Ihre Kunden haben das Recht, alle über sie gespeicherten Daten einzusehen. Als Verarbeiter dieser Daten müssen Sie die gesetzlich festgelegte Frist einhalten, um dem Kunden seinen diesbezüglichen Wunsch zu erfüllen. Wenn Sie die Daten nicht zur Verfügung stellen, drohen harte Strafen. Belbo unterstützt Sie dabei diesem Wunsch gesetzeskonform nachkommen.
Alles zum Thema: Datenschutz (DSGVO)
Manuelle Datenlöschung auf Kundenwunsch
Ihre Kunden haben das Recht, alle über sie gespeicherten Daten löschen zu lassen. Als Verarbeiter dieser Daten müssen Sie die gesetzlich festgelegte Frist einhalten, um dem Kunden seinen diesbezüglichen Wunsch zu erfüllen. Wenn Sie die Daten nicht löschen, drohen harte Strafen. Belbo unterstützt Sie dabei diesem Wunsch gesetzeskonform nachkommen.
Wenn Sie diesen Vorgang einmal testen möchten, nutzen Sie bitte eine bislang nicht im Kalender verwendete E-Mail-Adresse. Wenn Sie dies an Ihrem eigenen Login bis zum Ende testen, wird dieser vollständig gelöscht und Sie können sich nicht mehr in Belbo einloggen.
Datenschutz-Anfragen
Ihre Kunden haben das Recht, alle über sie gespeicherten Daten einzusehen oder auch löschen zu lassen. Als Verarbeiter dieser Daten müssen Sie die gesetzlich festgelegte Frist einhalten, um dem Kunden seinen diesbezüglichen Wunsch zu erfüllen. Wenn Sie die Daten nicht bereitstellen oder löschen, drohen harte Strafen. Belbo unterstützt Sie dabei diesem Wunsch gesetzeskonform nachkommen.
Informationspflicht im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung
Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, Ihre Kunden darüber zu informieren, dass Sie ihre Daten verarbeiten. Darüber hinaus müssen Sie Ihre Kunden über die Dauer, die Rechtsgrundlage und den Zweck der Speicherung und weitere Gegebenheiten informieren. Auch Name und Kontaktdaten es Verantwortlichen und gegebenenfalls Ihres Datenschutzbeauftragten sollten Sie Ihren Kunden im Falle einer Datenverarbeitung mitteilen. Darüber hinaus sollte der Kunden über seine Rechte (unter anderem zur Abfrage oder Löschung der Daten sowie zur Möglichkeit der Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde) informiert werden.
Datenschutzeinstellungen Übersicht
In den Datenschutzeinstellungen können Sie einige wichtige Einstellungen vornehmen, welche Sie dabei unterstützen, den gesetzlichen Datenschutzanforderungen laut DSGVO zu entsprechen.
Datenabfragen
Ihre Kunden haben das Recht, die über sie gespeicherten Daten abzufragen oder löschen zu lassen. Bestandteil der Regelung ist, dass Sie laut DSGVO nur eine bestimmte zeitliche Frist haben, diesem Wunsch nachzukommen.
Aktivierung der Datenabfrage
Wir empfehlen, die Datenabfrage zu aktivieren. In diesem Falle haben Ihre Kunden die Möglichkeit, ihre eigenen Daten abzufragen oder auch DSGVO-konform zu löschen. Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Bedingungen, ohne sich persönlich um derartige Anfragen kümmern zu müssen. Sie erhalten im Falle einer Anfrage oder Löschung Bescheid. So können Sie den Kunden auch aus weiteren von Ihnen genutzten Systemen entfernen. Da Sie als Dienstleister der Aufbewahrungspflicht erliegen, werden die für diese Vorgabe benötigten Daten in jedem Fall erhalten bleiben. Die Kundenakte wird aber aus der Datenbank gelöscht.
Wenn Sie diese Funktion deaktivieren und den manuellen Versand auswählen, müssen Sie sich zwingend mit den gesetzlichen Regelungen vertraut machen und dem Kundenwunsch entsprechend zügig nachkommen.
Marketing
Wenn Sie die Marketingfunktionen nutzen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass alle Kunden, welche eine aktive Marketingfreigabe haben, auch rechtssicher zugestimmt haben. Wenn Sie nicht vorhaben, die Marketingfunktionen von Belbo je zu nutzen, müssen Sie das Feld nicht aktivieren.
E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen
Sobald ein Kunde die Datenabfrage oder -löschung durchführt oder wünscht, erhalten Sie eine Benachrichtigung an oben genannte E-Mail-Adresse. So können Sie den Kunden gegebenenfalls auch aus anderen Systemen nutzen, in welchen die die Daten des Kunden gespeichert haben.
