Um den Dienstplan erstellen zu können, tragen Sie zuerst Ihre Mitarbeiter ein:
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Pausen eintragen
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Im Belbo-Kalender können Sie Pausen für Ihre Mitarbeiter eintragen. Während dieser Zeit können keine Termine gebucht werden und in den Arbeitszeit-Statistiken werden Pausen abgezogen.
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Dienstplaneinstellungen Überblick
In den Dienstplaneinstellungen können Sie vielfältige Funktionen aktivieren und den Dienstplan an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Check-In-Modus
Ist der Check-In-Modus aktiviert, müssen Ihre Mitarbeiter sich morgens mit Ihrer PIN einloggen, bevor sie Termine eintragen können. Im Kalender wird angezeigt, welcher Mitarbeiter zu welcher Uhrzeit ein- und wieder ausgecheckt hat.
Belbo-Box
Mit der Belbo-Box können Sie Anrufer direkt im Kalender erkennen. Ist die Nummer des Anrufers bereits im Kalender hinterlegt, wird der Name eingeblendet und Sie können direkt einen Termin ausmachen.
Dienstplan: Exporte
Die Dienstplanexporte geben Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Formate Ihrer Dienstpläne zu speichern.
Events (Rüstzeiten)
Wenn Sie regelmäßige Rüstzeiten im Dienstplan eintragen wollen, zu denen Mitarbeiter zwar anwesend, aber nicht für Kunden online buchbar sind, verwenden Sie die Events.
Ressourcenplanung
Um Ressourcen wie Räume und Geräte im Kalender nutzen und parallel zu bestimmten Dienstleistungen blockieren zu können, müssen Sie Verfügbarkeiten für diese eintragen. Diese verhalten sich so, wie die Dienstpläne für Ihre Mitarbeiter.
Aktivierung der Soll-/Ist-Planung
Um bei der Planung der Arbeitszeiten zwischen Soll- und Ist-Stunden eines Mitarbeiters unterscheiden zu können, tragen Sie vorher bei den individuellen Einstellungen des gewünschten Mitarbeiters die geplanten Stunden pro Woche ein. Dann gehen Sie wie Folgt vor, um die Soll/Ist-Planung zu aktivieren:
- Gehen Sie über die Navigationsleiste in den Dienstplan.
- Oben rechts wählen Sie den Button „Optionen“ aus.
- Klicken Sie auf „Einstellungen“.
- Setzten Sie durch Mausklick ein Häkchen bei „Soll-/Ist-Planung“.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch „Speichern“.
Soll-/Ist-Planung
Bei aktivierter Soll-/Ist-Planung können Sie im Dienstplan die Soll-Stunden pro Tag eingeben. Das ist jeweils die Zahl, die unter der Arbeitszeit eines Mitarbeiters steht (9h, 0h, 7h). Diese werden automatisch mit den realen Ist-Arbeitszeiten abgeglichen, die sich aus den Arbeitszeiten ergeben. So werden Über- bzw. Minusstunde berechnet, Pausen werden abzüglich gerechnet.
Übereinstimmung der Soll-/Ist-Stunden
Dieses Beispiel eines Dienstplans ist makellos, da die Soll-Stunden und Ist-Stunden übereinstimmen:
Ausgleich der Soll-/Ist-Stunden
In diesem Beispiel geht die Praktikantin Melanie am Dienstag eine Stunde früher. Da sie statt der 7h Soll-Stunden nur 6 Stunden anwesend war, erscheint statt der 0 eine -1. Am Donnerstag arbeitet sie diese Stunde nach und ist nicht 7h anwesend, sondern 8h. Diese eine Überstunde wird mit der roten 1 vermerkt:
Im folgenden Beispiel hat die Mitarbeiterin Madline an verschiedenen Tagen des vergangenen Monats Überstunden gesammelt und nimmt sich einen sogenannten Minustag:
Krankmeldungen
Der Mitarbeiter Michael hat sich Krank gemeldet, was demnach im Dienstplan erscheint. Da er an den drei Tagen nicht anwesend war, kann er die Soll-Stunden nicht erfüllen. Diese werden dann rot angezeigt: -9.
Export der Soll-/Ist-Stunden
Wenn Sie im Diensplan rechts oben auf „Option“ klicken und dann „Export der Soll-/Ist-Zeiten“ auswählen, erhalten Sie ein PDF-Dokument, in dem Sie einen Überblick über den Monat haben und Überstuden, Minusstunden, Abwesenheiten etc. ablesen können.
In diesem Fall hat die Praktikantin die eine Stunde nachgeholt und es entsteht dadurch keine Minusstunde:
In diesem Fall hat die Praktikantin die eine Stunde nachgeholt und es entsteht dadurch keine Minusstunde:
In diesem Beispiel werden die drei Krankentage von Michael aufgeführt:
In diesem Beispiel wird die drei Urlaubstage von Mona mit aufgeführt: