Bei einem Wechsel von einem anderen System stellt insbesondere der Import eine große Herausforderung dar. Hier beschreiben wir, wie der mitunter sehr aufwändige Import von Leistungspaketen und Abos glücken kann.
Zunächst ist natürlich wichtig, dass die Daten in einer strukturierten Form abgerufen werden können oder im Idealfall bereits bereitgestellt wurden. Sollten diese Voraussetzung erfüllt sein, können Sie diesen Import selbstständig durchführen. Falls Sie diese nicht von Ihrem bisherigen Anbieter erhalten, sprechen Sie uns unter dem Stichwort „Importunterstützung“ an.
Voraussetzung
- Kunden sind bereits importiert und verfügen über ein eindeutiges Merkmal, welches die Zuordnung der Leistungspakete und Abos ermöglicht. Dieses zusätzliche Kundenfeld muss bereits angelegt sein. Im Folgenden sprechen wir hierbei von einer „Kunden-ID“.
- Alle Leistungspakete, Abos und Kundenvereinbarungen verfügen über ein eindeutiges internes Merkmal, über welches die Importvorgänge untereinander gesteuert werden können. Im Folgenden sprechen wir hierbei von einer „Paket-ID“.
- Alle in den Leistungspakten enthaltenen Leistungen sind bereits in Belbo angelegt
Die 3 Importschritte gliedern sich wie folgt:
- Import der Abos ohne Zahlungsstatus und ohne Leistungsinformationen
- Import der enthaltenden Leistungen
- Import des Zahlungsstatus
Schritt 1: Importieren der Sachdaten von den Paketen und Abos
Im ersten Importvorgang werden die Merkmale der Pakete importiert. In dieser CSV/Excel Datei werden folgende Daten benötigt:
- Kunden-ID
- Paket-ID
- Paketname – Freitext
- Erstellungsdatum (dd.MM.yyyy)
- Zahlart
- Gesamtpaketwert
- Falls Anzahlung erfolgt ist: Höhe der Anzahlung
- Falls Ratenzahlung:
- Anzahl Raten
- Erste Lastschrift
- Anvisierte Rate je Monat – dieser Wert ist nur informativ und wird im dritten Importvorgang konkretisiert, da dieser Wert je Monat schwanken könnte
- Aktuell gültiges Lastschriftsmandat bestehend aus IBAN, BIC (optional), Bankinhaber, Kontoinhaber
Hier finden Sie eine Beispielimportdatei: beispiel_paket_import.csv
Schritt 2: Importieren der in den Paket und Abos befindlichen Leistungen
In diesem Schritt werden nun die im Paket enthaltenen Leistungen zugeordnet. Hierbei werden tatsächlich angelegte Leistungen (im Bereiche Preise & Kompetenzen) in die Pakete eingefügt. Da auch der Fortschritt importiert wird gilt hier, dass jede Zeile des Imports immer einer Leistung entspricht. Enthält ein Paket also 8x eine bestimmte Behandlung sind hierfür in der Datei 8 Zeilen enthalten. Dies hängt damit zusammen, dass jede Leistung jeweils ggf. bereits eingelöst oder terminiert wurde.
In der Datei werden daher folgende Daten erwartet:
- Paket-ID (siehe Import 1)
- Termin (dd.MM.yyyy HH:mm) – ist dieses Feld leer, so ist diese Leistung noch nicht erbracht/terminiert
- Gruppe – Name der Leistungsgruppe, der Leistung, die hier verknüpft werden soll
- Leistung – Name der Leistung, die in der Gruppe „Gruppe“ enthalten ist
- Einzelpreis – Preis der Leistung
Wichtig: Wenn die Ziel-Leistung nicht gefunden wird, wird diese Leistung ignoriert. Es ist daher wichtig, dass vor dem Import alle Leistungen importiert wurden.
Hier finden Sie eine Beispielimportdatei: beispiel_paket_leistungen.csv
Schritt 3: Import des Zahlungsstatus des Pakets/Abos
Jede Rate und jede Zahlung der Pakete wird im letzten Schritt importiert.
In der Importdatei werden folgende Spalten erwartet:
- Paket-ID (siehe Import 1)
- Fälligkeit (dd.MM.yyyy)
- Bezahlt am (dd.MM.yyyy) – falls leer, ist diese Zahlung noch fällig
- Betrag
- Zahlart
- Text – freies Textfeld, welches an die Zahlung angefügt wird
- Falls Lastschrift verwendet wird: Rücklastschrift – „true“, falls diese Zahlung bereits zurücküberwiesen wurde
Hier finden Sie eine Beispielimportdatei: beispiel_import_zahlungen.csv