Marketingeinwilligung
Wenn Sie vor Inkrafttreten der DSGVO am 25.05.2018 bereits Marketingfreigaben erteilt haben, können Sie mit dem Versand der nachträglichen Marketingeinwilligung rechtssicher feststellen, ob die Marketing-E-Mails auch dem Kundenwunsch entsprechen.
Datenschutzeinstellungen: Erweiterungen
Sie können den Datenschutzbestimmungen, welche Ihren Kunden auf Ihrer Onlinebuchungsseite gezeigt werden, eigene Passagen hinzufügen.
Datenschutzeinstellungen: Datenschutzbeauftragter
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten ernannt haben, können Sie die Daten dieser Person im Belbo-System eintragen.
Hinweis: Ein Unternehmen wie ein Friseur/Kosmetikinstitut/Sportstudio muss in der Regel keinen Datenschutzbeauftragten ernennen, solange die Anzahl der Personen, welche in Ihrem Unternehmen Daten verarbeiten, kleiner als 10 ist. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrer Rechtsberatung oder zuständigen Behörde, ob dies auf Ihr Unternehmen zutrifft.
Die Daten des Datenschutzbeauftragten stehen anschließend in Ihrer Datenschutzerklärung, welche Ihre Kunden bei der Onlinebuchung einsehen können. Darüber hinaus finden können Sie Ihren Kunden im Rahmen der Informationspflicht mitgeteilt werden.
Kundenfelder als Betriebsgeheimnis markieren (DSGVO)
Laut Datenschutz-Grundverordnung haben Ihre Kunden das Recht, die Daten, welche über sie verarbeitet werden, abzurufen. Mit Belbo haben Sie die Möglichkeit, diesem Wunsch gesetzeskonform nachzukommen. Kunden können die eigenen Daten entweder direkt einsehen oder im Profilbereich der Buchungsoberfläche den Wunsch dazu äußern. Der Kunde erhält dann seine Daten im geforderten Format. Laut § 14 DSGVO (Absatz 5) gelten für die Date einige Ausnahmeregelungen, in welchen das Berufsgeheimnis explizit erwähnt wird.
Je nach Branche kann es sich dabei um unterschiedliche Informationen handeln. Diese Datenfelder dürfen nur Informationen enthalten, die den Kunden nicht eindeutig identifizieren und leistungsbezogen sind. Beispiele dafür sind: Farbrezepturen (Friseur), Maschinenkonfigurationen und Resultate der Hautbildanalyse (Kosmetik), Stromstärken (EMS-Sport). Welche Daten dies in Ihrem Fall sind, können Sie innerhalb einer rechtlichen Beratung klären.
In Belbo können Sie Kundenfelder als Betriebsgeheimnis markieren. Dabei müssen Sie zwingen darauf achten, dass als „Betriebsgeheimnis“ markierte Felder der rechtlichen Definition entsprechen. Felder, welche keine Betriebsgeheimnisse enthalten, dürfen nicht als solche markiert werden.
Kundenfeld als Betriebsgeheimnis markieren
In den Datenschutzeinstellungen erhalten Sie die Möglichkeit, die vorhandenen Kundenfelder einzusehen und zu markieren. Bitte kreuzen Sie in Schritt 4 alle Felder an, welche Sie als Betriebsgeheimnis markieren möchten. Ihr Kunde wird bei der Datenabfrage darüber informiert, dass das Datenfeld existiert, der Inhalt ist jedoch nicht durch den Kunden einsehbar.
Bei Fragen können Sie sich gern unter +49 30 5770 9641 oder info@belbo.com melden.
Datensicherheit
Mit dem Belbo-Kalender haben Sie die Möglichkeit, Ihre Geschäftsabläufe umfassend zu dokumentieren, um zum Beispiel im Falle einer Betriebsprüfung die geforderten Unterlagen vollständig vorweisen zu können.
Mit dem Belbo-Kalender nutzen Sie ein digitales System zur Datenverarbeitung. Wir unterstützen Sie dabei, Ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nachzukommen, indem wir alle Daten Ihres Kalenders sicher aufbewahren. Sie haben zahlreiche Exportmöglichkeiten geschäftsrelevanter Daten, um diese in digitaler oder gedruckter Form aufbewahren zu können. Dazu gehören Finanzdaten wie Tages- und Monatsabschlüsse, Preisinformationen sowie Termin- und Kundendaten. Zusätzlich dazu bewahren wir Ihre Daten dauerhaft auf unseren gesicherten Servern auf.
Häufig gestellte Fragen
Kann das Finanzamt auf meine Daten zugreifen?
Ihre aktuellen und historischen Daten liegen sicher auf unseren Servern und sind vor äußerem Zugriff geschützt. Sie sind jedoch verpflichtet, Ihre Daten bestimmten Behörden auf Anfrage bereitzustellen („Mitwirkungspflicht“). Dazu können auch Finanz- und Termindaten gehören. Mit dem Belbo-Kalender haben Sie jederzeit die Möglichkeit, eine lückenlose Dokumentation dieser Daten vorzuweisen.
