Kalendereinstellungen: Termineingabe – Pflichtfelder

In den Pflichtfeldern können Sie festlegen, welche Felder bei der Termineingabe ausgefüllt werden müssen, um einen Termin speichern zu können. Wenn Sie diese Felder nicht aktivieren, können Sie auch Termine mit „leeren“ Daten speichern, was gegebenenfalls zu unsauberen Kundendaten führt.

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Einstellungen > Kalender > Termineingabe > Pflichtfelder

Geschlechtsvorgabe

Wenn der Großteil Ihrer Kunden entweder weiblich oder männlich ist, macht es Sinn, hier eine Vorgabe anzulegen, sodass das Geschlecht nur dann explizit ausgewählt werden muss, wenn ein Kunde dem jeweils nicht hier festgelegten Geschlecht angehört. Dies ist beispielsweise für Nagelstudios oder Barbershops geeignet.
Wenn Sie hier keine Vorgabe festlegen, müssen Mitarbeiter das Geschlecht jedes Mal anklicken, um saubere Daten zu gewährleisten.

Pflichtfelder

Legen Sie hier fest, ob bei der Termineingabe im Kalender Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse eingegebenen werden müssen, oder bei Bedarf auch freigelassen werden können.
Wenn Sie beispielsweise die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld festlegen, kann ein Termin ohne E-Mail-Adresse nicht gespeichert werden.

Achtung: Bitte besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, wie diese vorgehen sollen, wenn eine Kundin keine E-Mail-Adresse hat oder sie absolut nicht hergeben möchte. Es kann zu folgenden Problemen kommen, wenn Ihre Mitarbeiter Termine ohne Mail-Adresse nicht speichern können:

  • Mitarbeiter geben immer dieselbe Adresse (info@meinunternehmen.de oder ähnliches) ein, um den Termin speichern zu können. In der Kundenakte und im Dublettenfinder werden diese Kunden als Duplikate angezeigt, obwohl sie keine sind – und manchmal fälschlicherweise zusammengelegt. Dies ist kritisch, da die Zusammenlegung nicht rückgängig gemacht werden kann.
  • Andere geben Phantasie-Adressen ein (asdf@asdf.de), die aber tatsächlich existieren können. Dann bekommt eine fremde Person die Erinnerungsmails und kann sich aus Datenschutzgründen bei Ihnen beschweren.

Einen Überblick über alle Kalendereinstellungen finden Sie hier.