Alles zum Thema: Dienstplan

Dienstleistungen auf bestimmte Wochentage oder Uhrzeiten begrenzen

Sie können festlegen, dass ausgewählte Dienstleistungen nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Uhrzeiten gebucht werden können.

Anwendungsbeispiel:

  • Dienstag ist Studententag: Alle Studenten erhalten auf bestimmte Leistungen Rabatt – allerdings nur Dienstags zwischen 09:00 und 16:00 Uhr
  • Kinderleistungen dürfen jeden Tag, aber nur zwischen 11:00 und 16:00 Uhr gebucht werden.
  • An Halloween möchten Sie Nachmittags eine besondere Aktionsleistung anbieten, welche an anderen Tagen aber nicht zur Verfügung stehen soll.

Ressource anlegen

  1. Um eine Dienstleistung zu begrenzen, können Sie eine Ressource erstellen. Dazu gehen Sie auf Einstellungen > Räume und Geräte (oder auf „Funktion hinzufügen“, falls diese Funktion noch nicht aktiviert ist).
  2. Vergeben Sie eine Rolle und einen sinnvollen Namen für die Ressource:

  3. Wenn Sie nicht wünschen, dass die Ressource im Kalender angezeigt wird, können Sie die Ressource nach dem Speichern anklicken und das Häkchen „Im Kalender verstecken“ auswählen.

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Aktivierung der Soll-/Ist-Planung

Um bei der Planung der Arbeitszeiten zwischen Soll- und Ist-Stunden eines Mitarbeiters unterscheiden zu können, tragen Sie vorher bei den individuellen Einstellungen des gewünschten Mitarbeiters die geplanten Stunden pro Woche ein. Dann gehen Sie wie Folgt vor, um die Soll/Ist-Planung zu aktivieren:

  1. Gehen Sie über die Navigationsleiste in den Dienstplan.
  2. Oben rechts wählen Sie den Button „Optionen“ aus.
  3. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
  4. Setzten Sie durch Mausklick ein Häkchen bei „Soll-/Ist-Planung“.
  5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch „Speichern“.

Soll-/Ist-Planung

Bei aktivierter Soll-/Ist-Planung können Sie im Dienstplan die Soll-Stunden pro Tag eingeben. Das ist jeweils die Zahl, die unter der Arbeitszeit eines Mitarbeiters steht (9h, 0h, 7h). Diese werden automatisch mit den realen Ist-Arbeitszeiten abgeglichen, die sich aus den Arbeitszeiten ergeben. So werden Über- bzw. Minusstunde berechnet, Pausen werden abzüglich gerechnet.


Übereinstimmung der Soll-/Ist-Stunden
Dieses Beispiel eines Dienstplans ist makellos, da die Soll-Stunden und Ist-Stunden übereinstimmen:1 Soll-Ist-Planung_Perfekte Woche

Ausgleich der Soll-/Ist-Stunden
In diesem Beispiel geht die Praktikantin Melanie am Dienstag eine Stunde früher. Da sie statt der 7h Soll-Stunden nur 6 Stunden anwesend war, erscheint statt der 0 eine -1. Am Donnerstag arbeitet sie diese Stunde nach und ist nicht 7h anwesend, sondern 8h. Diese eine Überstunde wird mit der roten 1 vermerkt:2 Soll-Ist-Planung_+-1Stunde

Im folgenden Beispiel hat die Mitarbeiterin Madline an verschiedenen Tagen des vergangenen Monats Überstunden gesammelt und nimmt sich einen sogenannten Minustag:4 Soll-Ist-Planung_Minustag

Krankmeldungen
Der Mitarbeiter Michael hat sich Krank gemeldet, was demnach im Dienstplan erscheint. Da er an den drei Tagen nicht anwesend war, kann er die Soll-Stunden nicht erfüllen. Diese werden dann rot angezeigt: -9.3 Soll-ist-Planung_Woche Krank 

Export der Soll-/Ist-Stunden
Wenn Sie im Diensplan rechts oben auf „Option“ klicken und dann „Export der Soll-/Ist-Zeiten“ auswählen, erhalten Sie ein PDF-Dokument, in dem Sie einen Überblick über den Monat haben und Überstuden, Minusstunden, Abwesenheiten etc. ablesen können.
In diesem Fall hat die Praktikantin die eine Stunde nachgeholt und es entsteht dadurch keine Minusstunde:6 Export Soll-Ist-Zeiten_Monat-sauber

In diesem Beispiel werden die drei Krankentage von Michael aufgeführt:7 Export Soll-Ist-Zeiten_Monat-krank

In diesem Beispiel wird die drei Urlaubstage von Mona mit aufgeführt:Export Soll-ist-Zeiten_Monat-Urlaub

Hier finden Sie die Anleitung zum Aktivieren der Soll-/Ist-Planung.

