafte Kundenkarteien sehr schnell und einfach mit Datenbereinigungsassistenten aus der Datenbank entfernt.
Dubletten im Kalender anzeigen
Um das regelmäßige Überprüfen von Dubletten zu vereinfachen, können Sie sich im Kalender anzeigen lassen, welche Kunden des Tages Dubletten haben. Dies wird Ihnen mit einem kleinen Hinweis im Bereich des aktuellen Datums gezeigt:
Um diese Funktion zu aktivieren können Sie im Einstellungen-Reiter des Moduls „Dublettenfinder“ die Option „Dubletten je Tag im Kalender anzeigen“ auswählen.
