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Arbeitszeiten Kontrolle von der PK Coiffure

Schweizer FlaggeDieser Artikel ist insbesondere für Nutzer aus der Schweiz relevant.

Die Paritätische Kommission für das schweizerische Coiffeurgewerbe (PK Coiffure) kontrolliert die Einhaltung des Gesamtarbeitsvertrags in der schweizerischen Coiffeurbranche – und kontrolliert bspw. die Arbeitsbedingungen der GAV-unterstellten Firmen stichprobenweise oder auf Anzeige. Bei einer solchen Kontrolle haben die die SaloninhaberInnen vorzuweisen, dass Mitarbeitende und Lernende im Salon die gesetzliche Arbeitszeit nicht überschreiten und obligatorische Pausen eingehalten werden.
So schreibt die PK Coiffure auf Ihrer Webseite

Für Arbeitnehmende, auf welche die Arbeitszeitvorschriften des ArG anwendbar sind, ist die Arbeitszeit zu erfassen. Es muss für jeden Mitarbeitenden nachvollziehbar sein, wann er gearbeitet, die Pausen bezogen und die Arbeit beendet hat. Aufgrund von diesen Angaben kann überprüft werden, ob die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften des Arbeitsgesetzes eingehalten wurden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Arbeitszeitaufzeichnungen während 5 Jahren aufzubewahren.

Wenn die Arbeitszeiten und Pausen in Dienstplan und Kalender sauber gepflegt wurden, ist es einfach möglich, die entsprechenden Reports und Statistiken zu exportieren, die von der PK Coiffure gewünscht werden. Die Excel-Vorlage, die von der PK Coiffure vorgegeben wird, kann man optional hier herunterladen: 

Benötigte Informationen:


Allgemeine Personalinformationen

– Name
– Vorname
– Geburtsdatum
– AHV-Nr.

– Strasse
– PLZ
– Ort
– Land

– Arbeitspensum (in %)
– Ferientage/Jahr
– Kompensationssaldo Vorjahr

Diese Informationen können momentan noch nicht exportiert werden, es empfiehlt sich jedoch dafür ein Deckblatt pro Mitarbeiter in einem Programm wie Word von Microsoft Office oder OpenOffice (kostenlos) anzulegen.


Gelestete Arbeitszeit

Für jeden Tag muss pro Mitarbeiter folgende Punkte nachgewiesen werden können:

– Geleistete Arbeitszeit (Summe)

Dazu empfiehlt sich der Export von folgender Statistik:

Einstellungen > Statistiken > Auswertungen > Arbeitsmonate: Dieser Export zeigt für jeden Monat für alle Mitarbeiter die tägliche geleistete Arbeitszeit oder Absenzen an:


Detaillierte Arbeitszeiten

Die PK Coiffure kontrolliert nicht nur die geleistete Arbeitszeit, sondern auch die effektiven Pausen und Arbeitszeiten:

– Beginn der Arbeitszeit
– Ende der Arbeitszeit
– Beginn der Pause
– Ende der Pause

Dazu empfiehlt sich der Export von folgender Statistik: Einstellungen > Statistiken > Auswertungen > Arbeitswochen – HTML: Dieser Export zeigt für jede Woche für alle Mitarbeiter Beginn und Ende der Arbeits- und Pausenzeiten an:


Hinweis: Die PK Coiffure gibt vor, welche verschiedenen Arten von Abwesenheiten man unterscheiden soll:

– FE = Ferien-Kontrolle gem. Art. 33 GAV
– FT = Feiertags-Kontrolle gem. Art. 33 GAV
– Feiertage welche gem. kantonaler Gesetzgebung dem Sonntag gleichgestellt sind.
– KR = Krankheit
– KA = Kurzabsenz Wenn Mitarbeitende während der Arbeitszeit kurzzeitig nicht am Arbeitsort war, um privaten Verpflichtungen nachzukommen.
– UN = Berufsunfall oder Nicht-Betriebsunfall
– BE =  Bezahlte Urlaubstage gem. Art. 34 GAV
– MU = Mutterschaft-Urlaub gem. Art. 44 GAV
– TK = Tagungen und Kurse gem. Art. 35.2 GAV
– FW = Freier Wochentag an dem nicht gearbeitet wird. Z.B. montags oder sonntags.
– KO = Kompensation von Überstundenarbeit gem. Art. 25.3 GAV

Die Abwesenheitstypen können wie folgt ergänzt oder geändert werden: 
Kategorien: Dienstplan, Mitarbeiter

Einstellungshistorie

In der Einstellungshistorie können Sie nachvollziehen, welcher Mitarbeiter welche Einstellungen in Ihrem Belbo System verändert hat.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Konto > Einstellungshistorie

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Mitarbeiterumsätze einsehen

Die Mitarbeiterumsätze können Sie an vielen Orten einsehen. Je nachdem ob Sie auch das Kassensystem nutzen, können Sie schnell und einfach auch Umsatzgruppen der Mitarbeiter vergleichen. Hier ein Überblick.

Ohne Kassensystem

Falls Sie das Kassensystem nicht verwenden, empfehlen wir das Mitarbeiter-Dashboard:

  1. Öffnen Sie den Kalender
  2. Klicken Sie auf Einstellungen
  3. Klicken Sie auf Mitarbeiter
  4. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, dessen Umsätze analysiert werden sollen
  5. Wählen Sie den Unterpunkt „Dashboard“ aus
  6. Weitere Informationen zum Dashboard finden Sie hier.

Mit Kassensystem

Bei Verwendung des Kassensystems gibt es an vielen Stellen Möglichkeiten Ihre Umsätze einzusehen:

  • Im Kassensystem im Bereich Abschlüsse ist die Einsicht je Mitarbeiter je Tag, Woche, Monat möglich. Gegliedert wird dies nach Umsatzart (Dienstleistung, Produkte, Gutscheine, Leistungspakete) und hier jeweils nach einer Gruppe.
  • Mit der Barometerfunktionen können Sie die Umsätze granular einsehen und selbst Regeln zur Umsatzermittelung definieren.
  • Mit der Tagesumsatzmail erhalten Sie die Umsätze Ihrer Mitarbeiter sehr einfach und übersichtlich per E-Mail
  • Die Funktion Mitarbeiterprovision ermöglich sehr simple Einsicht in die Umsätze Ihrer Mitarbeiter und erlaubt auch eine einfache prozentuale Provisionsermittlung

Passwort eines Mitarbeiters ändern

Ihre Mitarbeiter können sich mit eigenen Login in den Kalender einloggen. Diese Login können mit bestimmten Rechten versehen werden, sodass Sie festlegen können, welche Ihrer Mitarbeiter auf bestimmte Funktionen Zugriff haben. Sie können die Passwörter Ihrer im Kalender eingetragenen Mitarbeiter ändern.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Mitarbeiter > Klick auf den gewünschten Mitarbeiter > Passwort ändern

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