Alles zum Thema: Mitarbeiter

Beliebige Mitarbeiterpriorisierung

Wenn Sie die Funktion „Beliebiger Mitarbeiter“ nutzen, brauchen sich Kunden in der Onlinebuchung nicht für einen Mitarbeiter entscheiden. Dies vereinfacht die Buchung für Neukunden. Um festzulegen, wie Ihre freien Mitarbeiter bei dieser Art der Buchung priorisiert werden sollen, können Sie die Funktion „Beliebige Mitarbeiterpriorisierung“ nutzen.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Beliebige Mitarbeiterpriorisierung
Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, kann sie über „Einstellungen > Funktion hinzufügen“ aktiviert werden.

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Mitarbeiterspezifische Zeiten

In Belbo legen Sie für jede Ihrer Dienstleistungen eine Dauer fest. Sie können einstellen, dass bestimmte Mitarbeiter für einzelne Schritte einer Dienstleistung mehr oder weniger Zeit erhalten. Dies eignet sich zum Beispiel für neue Mitarbeiter, die ein wenig mehr Zeit benötigen oder langjährige Mitarbeiterinnen, die eine Leistung schneller ausführen können. Weiterlesen 

Benutzerhistorie

Viele der im System stattfindenden Änderungen können im Nachhinein einem Benutzer zugeordnet werden. Falls Sie diese Informationen auswerten wollen, finden Sie hier die Informationen, wie Sie an diese Änderungshistorien gelangen können.

Terminprotokoll

Im Terminprotokoll finden Sie Informationen darüber, wer, wann welche Terminänderungen vorgenommen hat. Weitere Informationen finden Sie hier: Terminprotokoll. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie bereits die Mitarbeiter-PIN-Funktion nutzen.

Kundenänderungsprotokoll

Änderungen in der Kundenkartei werden nicht auf PIN Basis ausgewertet, können aber einem Login zugeordnet werden. Alle Informationen zum Kundenänderungsprotokoll finden Sie hier: Kundenhistorie

Einstellungshistorie

Einige allgemeine Einstellungsänderungen lassen sich in der globalen Einstellungshistorie einsehen. Dazu gehört die Anlage, das Bearbeiten oder das Löschen von Einstellungen. Beachten Sie, dass das Protokoll nur schwer lesbar ist. Es lässt aber grundsätzlich Rückschlüsse darauf zu, ob, wann und von wem Änderungen auf Login-Ebene durchgeführt wurden. Die Einstellungshistorie finden Sie unter „Einstellungen“ -> „Konto“ -> „Einstellungshistorie“.

Loginhistorie

Außerdem können wir auf Anfrage eine Loginhistorie exportieren. Diese beinhalten den Zeitpunkt der Logins für einen gegebenen Benutzer. Voraussetzung für die Anforderung der Historie ist eine Autorisierung durch den Inhaber des Kalenders, sowie die Angabe folgender Informationen:

  • Ihre Kalenderadresse (URL)
  • Zeitraum: Ab Datum.. bis Datum. Dieser Zeitraum darf sich nicht über mehr als 1 Jahr erstrecken.
  • Login-E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Logins, dessen Loginhistorie angefordert wird.

Senden Sie diese Anfrage an „info@belbo.com“.

Tipp

Richten Sie getrennte Logins für administrative Zwecke und das Tagesgeschäft ein und ordnen Sie unterschiedliche Berechtigungen zu. Wie das funktioniert erfahren Sie hier:
Rechteverteilung

Arbeitszeiten Kontrolle von der PK Coiffure

Schweizer FlaggeDieser Artikel ist insbesondere für Nutzer aus der Schweiz relevant.

Die Paritätische Kommission für das schweizerische Coiffeurgewerbe (PK Coiffure) kontrolliert die Einhaltung des Gesamtarbeitsvertrags in der schweizerischen Coiffeurbranche – und kontrolliert bspw. die Arbeitsbedingungen der GAV-unterstellten Firmen stichprobenweise oder auf Anzeige. Bei einer solchen Kontrolle haben die die SaloninhaberInnen vorzuweisen, dass Mitarbeitende und Lernende im Salon die gesetzliche Arbeitszeit nicht überschreiten und obligatorische Pausen eingehalten werden.
So schreibt die PK Coiffure auf Ihrer Webseite

Für Arbeitnehmende, auf welche die Arbeitszeitvorschriften des ArG anwendbar sind, ist die Arbeitszeit zu erfassen. Es muss für jeden Mitarbeitenden nachvollziehbar sein, wann er gearbeitet, die Pausen bezogen und die Arbeit beendet hat. Aufgrund von diesen Angaben kann überprüft werden, ob die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften des Arbeitsgesetzes eingehalten wurden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Arbeitszeitaufzeichnungen während 5 Jahren aufzubewahren.

