Abwesenheiten | Handbuch

Um im Kalender und im Dienstplan Abwesenheiten eintragen zu können, legen Sie diese vorher in den Dienstplaneinstellungen an.

In diesen Bereich gelangen Sie über
Einstellungen > Dienstplan > Einstellungen > Abwesenheiten.

Gängige Abwesenheiten sind zum Beispiel „Urlaub“, „Berufsschule“, „Krankheit“, „Freie Tage“, „Weiterbildung“.

Abwesenheiten anlegen

Wählen Sie + Neue Abwesenheit, um eine neue Abwesenheit zu erstellen oder klicken Sie auf eine vorhandene Abwesenheit, um diese zu bearbeiten.

Beschreibung

Name der Abwesenheit (z.B. Urlaub)

Abkürzung

Die Abkürzung wird in den Dienstplan-Exporten verwendet und sollte aus wenigen Buchstaben bestehen.

Beispiel für Abkürzungen im Anwesenheits-Export:

Gilt als Arbeitszeit

Manche Abwesenheiten wie „Fortbildung“ oder „Messe“ gelten als Arbeitszeiten und sollen in Ihren Reports und Statistiken auch als solche gezählt werden. Geben Sie hier die Arbeitszeit in Minuten. Beispiel: 8 Stunden entsprechen einem Wert von 480. Urlaubstage von Halbzeitkräften werden mit 240 Minuten berechnet.

Färbung

Im Dienstplan haben Ihre Abwesenheiten verschiedene Farben, welche Sie hier festlegen können.

Beispiel für unterschiedlich gefärbte Abwesenheiten im Kalender:

Verhalten bei Arbeitszeiten-Übertragung

Im Dienstplan können Sie die Arbeitszeiten eines Mitarbeiter über mehrere Monate in die Zukunft übertragen. Legen Sie hier fest, ob es sich um regelmäßige Arbeitszeiten handelt, welche mit übertragen werden sollen. Diese werden im Falle einer Dienstplanänderung auch wieder überschrieben. Geeignet für „Berufsschule“, „Bürotag“.

Ist diese Option deaktiviert wird diese Abwesenheit nicht mit übertragen. Wenn Sie sie in ferner Zukunft eintragen, wird sie auch nicht überschrieben, wenn Sie die Schichtpläne neu machen. Geeignet für „Urlaub“, „Fortbildung“, „Krankheit“.

Weitere Informationen zur Übertragung von Dienstplänen finden Sie hier.

Zähle als Training

Zählt diese Abwesenheit als Training für den Mitarbeiter.

Diese Abwesenheit kann nur manuell entfernt werden.

Diese Abwesenheit ist fixiert und kann nur manuell aus dem Dienstplan entfernt werden. Dies verhindert das Überschreiben durch Dienstplanübertragung.

Bei Eintragung erhalte bereits eingetragene Arbeitszeiten.

Abwesenheiten entfernen automatisch die Arbeitszeiten, Pausen und Events des Tages. Mit dieser Einstellung können Sie jedoch definieren, dass eine Abwesenheiten dies nicht tut.

Anwendungsfälle hierfür sind sehr spezifisch: Wenn Sie bestimmte Abwesenheiten als Markierungen für Tage nutzen, die zum Beispiel im Kalender sichtbar sein sollen, aber keine Auswirkung auf den Dienstplan haben, könnte dies für Sie von Nutzen sein.

Abwesenheit im Dienstplan benutzen

Im Dienstplan können Sie Abwesenheiten für die gewünschten Tage eintragen, welche dann im Kalender sichtbar sind und gemäß Ihren Einstellungen in den Reports als Arbeitszeit gezählt werden oder nicht.