Alles zum Thema: Mitarbeiter

Ehemalige Mitarbeiter

Um ehemalige Mitarbeiter nicht vollständig aus dem System löschen zu müssen, erklären wir Ihnen, wie die ausgeschiedene Mitarbeiter nicht mehr im Kalender sichtbar sind und wie Sie dennoch Zugriff auf deren Profile und vergangene Termine haben.

Unter Einstellungen > Mitarbeiter  erreichen Sie alle Profile Ihrer Mitarbeiter.

Zunächst einmal suchen Sie das Mitarbeiterprofil aus, von dem Mitarbeiter, der nicht mehr Teil Ihres Teams ist.

1) Klicken Sie auf das Mitarbeiter-Profil

2) Schauen Sie sich Mitarbeiter Rolle an

3) Auf „Neue Rolle anlegen“ klicken

4) Eine Bezeichnung eingeben wie z.B.  „Ehemalige Mitarbeiter“ oder  „Ausgeschiedene Mitarbeiter“

5) Die Rolle dem Mitarbeiter zuordnen 

Nach dem Sie Mitarbeiterrolle angelegt haben,im nächsten Schritt setzen Sie das Häkchen auf „im Kalender verstecken“. 

Mit dieser Option wird der ehemalige Mitarbeiter nicht mehr im Kalender auftauchen. 

Stellen Sie zuletzt die Onlinebuchung des ehemaligen Mitarbeiters ein. 

Unter dem Reiter Online Buchung nehmen Sie das Häkchen von Online buchbar weg und setzen Sie das Häkchen auf Verbiete die Buchung über „Egal welcher Mitarbeiter“.

Somit ist der ehemalige Mitarbeiter nicht mehr online buchbar. 

Mit dieser Vorgehensweise ist Ihr ehemaliger Mitarbeiter im Kalender nicht mehr sichtbar und nicht mehr online buchbar, Sie haben aber die Möglichkeit jederzeit noch auf die ehemaligen Termine und Statistiken zuzugreifen. 

Mitarbeiter und Ressourcen

Ihre Mitarbeiter und deren Arbeitszeiten sind die Grundlage Ihres Kalenders. Nur wenn Sie Ihre Mitarbeiter auch im Kalender anlegen, können Sie Termine eintragen oder die Onlinebuchung für Kunden anbieten.

Mitarbeiter im Kalender
Ihre Mitarbeiter werden im Kalender angezeigt:


Mitarbeiter in der Onlinebuchung
Ihre Mitarbeiter werden dem Kunden in der Onlinebuchung angezeigt:


Ressourcen (Geräte und Räume)
In Sportstudios, Kosmetikinstituten und viele weitere Branchen werden häufig Geräte oder Räume benötigt, welche parallel zu einem Termin blockiert werden müssen. Auch diese können im Kalender angelegt werden, um Doppelbelegungen zu verhindern.

Beispiel für einen Kalender mit Mitarbeitern und blockierten Ressourcen:


Artikel zu Mitarbeitern

Artikel zu Ressourcen

Ressourcen sind Geräte oder Räume, welche gleichzeitig zu bestimmten Leistungen blockiert werden, um Doppelbelegungen zu vermeiden.

Aktivierung des PIN-Modus

1. PINs für alle Mitarbeiter festlegen

Legen Sie zunächst in jeder Mitarbeiterakte eine PIN fest. Stellen Sie sicher, dass Sie hierfür mit einem Administrator-Zugang eingeloggt sind.

PIN festlegen
Gehen Sie in der Akte des gewünschten Mitarbeiters auf PIN-EInstellungen und legen Sie eine PIN fest.
Wir empfehlen eine kurze, persönliche Zahl oder Buchstabenkombination.


PIN-Einstellungen

Ausschließlich für Termineingabe via Terminassistent berechtigt
Dieser Mitarbeiter darf keine Termine direkt im Kalender eintragen.

Super PIN: Darf Terminzeiten verlängern
Dieser Mitarbeiter darf Terminzeiten verlängern oder verkürzen.

PIN berechtigt nur zur Termin-Entwurfs Speicherung
Geeignet z.B. für Azubis und neue Mitarbeiter. Angelegte Termine müssen von einem Mitarbeiter mit „normaler“ PIN freigegeben werden und sind bis dahin gestrichelt-umrandet.

Wenn eingeloggt, frage nicht nach PIN
PIN wird nur im Kassiervorgang und bei Wartelisteneinträgen abgefragt. Geeignet für Administrator-Zugänge.

Kalenderrechte
Bitte anhaken, falls der Mitarbeiter folgende Rechte nicht haben soll:

  • Darf keine Pausen bearbeiten
  • Darf keine Termine verschieben
  • Darf keine Termine löschen

2. PIN-Modus aktivieren

  1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf „Einstellungen“.
  2. Gehen Sie auf „Mitarbeiter“.
  3. Klicken Sie oben rechts den Punkt „Optionen“ an und wählen Sie „Einstellungen“.
  4. Setzten Sie unter der Überschrift „Terminveränderungen“ bei „PIN-Modus für Termineingabe und -änderungen aktivieren.“ ein Häkchen.
  5. Speichern Sie Ihre Auswahl ab.

PIN-Modus aktivieren:

Hier finden Sie mehr zur Bedeutung des PIN-Modus.

 

Die Bedeutung des Pin-Modus

Der Pin-Modus ist sehr nützlich, wenn Sie nachvollziehen möchten, welcher Mitarbeiter Termine erstellt, verändert oder gelöscht hat.
Damit Sie sich nicht erst immer aus- oder einloggen müssen, gibt es die Möglichkeit, den PIN Modus zu verwenden.

So setzten Ihre Mitarbeiter ihre PIN

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf “Einstellungen”.
  2. Wählen Sie unter der Überschrift “Mitarbeiter” die Funktion: “gewünschte Mitarbeiter hinzufügen, entfernen oder ändern” aus.
  3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus.
  4. Gehen Sie zu „PIN Einstellung“.
  5. Tippen Sie die neue PIN und die Wiederholung ein.
  6. Bestätigen Sie, in dem Sie auf „PIN setzten“ klicken.



Kontrolle durch das Protokoll
Wenn Sie das Protokoll rechts oben aufrufen, können Sie überprüfen, welcher Mitarbeiter welche Änderung vorgenommen hat:


Einsehen der PINS
Die Administratoren können sich in der Übersicht der Mitarbeiter die PINs anzeigen lassen, indem Sie das Häkchen bei „Zeige PINS“ setzten:

Mitarbeiter, die in ihrem Profil keine Pin gesetzt haben, können demnach dann auch keine Terminänderungen vornehmen:

Pin Abfrage

Hier finden Sie die Erklärung zur Aktivierung des PIN-Modus.