Alles zum Thema: Dienstplan

Check-In-Modus

Ist der Check-In-Modus aktiviert, müssen Ihre Mitarbeiter sich morgens mit Ihrer PIN einloggen, bevor sie Termine eintragen können. Im Kalender wird angezeigt, welcher Mitarbeiter zu welcher Uhrzeit ein- und wieder ausgecheckt hat.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Check-In Modus
Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, kann sie über „Einstellungen > Funktion hinzufügen“ aktiviert werden.

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Belbo-Box

Mit der Belbo-Box können Sie Anrufer direkt im Kalender erkennen. Ist die Nummer des Anrufers bereits im Kalender hinterlegt, wird der Name eingeblendet und Sie können direkt einen Termin ausmachen.

In diesen Bereich gelangen Sie über
Einstellungen > Belbo-Box.
Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, kann sie über „Funktion hinzufügen“ aktiviert werden.

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Events (Rüstzeiten)

Wenn Sie regelmäßige Rüstzeiten im Dienstplan eintragen wollen, zu denen Mitarbeiter zwar anwesend, aber nicht für Kunden online buchbar sind, verwenden Sie die Events.

Anwendungsbeispiel:
Ihre Mitarbeiter beginnen morgens um neun, müssen aber zunächst 15 Minuten lang Vorbereitungen treffen und können noch keine Kunden empfangen. Diese Vorbereitungszeiten können im Dienstplan eingetragen und in den Schichtplänen ganz einfach vorgetragen werden.

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Aktivierung der Soll-/Ist-Planung

Um bei der Planung der Arbeitszeiten zwischen Soll- und Ist-Stunden eines Mitarbeiters unterscheiden zu können, tragen Sie vorher bei den individuellen Einstellungen des gewünschten Mitarbeiters die geplanten Stunden pro Woche ein. Dann gehen Sie wie Folgt vor, um die Soll/Ist-Planung zu aktivieren:

  1. Gehen Sie über die Navigationsleiste in den Dienstplan.
  2. Oben rechts wählen Sie den Button „Optionen“ aus.
  3. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
  4. Setzten Sie durch Mausklick ein Häkchen bei „Soll-/Ist-Planung“.
  5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch „Speichern“.

Soll-/Ist-Planung

Bei aktivierter Soll-/Ist-Planung können Sie im Dienstplan die Soll-Stunden pro Tag eingeben. Das ist jeweils die Zahl, die unter der Arbeitszeit eines Mitarbeiters steht (9h, 0h, 7h). Diese werden automatisch mit den realen Ist-Arbeitszeiten abgeglichen, die sich aus den Arbeitszeiten ergeben. So werden Über- bzw. Minusstunde berechnet, Pausen werden abzüglich gerechnet.


Übereinstimmung der Soll-/Ist-Stunden
Dieses Beispiel eines Dienstplans ist makellos, da die Soll-Stunden und Ist-Stunden übereinstimmen:1 Soll-Ist-Planung_Perfekte Woche

Ausgleich der Soll-/Ist-Stunden
In diesem Beispiel geht die Praktikantin Melanie am Dienstag eine Stunde früher. Da sie statt der 7h Soll-Stunden nur 6 Stunden anwesend war, erscheint statt der 0 eine -1. Am Donnerstag arbeitet sie diese Stunde nach und ist nicht 7h anwesend, sondern 8h. Diese eine Überstunde wird mit der roten 1 vermerkt:2 Soll-Ist-Planung_+-1Stunde

Im folgenden Beispiel hat die Mitarbeiterin Madline an verschiedenen Tagen des vergangenen Monats Überstunden gesammelt und nimmt sich einen sogenannten Minustag:4 Soll-Ist-Planung_Minustag

Krankmeldungen
Der Mitarbeiter Michael hat sich Krank gemeldet, was demnach im Dienstplan erscheint. Da er an den drei Tagen nicht anwesend war, kann er die Soll-Stunden nicht erfüllen. Diese werden dann rot angezeigt: -9.3 Soll-ist-Planung_Woche Krank 

Export der Soll-/Ist-Stunden
Wenn Sie im Diensplan rechts oben auf „Option“ klicken und dann „Export der Soll-/Ist-Zeiten“ auswählen, erhalten Sie ein PDF-Dokument, in dem Sie einen Überblick über den Monat haben und Überstuden, Minusstunden, Abwesenheiten etc. ablesen können.
In diesem Fall hat die Praktikantin die eine Stunde nachgeholt und es entsteht dadurch keine Minusstunde:6 Export Soll-Ist-Zeiten_Monat-sauber

In diesem Beispiel werden die drei Krankentage von Michael aufgeführt:7 Export Soll-Ist-Zeiten_Monat-krank

In diesem Beispiel wird die drei Urlaubstage von Mona mit aufgeführt:Export Soll-ist-Zeiten_Monat-Urlaub

Hier finden Sie die Anleitung zum Aktivieren der Soll-/Ist-Planung.