Dokumente an Kunden senden

In Belbo können Sie Nachrichten an Ihre Kunden senden. Für jeden Termin kann der Kunde Bestätigungs- und Erinnerungs-E-mails erhalten. Außerdem können Sie Ihren Kunden Direktnachrichten senden. An die meisten dieser Nachrichten können aus technischen Gründen keine Anhänge angehängt werden. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Kunden dennoch Dokumente übersenden können.

Anwendungsbeispiel:
Ihre Kunden müssen ein bestimmtes Dokument unterschrieben zum ersten Termin mitbringen. Dieses möchten Sie den Kunden bereits in der Bestätigungsmail zukommen lassen, sodass er es vor dem Termin ausdrucken und unterschreiben kann.

Laden Sie das Dokument im Internet hoch

Sie können die eigene Website oder eine Cloud-Lösung nutzen, um Ihre Dokumente hochzuladen. Nach dem Upload Ihrer Dokumente sind diese unter einem Link erreichbar und für Nutzer, die den Link kennen, im Internet herunterladbar. Ein Beispiel für so einen Link ist „https://meinunternehmen.de/beratung.pdf“.

Bitte kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihr Webbüro, wenn Sie hier Unterstützung benötigen. Wir können Sie bei der Bedienung von Fremdsoftware leider nicht unterstützen.

Dokument in Kundennachricht verknüpfen

Je nach Anwendungsfalls können Sie dieses Dokument nun in Ihren Kundennachrichten verknüpfen.

Wenn jeder Kunde mit einem Termin es herunterladen soll, verlinken Sie das Dokument in den Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails.
Wenn Sie dieses Dokument bestimmten Kunden gezielt senden möchten, nutzen Sie die Direktnachrichten.
Wenn nur Kunden, die eine bestimmte Leistung gebucht haben, das Dokument erhalten sollen, nutzen Sie die Funktion „Ausführliche Beschreibung“ in Ihren Leistungen.

Verknüpfung eines Dokumentes in der E-Mail-Nachricht

Öffnen Sie die Textvorlage, in welcher Sie das Dokument verlinken möchten.
Verfassen Sie den Text, mit welchem Sie das Dokument beschreiben. Nutzen Sie eine Aufforderung („Jetzt herunterladen“), um den Kunden zum Download des Dokuments zu animieren.
Markieren Sie den Text, der zum Download auffordert.
Klicken Sie auf das Link-Symbol und tragen Sie die Dokument-URL ein.

Verlinkung eines Dokumentes am Beispiel einer Erinnerungs-E-Mail:

Ihre Kunden können nun die Dokumente herunterladen und bei Bedarf weiterverarbeiten. Diese Vorgehensweise eignet sich übrigens auch, wenn Ihre Kunden vor der Behandlung lange Verträge oder Behandlungsinformationen lesen müssen. Durch das vorzeitige Versenden der Dokumente können Sie Zeit sparen, auch wenn der Kunde die Unterschrift letztendlich erst bei Ihnen vor Ort hinterlegt.

Dokumente per SMS
Bitte beachten Sie, dass das Verwenden von Hyperlinks per SMS aus technischen Gründen nicht möglich ist. Dies ist ein internationaler Standard, an dem auch Belbo nichts ändern kann. Sollten Sie Ihr Dokument in Ihren SMS verlinken wollen, muss die URL selbst in den Text platziert werden. Dies kann von den meisten modernen Smartphones korrekt interpretiert werden. Die URL erhöht jedoch die Zeichenzahl und kann daher zu steigenden SMS-Kosten beitragen. Wir empfehlen, Ihre Dokumente ausschließlich per E-Mail zu versenden.