Alles zum Thema: Kunden

Kundenhistorie

Lassen Sie Belbo alle Änderungen an Ihren Kundenkarteien protokollieren.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Kundenhistorie
Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, kann sie über „Einstellungen > Funktion hinzufügen“ aktiviert werden.

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Tabellenspalten

In Ihrer Kundenübersicht sehen Sie eine Tabelle mit wichtigen Daten für jeden angezeigten Kunden. Sie können diese Tabelle selbst gestalten und genau selbst definierbare Daten in der Übersicht anzeigen.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Kundeneinstellungen
Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, kann sie über „Einstellungen > Funktion hinzufügen“ aktiviert werden.

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Manuelle Datenauskunft auf Kundenwunsch

Ihre Kunden haben das Recht, alle über sie gespeicherten Daten einzusehen. Als Verarbeiter dieser Daten müssen Sie die gesetzlich festgelegte Frist einhalten, um dem Kunden seinen diesbezüglichen Wunsch zu erfüllen. Wenn Sie die Daten nicht zur Verfügung stellen, drohen harte Strafen. Belbo unterstützt Sie dabei diesem Wunsch gesetzeskonform nachkommen.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang Artikel 15 DSGVO

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Manuelle Datenlöschung auf Kundenwunsch

Ihre Kunden haben das Recht, alle über sie gespeicherten löschen zu lassen. Als Verarbeiter dieser Daten müssen Sie die gesetzlich festgelegte Frist einhalten, um dem Kunden seinen diesbezüglichen Wunsch zu erfüllen. Wenn Sie die Daten nicht löschen, drohen harte Strafen. Belbo unterstützt Sie dabei diesem Wunsch gesetzeskonform nachkommen.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang Artikel 17 DSGVO

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Datenschutz-Anfragen

Ihre Kunden haben das Recht, alle über sie gespeicherten Daten einzusehen oder auch löschen zu lassen. Als Verarbeiter dieser Daten müssen Sie die gesetzlich festgelegte Frist einhalten, um dem Kunden seinen diesbezüglichen Wunsch zu erfüllen. Wenn Sie die Daten nicht bereitstellen oder löschen, drohen harte Strafen. Belbo unterstützt Sie dabei diesem Wunsch gesetzeskonform nachkommen.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang Artikel 16 – 20 DSGVO

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Informationspflicht im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung

Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, Ihre Kunden darüber zu informieren, dass Sie ihre Daten verarbeiten. Darüber hinaus müssen Sie Ihre Kunden über die Dauer, die Rechtsgrundlage und den Zweck der Speicherung und weitere Gegebenheiten informieren. Auch Name und Kontaktdaten es Verantwortlichen und gegebenenfalls Ihres Datenschutzbeauftragten sollten Sie Ihren Kunden im Falle einer Datenverarbeitung mitteilen. Darüber hinaus sollte der Kunden über seine Rechte (unter anderem zur Abfrage oder Löschung der Daten sowie zur Möglichkeit der Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde) informiert werden.

Wir verweisen Sie in diesem Zusammenhang auf Artikel 13 DSGVO. Bitte beachten Sie, dass wir sie nicht verbindlich zu rechtlichen Themen beraten dürfen.

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Kundennachrichten

Sie können Ihren Kunden Nachrichten per E-Mail und SMS zukommen lassen. Diese Nachrichten umfassen:

  • Termin-Bestätigungen (diese werden direkt nach dem Speichern des Termins im Kalender oder dem Abschluss der Onlinebuchung verschickt)
  • Termin-Erinnerungen (diese werden zu dem von Ihnen in den Kalendereinstellungen festgelegten Zeitraum verschickt)
  • Marketing-Nachrichten (dabei handelt es sich um Newsletter, Geburtstagsgrüße oder Bewertungsanfragen)
In diesen Bereich gelangen Sie in jeder Kundenakte über
Nachrichten > Benachrichtigungen

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Bewertungsfunktion

Mit der Bewertungsfunktion ermöglichen Sie Ihren Kunden schnell und einfach, den Besuch bei Ihnen zu bewerten. Bewertungen zeigen Ihnen, was die Kunden von Ihrem Geschäft halten. Sie können Bewertungen für Ihre interne Qualitätssicherung nutzen oder auch für Marketingzwecke veröffentlichen.

 
In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Bewertungen.

