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Arbeitszeiten Kontrolle von der PK Coiffure

Schweizer FlaggeDieser Artikel ist insbesondere für Nutzer aus der Schweiz relevant.

Die Paritätische Kommission für das schweizerische Coiffeurgewerbe (PK Coiffure) kontrolliert die Einhaltung des Gesamtarbeitsvertrags in der schweizerischen Coiffeurbranche – und kontrolliert bspw. die Arbeitsbedingungen der GAV-unterstellten Firmen stichprobenweise oder auf Anzeige. Bei einer solchen Kontrolle haben die die SaloninhaberInnen vorzuweisen, dass Mitarbeitende und Lernende im Salon die gesetzliche Arbeitszeit nicht überschreiten und obligatorische Pausen eingehalten werden.
So schreibt die PK Coiffure auf Ihrer Webseite

Für Arbeitnehmende, auf welche die Arbeitszeitvorschriften des ArG anwendbar sind, ist die Arbeitszeit zu erfassen. Es muss für jeden Mitarbeitenden nachvollziehbar sein, wann er gearbeitet, die Pausen bezogen und die Arbeit beendet hat. Aufgrund von diesen Angaben kann überprüft werden, ob die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften des Arbeitsgesetzes eingehalten wurden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Arbeitszeitaufzeichnungen während 5 Jahren aufzubewahren.

Wenn die Arbeitszeiten und Pausen in Dienstplan und Kalender sauber gepflegt wurden, ist es einfach möglich, die entsprechenden Reports und Statistiken zu exportieren, die von der PK Coiffure gewünscht werden. Die Excel-Vorlage, die von der PK Coiffure vorgegeben wird, kann man optional hier herunterladen: 

Benötigte Informationen:


Allgemeine Personalinformationen

– Name
– Vorname
– Geburtsdatum
– AHV-Nr.

– Strasse
– PLZ
– Ort
– Land

– Arbeitspensum (in %)
– Ferientage/Jahr
– Kompensationssaldo Vorjahr

Diese Informationen können momentan noch nicht exportiert werden, es empfiehlt sich jedoch dafür ein Deckblatt pro Mitarbeiter in einem Programm wie Word von Microsoft Office oder OpenOffice (kostenlos) anzulegen.


Gelestete Arbeitszeit

Für jeden Tag muss pro Mitarbeiter folgende Punkte nachgewiesen werden können:

– Geleistete Arbeitszeit (Summe)

Dazu empfiehlt sich der Export von folgender Statistik:

Einstellungen > Statistiken > Auswertungen > Arbeitsmonate: Dieser Export zeigt für jeden Monat für alle Mitarbeiter die tägliche geleistete Arbeitszeit oder Absenzen an:


Detaillierte Arbeitszeiten

Die PK Coiffure kontrolliert nicht nur die geleistete Arbeitszeit, sondern auch die effektiven Pausen und Arbeitszeiten:

– Beginn der Arbeitszeit
– Ende der Arbeitszeit
– Beginn der Pause
– Ende der Pause

Dazu empfiehlt sich der Export von folgender Statistik: Einstellungen > Statistiken > Auswertungen > Arbeitswochen – HTML: Dieser Export zeigt für jede Woche für alle Mitarbeiter Beginn und Ende der Arbeits- und Pausenzeiten an:


Hinweis: Die PK Coiffure gibt vor, welche verschiedenen Arten von Abwesenheiten man unterscheiden soll:

– FE = Ferien-Kontrolle gem. Art. 33 GAV
– FT = Feiertags-Kontrolle gem. Art. 33 GAV
– Feiertage welche gem. kantonaler Gesetzgebung dem Sonntag gleichgestellt sind.
– KR = Krankheit
– KA = Kurzabsenz Wenn Mitarbeitende während der Arbeitszeit kurzzeitig nicht am Arbeitsort war, um privaten Verpflichtungen nachzukommen.
– UN = Berufsunfall oder Nicht-Betriebsunfall
– BE =  Bezahlte Urlaubstage gem. Art. 34 GAV
– MU = Mutterschaft-Urlaub gem. Art. 44 GAV
– TK = Tagungen und Kurse gem. Art. 35.2 GAV
– FW = Freier Wochentag an dem nicht gearbeitet wird. Z.B. montags oder sonntags.
– KO = Kompensation von Überstundenarbeit gem. Art. 25.3 GAV

Die Abwesenheitstypen können wie folgt ergänzt oder geändert werden: 
Kategorien: Dienstplan, Mitarbeiter

Arbeitszeiterfassung

Ist die Funktion Arbeitszeiterfassung aktiviert, müssen Ihre Mitarbeiter sich morgens mit Ihrer PIN einloggen, bevor sie Termine eintragen können. Im Kalender wird der Arbeitszeitbeginn und das Arbeitszeitende der jeweiligen Mitarbeiter angezeigt.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Arbeitszeiterfassung
Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, kann sie über „Einstellungen > Funktion hinzufügen“ aktiviert werden.

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Belbo-Box

Mit der Belbo-Box können Sie Anrufer direkt im Kalender erkennen. Ist die Nummer des Anrufers bereits im Kalender hinterlegt, wird der Name eingeblendet und Sie können direkt einen Termin ausmachen.

In diesen Bereich gelangen Sie über
Einstellungen > Belbo-Box.
Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, kann sie über „Funktion hinzufügen“ aktiviert werden.

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Events (Rüstzeiten)

Wenn Sie regelmäßige Rüstzeiten im Dienstplan eintragen wollen, zu denen Mitarbeiter zwar anwesend, aber nicht für Kunden online buchbar sind, verwenden Sie die Events.

Anwendungsbeispiel:
Ihre Mitarbeiter beginnen morgens um neun, müssen aber zunächst 15 Minuten lang Vorbereitungen treffen und können noch keine Kunden empfangen. Diese Vorbereitungszeiten können im Dienstplan eingetragen und in den Schichtplänen ganz einfach vorgetragen werden.

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Dienstleistungen auf bestimmte Wochentage oder Uhrzeiten begrenzen

Sie können festlegen, dass ausgewählte Dienstleistungen nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Uhrzeiten gebucht werden können.

Anwendungsbeispiel:

  • Dienstag ist Studententag: Alle Studenten erhalten auf bestimmte Leistungen Rabatt – allerdings nur Dienstags zwischen 09:00 und 16:00 Uhr
  • Kinderleistungen dürfen jeden Tag, aber nur zwischen 11:00 und 16:00 Uhr gebucht werden.
  • An Halloween möchten Sie Nachmittags eine besondere Aktionsleistung anbieten, welche an anderen Tagen aber nicht zur Verfügung stehen soll.

Ressource anlegen

  1. Um eine Dienstleistung zu begrenzen, können Sie eine Ressource erstellen. Dazu gehen Sie auf Einstellungen > Räume und Geräte (oder auf „Funktion hinzufügen“, falls diese Funktion noch nicht aktiviert ist).
  2. Vergeben Sie eine Rolle und einen sinnvollen Namen für die Ressource:

  3. Wenn Sie nicht wünschen, dass die Ressource im Kalender angezeigt wird, können Sie die Ressource nach dem Speichern anklicken und das Häkchen „Im Kalender verstecken“ auswählen.

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