Wenn die Arbeitszeiten und Pausen in Dienstplan und Kalender sauber gepflegt wurden, ist es einfach möglich, die entsprechenden Reports und Statistiken zu exportieren, die von der PK Coiffure gewünscht werden. Die Excel-Vorlage, die von der PK Coiffure vorgegeben wird, kann man optional hier herunterladen

Benötigte Informationen:


Allgemeine Personalinformationen

– Name
– Vorname
– Geburtsdatum
– AHV-Nr.

– Strasse
– PLZ
– Ort
– Land

– Arbeitspensum (in %)
– Ferientage/Jahr
– Kompensationssaldo Vorjahr

Diese Informationen können momentan noch nicht exportiert werden, es empfiehlt sich jedoch dafür ein Deckblatt pro Mitarbeiter in einem Programm wie Word von Microsoft Office oder OpenOffice (kostenlos) anzulegen.


Gelestete Arbeitszeit

Für jeden Tag muss pro Mitarbeiter folgende Punkte nachgewiesen werden können:

– Geleistete Arbeitszeit (Summe)

Dazu empfiehlt sich der Export von folgender Statistik:

Einstellungen > Statistiken > Auswertungen > Arbeitsmonate: Dieser Export zeigt für jeden Monat für alle Mitarbeiter die tägliche geleistete Arbeitszeit oder Absenzen an:


Detaillierte Arbeitszeiten

Die PK Coiffure kontrolliert nicht nur die geleistete Arbeitszeit, sondern auch die effektiven Pausen und Arbeitszeiten:

– Beginn der Arbeitszeit
– Ende der Arbeitszeit
– Beginn der Pause
– Ende der Pause

Dazu empfiehlt sich der Export von folgender Statistik: Einstellungen > Statistiken > Auswertungen > Arbeitswochen – HTML: Dieser Export zeigt für jede Woche für alle Mitarbeiter Beginn und Ende der Arbeits- und Pausenzeiten an:


Hinweis: Die PK Coiffure gibt vor, welche verschiedenen Arten von Abwesenheiten man unterscheiden soll:

– FE = Ferien-Kontrolle gem. Art. 33 GAV
– FT = Feiertags-Kontrolle gem. Art. 33 GAV
– Feiertage welche gem. kantonaler Gesetzgebung dem Sonntag gleichgestellt sind.
– KR = Krankheit
– KA = Kurzabsenz Wenn Mitarbeitende während der Arbeitszeit kurzzeitig nicht am Arbeitsort war, um privaten Verpflichtungen nachzukommen.
– UN = Berufsunfall oder Nicht-Betriebsunfall
– BE =  Bezahlte Urlaubstage gem. Art. 34 GAV
– MU = Mutterschaft-Urlaub gem. Art. 44 GAV
– TK = Tagungen und Kurse gem. Art. 35.2 GAV
– FW = Freier Wochentag an dem nicht gearbeitet wird. Z.B. montags oder sonntags.
– KO = Kompensation von Überstundenarbeit gem. Art. 25.3 GAV

Die Abwesenheitstypen können wie folgt ergänzt oder geändert werden: 
Kategorien: Dienstplan, Mitarbeiter

Einstellungshistorie

In der Einstellungshistorie können Sie nachvollziehen, welcher Mitarbeiter welche Einstellungen in Ihrem Belbo System verändert hat.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Konto > Einstellungshistorie

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Mitarbeiterumsätze einsehen

Die Mitarbeiterumsätze können Sie an vielen Orten einsehen. Je nachdem ob Sie auch das Kassensystem nutzen, können Sie schnell und einfach auch Umsatzgruppen der Mitarbeiter vergleichen. Hier ein Überblick.

Ohne Kassensystem

Falls Sie das Kassensystem nicht verwenden, empfehlen wir das Mitarbeiter-Dashboard:

  1. Öffnen Sie den Kalender
  2. Klicken Sie auf Einstellungen
  3. Klicken Sie auf Mitarbeiter
  4. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, dessen Umsätze analysiert werden sollen
  5. Wählen Sie den Unterpunkt „Dashboard“ aus
  6. Weitere Informationen zum Dashboard finden Sie hier.

Mit Kassensystem

Bei Verwendung des Kassensystems gibt es an vielen Stellen Möglichkeiten Ihre Umsätze einzusehen:

  • Im Kassensystem im Bereich Abschlüsse ist die Einsicht je Mitarbeiter je Tag, Woche, Monat möglich. Gegliedert wird dies nach Umsatzart (Dienstleistung, Produkte, Gutscheine, Leistungspakete) und hier jeweils nach einer Gruppe.
  • Mit der Barometerfunktionen können Sie die Umsätze granular einsehen und selbst Regeln zur Umsatzermittelung definieren.
  • Mit der Tagesumsatzmail erhalten Sie die Umsätze Ihrer Mitarbeiter sehr einfach und übersichtlich per E-Mail
  • Die Funktion Mitarbeiterprovision ermöglich sehr simple Einsicht in die Umsätze Ihrer Mitarbeiter und erlaubt auch eine einfache prozentuale Provisionsermittlung