 

Die Kunden machen sich im Internet ein Bild von Ihrem Laden/Salon, den Produkten und dem Service, bevor sie bei Ihnen einen Termin buchen oder sich auf dem Weg in Ihr Geschäft machen. Aus diesem Grund sind die Kundenbewertungen, ob eines Unternehmens, eines Produktes oder der Dienstleistung, heutzutage unvermeidlich. Umso wichtiger ist es auf die Bewertungen Ihrer Kunden zu reagieren, die auszuwerten. So werden Sie immer ein klares Bild davon haben, was die Kunden von Ihrem Geschäft, Service oder Produkt halten.

Einstellungen
Bewertungsfunktion– Voraussetzung um die Bewertungsfunktion zu nutzen ist, sie zu aktivieren.

Anzeige: Hier können Sie festlegen, ob die Bewertungen bei dem Buchen von Terminen und auf Ihrer Buchungsseite angezeigt werden sollen oder nicht.

Benachrichtigungen: Sie erhalten die Benachrichtigungen an Ihre Standort-E-Mail-Adresse, wenn jemand eine Bewertung hinterlässt.

Bewertungssymbol: Das meistbenutzte Bewertungssymbol ist ein Stern. Wir haben für Sie eine Auswahl an Symbolen bereitgestellt die Sie abhängig davon in welcher Branche Sie sich befinden dementsprechend auch ein Bewertungssymbol auswählen. 

Beispiel: Sie haben einen Hundesalon und wollen, dass Ihre Kunden Ihr Unternehmen mit niedlichen Hundesymbolen bewerten.

Bewertungsanfrage

Bewertungsanfrage: Hier können Sie Ihre Bewertungsanfragen selber erstellen und gestalten.

In dem Feld “ Name der E-Mail Kampagne“ schreiben Sie den internen Namen Ihrer Bewertungsanfrage. Das kann zum Beispiel nur „Bewertungsanfrage“ sein oder ein Satz wie “ Wollen Sie uns kurz bewerten?“.

Geschlecht: Sie entscheiden ob diese E-Mail bzw. Bewertungsanfrage Frauen oder nur Herren kriegen, oder doch alle Kunden. So können Sie gegebenenfalls 2 verschiedene Vorlagen für Damen und Herren gestalten.

Kundenstatus: Beim Kundenstatus können Sie auswählen, ob diese Bewertungsanfrage nur bestimmte Kundengruppe bekommen wie z.B. nur neue Kunden. Für verschiedene Kundengruppen können beliebig viele Vorlagen erstellt werden.

Zeitraum: Hier stellen Sie den Zeitraum ein. Sie wählen aus wie viele Tage nach dem letzten Termin  der Kunde Ihre Bewertungsanfrage erhält.

E-Mail Design

Die Bewertungsanfragen welche Sie per E-Mail Ihren Kunden verschicken, können Sie sehr einfach und schnell selber gestalten. Nachdem Sie eine Bewertungsanfrage erstellt haben, klicken Sie auf die gewünschte Bewertungsanfrage und fangen Sie mit der Gestaltung Ihrer E-Mail an.

Allgemein: Unter dem Punkt „Allgemein“ haben Sie allgemeine Informationen Ihrer Bewertungsanfragen wie z.B. Kampagnen Name, Sende Status etc.

Design: Hier gestalten Sie Ihre Bewertungsanfrage, so wie Sie möchten dass der Kunde es am Ende per E-Mail bekommt.

E-Mail Betreff– Im E-Mail Betreff schreiben Sie am besten einen Satz wo der Kunde sofort erkennen kann worum es in Ihrer E-Mail geht, z.B. „Bitte bewerte deinen letzten Termin“. Mit diesem Satz weiß der Kunde sofort um welches Thema oder Anliegen es in dieser E-Mail Kampagne geht.

Kopfbild: Dieses Bild wird im Kopfbereich Ihrer E-Mail angezeigt. Wird hier kein Bild hochgeladen, wird automatisch das Bild genutzt, welches im Email-Design festgelegt ist.

Nachrichteninhalt-Hier verfassen Sie Ihren E-Mail Text. Wir haben Vorlagen mit Textplatzhalter für Sie erstellt, selbstverständlich können Sie auch Ihren eigenen Text und eigene Vorlagen erstellen.

Anhang– Falls Sie ein Dokument oder ein Gutschein/Rabatt in Ihrer E-Mail mitschicken wollen, klicken Sie dafür auf den „+Dokument“ Button und wählen ihr gewünschtes Dokument aus.

Status: Der Status zeigt Ihnen den Stand Ihrer E-Mail Kampagne.

Empfänger: Hier ist eine Liste an potenziellen Empfänger Ihrer E-Mail Kampagne bzw. da sind alle Ihre Kunden aufgelistet, die eine E-Mail Adresse und eine E-Mail und SMS Kampagne zugestimmt haben. Mehr dazu „Marketingfunktionen“. Nur an die Empfänger ist möglich eine E-Mail Kampagne zu verschicken.

