Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, Ihre Kunden darüber zu informieren, dass Sie ihre Daten verarbeiten. Darüber hinaus müssen Sie Ihre Kunden über die Dauer, die Rechtsgrundlage und den Zweck der Speicherung und weitere Gegebenheiten informieren. Auch Name und Kontaktdaten es Verantwortlichen und gegebenenfalls Ihres Datenschutzbeauftragten sollten Sie Ihren Kunden im Falle einer Datenverarbeitung mitteilen. Darüber hinaus sollte der Kunden über seine Rechte (unter anderem zur Abfrage oder Löschung der Daten sowie zur Möglichkeit der Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde) informiert werden.
Mit dem Onlinebuchungssystem von Belbo wird der Kunde per E-Mail über die Speicherung und alle weiteren erforderlichen Sachverhalte informiert. Dies geschieht automatisch bei der Onlinebuchung durch Ihre Kunden. Sollte der Kunde keinen E-Mail-Kontakt angeben wollen oder können, ist es möglich, eine schriftliche Vorlage für den Kunden im Geschäft bereitzuhalten.
Wenn ein Kunde einen Termin telefonisch bucht oder dazu persönlich zu Ihnen ins Geschäft kommt, müssen Sie den Kunden am Telefon oder persönlich über die Datenverarbeitung informieren. Sie können dem Kunden auch eine E-Mail aus der Kundenakte heraus zukommen lassen:
Informationspflicht in der Kundenakte
In jeder Kundenakte werden Sie mit einem Hinweis-Icon informiert, falls ein Kunde die Information zur Erhebung von personenbezogenen Daten noch nicht erhalten hat. Soweit eine E-Mail-Adresse für den den Kunden angegeben wurde, können Sie dem Kunden diese Information per E-Mail zukommen lassen.
Klicken Sie einfach auf die mit orangener Flagge gekennzeichnete Schaltfläche, um eine Vorschau der Nachricht zu erhalten, welche dem Kunden im nächsten Schritt gesendet wird. Anschließend können Sie die Nachricht an den Kunden versenden.
Informationspflicht bei Bestandskunden
Die Informationspflicht entsteht, sobald Sie neue Daten (zum Beispiel durch das Buchen eines Termins für diesen Kunden) erheben. Bestandskundendaten, welche vor dem 25.05.2018 eingepflegt wurden, bleiben von der Regelung so lange unberührt, bis neue Daten des Kunden erhoben werden.
E-Mail-Text selbst bearbeiten
Die E-Mail, welche an Ihre Kunden verschickt wird, verfügt über einen Standardtext. Wenn Sie diesen selbst verfassen möchten, können Sie die Vorlage überschreiben. Diese Funktion finden Sie unter Einstellungen > Datenschutz > Informationspflicht.
