Um den Dienstplan erstellen zu können, tragen Sie zuerst Ihre Mitarbeiter ein:
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Pausen eintragen
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Im Belbo-Kalender können Sie Pausen für Ihre Mitarbeiter eintragen. Während dieser Zeit können keine Termine gebucht werden und in den Arbeitszeit-Statistiken werden Pausen abgezogen.
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Dienstplaneinstellungen Überblick
In den Dienstplaneinstellungen können Sie vielfältige Funktionen aktivieren und den Dienstplan an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Arbeitszeiterfassung
Ist die Funktion Arbeitszeiterfassung aktiviert, müssen Ihre Mitarbeiter sich morgens mit Ihrer PIN einloggen, bevor sie Termine eintragen können. Im Kalender wird der Arbeitszeitbeginn und das Arbeitszeitende der jeweiligen Mitarbeiter angezeigt.
Belbo-Box
Mit der Belbo-Box können Sie Anrufer direkt im Kalender erkennen. Ist die Nummer des Anrufers bereits im Kalender hinterlegt, wird der Name eingeblendet und Sie können direkt einen Termin ausmachen.
Dienstplan: Exporte
Die Dienstplanexporte geben Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Formate Ihrer Dienstpläne zu speichern.
Events (Rüstzeiten)
Wenn Sie regelmäßige Rüstzeiten im Dienstplan eintragen wollen, zu denen Mitarbeiter zwar anwesend, aber nicht für Kunden online buchbar sind, verwenden Sie die Events.
Dienstleistungen auf bestimmte Wochentage oder Uhrzeiten begrenzen
Sie können festlegen, dass ausgewählte Dienstleistungen nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Uhrzeiten gebucht werden können.
Ressource anlegen
- Um eine Dienstleistung zu begrenzen, können Sie eine Ressource erstellen. Dazu gehen Sie auf Einstellungen > Räume und Geräte (oder auf „Funktion hinzufügen“, falls diese Funktion noch nicht aktiviert ist).
- Vergeben Sie eine Rolle und einen sinnvollen Namen für die Ressource:
- Wenn Sie nicht wünschen, dass die Ressource im Kalender angezeigt wird, können Sie die Ressource nach dem Speichern anklicken und das Häkchen „Im Kalender verstecken“ auswählen.
Verfügbarkeit für Ihre Räume und Geräte planen
Um Räume und Geräte im Kalender nutzen und parallel zu bestimmten Dienstleistungen blockieren zu können, müssen Sie Verfügbarkeiten für diese eintragen. Diese verhalten sich so, wie die Dienstpläne für Ihre Mitarbeiter.
Aktivierung der Soll-/Ist-Planung
Um bei der Planung der Arbeitszeiten zwischen Soll- und Ist-Stunden eines Mitarbeiters unterscheiden zu können, tragen Sie vorher bei den individuellen Einstellungen des gewünschten Mitarbeiters die geplanten Stunden pro Woche ein. Dann gehen Sie wie Folgt vor, um die Soll/Ist-Planung zu aktivieren:
- Gehen Sie über die Navigationsleiste in den Dienstplan.
- Oben rechts wählen Sie den Button „Optionen“ aus.
- Klicken Sie auf „Einstellungen“.
- Setzten Sie durch Mausklick ein Häkchen bei „Soll-/Ist-Planung“.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch „Speichern“.