Sind versehentlich oder absichtlich gelöschte Termine wieder herstellbar?
Aus dem Kalender entfernte Termine sind jederzeit einsehbar. Dies ist wichtig, um die Kommunikation im Team zu vereinfachen und die Zuverlässigkeit Ihrer Kunden einzuschätzen. So sehen Sie gelöschte Termine weiterhin im Protokoll und in jeder Kundenakte, um Änderungen und Löschungen rückverfolgen zu können. Eine dauerhafte Entfernung von eingetragenen Terminen aus der Datenbank ist nicht möglich.
Was passiert, wenn ein Kunde nicht zum vereinbarten Termin erscheint?
Trotz der Erinnerungsfunktion per E-Mail und SMS kann es passieren, dass Ihre Kunden nicht zum vereinbarten Termin erscheinen. In diesem Falle empfehlen wir Ihnen, den ausgefallenen Termin nicht zu löschen, sondern als „Ausgefallen“ zu markieren und eine Begründung für den Ausfall zu hinterlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier. Kunden, welche online Termine buchen, können den freigewordenen Zeitraum buchen, auch wenn der ausgefallene Termin nicht gelöscht wurde.
Wo finde ich die Termine von gelöschten Mitarbeitern?
Wir empfehlen, ausgeschiedene Mitarbeiter nicht zu entfernen, sondern ihnen eine entsprechende Mitarbeiterrolle zu geben. So können Sie jederzeit auf die Daten des Mitarbeiters zugreifen. Dieser wird jedoch in Kalender, Dienstplan und Kassensystem ausgeblendet, um Ihre Alltagsabläufe zu vereinfachen.
Auch wenn Sie ausgeschiedene Mitarbeiter aus dem Kalender löschen, bleiben Ihre Daten erhalten. Auf Anfrage bei uns können diese jederzeit erneut eingeblendet werden. Dies kann im Fall arbeitsrechtlicher Konflikte mit ausgeschiedenen Mitarbeitern oder auch bei Außenprüfungen von großem Vorteil sein.
Ich habe eine saisonale Rabattaktion, welche sich für einen bestimmten Zeitraum auf meine Preise auswirkt.
Rabattaktionen können ein wirksames Marketinginstrument sein. Bewahren Sie Nachweise dieser Aktionen stets langfristig auf und dokumentieren Sie die vergebenen Rabatte sorgfältig in Ihrem Kassensystem. So können Sie jederzeit die dadurch entstandene Veränderung Ihrer Preisgestaltung begründen.
Wenn Sie das Belbo Kassensystem nutzen, können Sie vergebene Rabatte während des Kassiervorganges eingeben und begründen.
Ich habe in der Vergangenheit meine Preise verändert.
Auch Preisänderungen können Sie sorgfältig dokumentieren. Exportieren Sie vor einer Preisänderung die Liste Ihrer Leistungen, versehen diese mit einem eindeutigen Datum und verwahren Sie sie gemeinsam mit Ihren Unterlagen auf.
Ich habe Unregelmäßigkeiten in meinem Kassenstand.
Wenn Ihnen oder Ihren Mitarbeitern Unstimmigkeiten zwischen erwartetem und tatsächlichen Kassenstand auffallen, können Sie diese korrigieren. In den meisten Fällen wurde die Zahlungsart im Kassiervorgang verwechselt, was leicht zu berichtigen ist. Jede Stornierung und jede Korrektur Ihrer Daten wird dokumentiert. All Ihre Mitarbeiter müssen mit den Regeln der ordentlichen Kassenführung vertraut sein und diese sorgfältig durchführen.
Für den unerfreulichen Fall, dass Sie Mitarbeiter im Verdacht haben, Ihre Barbestände zu manipulieren, sind Sie dazu angehalten, eine polizeiliche Anzeige zu erstatten – zur Not auch gegen Unbekannt.
Wie kann ich verhindern, dass neue oder vorübergehende Mitarbeiter Einblick in all meine Daten erhalten?
Sie können die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter auf für den Alltag notwendige Bereiche beschränken. In jeder Mitarbeiterakte haben Sie die Möglichkeit, den Einblick im Kalender auf den heutigen Tag und die Zukunft zu beschränken. Darüber hinaus können Sie auch bestimmen, welche Terminspalten für Ihre Mitarbeiter sichtbar sind.
In der Rechteverwaltung können Sie die Zugriffsrechte auf Kundenkartei, Einstellungen und viele weitere Bereiche einschränken. Wir empfehlen, einen allgemeinen Login für Ihre Mitarbeiter einzurichten, welcher auf die im Alltag nötigen Funktionen begrenzt ist – auch um die täglichen Abläufe zu vereinfachen. Ausgewählten Mitarbeitern können Sie zusätzliche Logins mit weiteren Administrationsrechten zuweisen.