Regelmäßige Arbeitszeiten

Wenn Ihre Mitarbeiter in regelmäßigen Schichten arbeiten, können Sie die für eine Woche eingetragenen Arbeitszeiten auf die folgenden Wochen übertragen. So sparen Sie sich das regelmäßige Eintragen von bestimmten Arbeitszeiten.

Hier erfahren Sie, wie Sie Dienstpläne für Ihre Mitarbeiter anlegen, bevor Sie diese übertragen können.

Arbeitszeiten der Mitarbeiter übertragen

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste den Dienstplan aus.
  2. Wählen Sie in dem horizontal angegeben Kalender die Woche aus, die sie übertragen wollen.
  3. Klicken Sie auf den entsprechenden Mitarbeiter. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der die vorher ausgewählte Woche angezeigt wird.
  4. Neben der Wochenüberschrift und neben jedem Mitarbeiter finden Sie in der Auswahlbox die Option „Arbeitszeiten übertragen“.
  5. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Rhythmus und die Anzahl der zu übertragenden Arbeitszeiten angezeigt werden.
  6. Geben Sie Ihre gewünschten Angaben ein und bestätigen Ihre Auswahl mit „speichern“.

Arbeitszeiten der Räume und Geräte übertragen

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste den Dienstplan aus.
  2. Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche „Alle Mitarbeiter“ und wählen Sie die gewünschte Gruppe oder einzelne Ressource aus, welche übertragen werden soll.
  3. Wählen Sie in dem horizontal angegeben Kalender die Woche aus, die sie übertragen wollen.
  4. Neben der Wochenüberschrift und neben jedem Mitarbeiter finden Sie in der Auswahlbox die Option „Arbeitszeiten übertragen“.
  5. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Rhythmus und die Anzahl der zu übertragenden Arbeitszeiten angezeigt werden.
  6. Geben Sie Ihre gewünschten Angaben ein und bestätigen Ihre Auswahl mit „speichern“.

 Wenn Sie einmalige Änderungen vornehmen wollen, finden Sie hier die Anleitung.

Wochen-Teamvorlagen

Wenn Sie Wochenvorlagen für Ihr Team erstellen, können Sie diese dazu benutzen, schnell und einfach Dienstpläne für Ihr Team zu erstellen.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Dienstplaneinstellungen > Teamvorlagen.

Wochenvorlagen anlegen

Wochen-Vorlagen dienen dazu, nicht bei jedem Mitarbeiter einzeln die Arbeitszeiten eintragen zu müssen. Ideal sind Wochen-Vorlagen bei Betrieben, die in Schichten arbeiten.

So erstellen Sie eine neue Wochenvorlage:

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste neben „Dienstplan“ das kleine weiße Dreieck aus.
  2. Gehen Sie zu den „Dienstplaneinstellungen“.
  3. Klicken Sie auf „Arbeitszeiten“.
  4. Wählen Sie dann „Wochenvorlagen“ aus.
  5. Mit Klick auf den Button „Neue Vorlage erstellen“ können Sie eine individuelle Vorlage erstellen.
  6. Wählen Sie für jeden Tag die entsprechende Zeit/Abwesenheit/Event aus.
  7. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch „Speichern“.

Wochenvorlagen im Dienstplan anwenden

Im Dienstplan können Sie die gespeicherte Wochenvorlage nun mit wenigen Handgriffen für Ihr gesamtes Team eintragen. Gehen Sie dazu auf den Hauptmenüpunkt Dienstplan und navigieren Sie zur gewünschten Woche. Wählen Sie hier die gewünschte Wochenvorlage aus.

Einen Überblick über alle Dienstplaneinstellungen finden Sie hier.