Versendet: Unter Versendet können Sie Ihren E-Mail Versandstatus nachsehen bzw. Name der Kunden den Sie E-Mail verschickt haben und Datum und Uhrzeit.

Alle Bewertungen

Unter „Alle Bewertungen“ haben Sie Liste aller Bewertungen die Sie auf Ihre Buchungsseite erhalten haben.

Hervorgehoben– Liste aller Bewertungen die Sie hervorgehoben haben.

Nicht angezeigt– Liste aller nicht angezeigten Bewertungen die dementsprechend auch nicht mehr auf Ihrer Buchungsseite sichtbar sind.

Auf eine Bewertung antworten– Falls Sie auf eine Bewertung reagieren wollen bzw. antworten, dann klicken Sie auf „Alle Bewertungen“ und wählen Sie eine Bewertung aus. In dem Fenster „Bewertung“ haben Sie erstmal Allgemeine Informationen wie Bewertungstext, Datum der Bewertung und Rating. Hier ist wichtig Name des antwortender Mitarbeiter auszuwählen und in dem Feld „Antworttext“ eine Antwort zu schreiben. Unter dem Antworttext haben Sie Möglichkeit die Bewertung mit Ihrer Antwort hervorzuheben oder die nicht anzuzeigen. Anschließend auf „Speicher“ Button klicken und so haben Sie auf eine Bewertung reagiert bzw. geantwortet.

Auswertung

Auswertung Ihrer Bewertungen– Unter „Auswertung“ bekommen Sie eine Statistik bzw. eine Auswertung Ihrer Bewertungen. Die Vertikale Zahlen zeigen wie viele Bewertungen Sie auf Ihrer Buchungsseite insgesamt haben. Die horizontale Zahlen sind Ihr Rating, die zeigen wie viele von Bewertungen mit einem Stern, zwei oder fünf Sterne markiert sind.

 

Datenschutzeinstellungen Übersicht

In den Datenschutzeinstellungen können Sie einige wichtige Einstellungen vornehmen, welche Sie dabei unterstützen, den gesetzlichen Datenschutzanforderungen laut DSGVO zu entsprechen.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Standortverwaltung > Datenschutzeinstellungen

Datenabfragen

Ihre Kunden haben das Recht, die über sie gespeicherten Daten abzufragen oder löschen zu lassen. Bestandteil der Regelung ist, dass Sie laut DSGVO nur eine bestimmte zeitliche Frist haben, diesem Wunsch nachzukommen.

Aktivierung der Datenabfrage
Wir empfehlen, die Datenabfrage zu aktivieren. In diesem Falle haben Ihre Kunden die Möglichkeit, ihre eigenen Daten abzufragen oder auch DSGVO-konform zu löschen. Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Bedingungen, ohne sich persönlich um derartige Anfragen kümmern zu müssen. Sie erhalten im Falle einer Anfrage oder Löschung Bescheid. So können Sie den Kunden auch aus weiteren von Ihnen genutzten Systemen entfernen. Da Sie als Dienstleister der Aufbewahrungspflicht erliegen, werden die für diese Vorgabe benötigten Daten in jedem Fall erhalten bleiben. Die Kundenakte wird aber aus der Datenbank gelöscht.
Wenn Sie diese Funktion deaktivieren und den manuellen Versand auswählen, müssen Sie sich zwingend mit den gesetzlichen Regelungen vertraut machen und dem Kundenwunsch entsprechend zügig nachkommen.

Marketing

Wenn Sie die Marketingfunktionen nutzen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass alle Kunden, welche eine aktive Marketingfreigabe haben, auch rechtssicher zugestimmt haben. Wenn Sie nicht vorhaben, die Marketingfunktionen von Belbo je zu nutzen, müssen Sie das Feld nicht aktivieren.

E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen

Sobald ein Kunde die Datenabfrage oder -löschung durchführt oder wünscht, erhalten Sie eine Benachrichtigung an oben genannte E-Mail-Adresse. So können Sie den Kunden gegebenenfalls auch aus anderen Systemen nutzen, in welchen die die Daten des Kunden gespeichert haben.

Marketingeinwilligung

Wenn Sie vor Inkrafttreten der DSGVO am 25.05.2018 bereits Marketingfreigaben erteilt haben, können Sie mit dem Versand der nachträglichen Marketingeinwilligung rechtssicher feststellen, ob die Marketing-E-Mails auch dem Kundenwunsch entsprechen.