Alles zum Thema: Mitarbeiter

Ehemalige Mitarbeiter

Um ehemalige Mitarbeiter nicht vollständig aus dem System löschen zu müssen, erklären wir Ihnen, wie die ausgeschiedene Mitarbeiter nicht mehr im Kalender sichtbar sind und wie Sie dennoch Zugriff auf deren Profile und vergangene Termine, Umsätze, und Abwesenheiten wie Urlaubs- und Krankheitstage haben.

Unter Einstellungen > Mitarbeiter  erreichen Sie alle Profile Ihrer Mitarbeiter.

Zunächst einmal suchen Sie das Mitarbeiterprofil aus, von dem Mitarbeiter, der nicht mehr Teil Ihres Teams ist.

1) gehen Sie unter „Einstellungen“ auf „Mitarbeiter“

2) Wechseln Sie in den Reiter „Rollen“

3) Klicken Sie auf „Neue Rolle anlegen“

4) Vergeben Sie einen sinnvollen Namen wie z.B. „Ehemalige Mitarbeiter“ oder „Ausgeschiedene Mitarbeiter“

5) In der neuen Rolle legen Sie folgende Einstellungen fest:

6) Die Rolle dem Mitarbeiter zuordnen: 

Nach dem Sie Mitarbeiterrolle angelegt haben, setzen Sie im nächsten Schritt das Häkchen auf „im Kalender verstecken“. 

Mit dieser Option wird der ehemalige Mitarbeiter nicht mehr im Kalender auftauchen. 

Stellen Sie zuletzt die Onlinebuchung des ehemaligen Mitarbeiters ein. 

Unter dem Reiter Online Buchung nehmen Sie das Häkchen von Online buchbar weg und setzen Sie das Häkchen auf Verbiete die Buchung über „Egal welcher Mitarbeiter“.

Somit ist der ehemalige Mitarbeiter nicht mehr online buchbar. 

Mit dieser Vorgehensweise ist Ihr ehemaliger Mitarbeiter im Kalender nicht mehr sichtbar und nicht mehr online buchbar, Sie haben aber die Möglichkeit jederzeit noch auf die ehemaligen Termine und Statistiken zuzugreifen. 

Unter Einstellungen > Mitarbeiter > Rollen können Sie das Profil des Mitarbeiters ab sofort finden – an allen anderen Stellen ist er ausgeblendet.

Mitarbeiter und Ressourcen

Ihre Mitarbeiter und deren Arbeitszeiten sind die Grundlage Ihres Kalenders. Nur wenn Sie Ihre Mitarbeiter auch im Kalender anlegen, können Sie Termine eintragen oder die Onlinebuchung für Kunden anbieten.

Mitarbeiter im Kalender
Ihre Mitarbeiter werden im Kalender angezeigt:


Mitarbeiter in der Onlinebuchung
Ihre Mitarbeiter werden dem Kunden in der Onlinebuchung angezeigt:


Ressourcen (Geräte und Räume)
In Sportstudios, Kosmetikinstituten und viele weitere Branchen werden häufig Geräte oder Räume benötigt, welche parallel zu einem Termin blockiert werden müssen. Auch diese können im Kalender angelegt werden, um Doppelbelegungen zu verhindern.

Beispiel für einen Kalender mit Mitarbeitern und blockierten Ressourcen:


Artikel zu Mitarbeitern

Artikel zu Ressourcen

Ressourcen sind Geräte oder Räume, welche gleichzeitig zu bestimmten Leistungen blockiert werden, um Doppelbelegungen zu vermeiden.

Dienstleistungen auf bestimmte Wochentage oder Uhrzeiten begrenzen

Sie können festlegen, dass ausgewählte Dienstleistungen nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Uhrzeiten gebucht werden können.

Anwendungsbeispiel:

  • Dienstag ist Studententag: Alle Studenten erhalten auf bestimmte Leistungen Rabatt – allerdings nur Dienstags zwischen 09:00 und 16:00 Uhr
  • Kinderleistungen dürfen jeden Tag, aber nur zwischen 11:00 und 16:00 Uhr gebucht werden.
  • An Halloween möchten Sie Nachmittags eine besondere Aktionsleistung anbieten, welche an anderen Tagen aber nicht zur Verfügung stehen soll.

Ressource anlegen

  1. Um eine Dienstleistung zu begrenzen, können Sie eine Ressource erstellen. Dazu gehen Sie auf Einstellungen > Ressourcen (oder auf „Funktion hinzufügen“, falls das Ressourcen-Modul noch nicht aktiviert ist).
  2. Vergeben Sie eine Rolle und einen sinnvollen Namen für die Ressource:
  3. Wenn Sie nicht wünschen, dass die Ressource im Kalender angezeigt wird, können Sie die Ressource nach dem Speichern anklicken und das Häkchen „Im Kalender verstecken“ auswählen.

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Aktivierung des PIN-Modus

1. PINs für alle Mitarbeiter festlegen

Legen Sie zunächst in jeder Mitarbeiterakte eine PIN fest. Stellen Sie sicher, dass Sie hierfür mit einem Administrator-Zugang eingeloggt sind.

PIN festlegen
Gehen Sie in der Akte des gewünschten Mitarbeiters auf PIN-EInstellungen und legen Sie eine PIN fest.
Wir empfehlen eine kurze, persönliche Zahl oder Buchstabenkombination.


PIN-Einstellungen

Ausschließlich für Termineingabe via Terminassistent berechtigt
Dieser Mitarbeiter darf keine Termine direkt im Kalender eintragen.

Super PIN: Darf Terminzeiten verlängern
Dieser Mitarbeiter darf Terminzeiten verlängern oder verkürzen.

PIN berechtigt nur zur Termin-Entwurfs Speicherung
Geeignet z.B. für Azubis und neue Mitarbeiter. Angelegte Termine müssen von einem Mitarbeiter mit „normaler“ PIN freigegeben werden und sind bis dahin gestrichelt-umrandet.

Wenn eingeloggt, frage nicht nach PIN
PIN wird nur im Kassiervorgang und bei Wartelisteneinträgen abgefragt. Geeignet für Administrator-Zugänge.

Kalenderrechte
Bitte anhaken, falls der Mitarbeiter folgende Rechte nicht haben soll:

  • Darf keine Pausen bearbeiten
  • Darf keine Termine verschieben
  • Darf keine Termine löschen

2. PIN-Modus aktivieren

  1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf „Einstellungen“.
  2. Gehen Sie auf „Mitarbeiter“.
  3. Klicken Sie oben rechts den Punkt „Optionen“ an und wählen Sie „Einstellungen“.
  4. Setzten Sie unter der Überschrift „Terminveränderungen“ bei „PIN-Modus für Termineingabe und -änderungen aktivieren.“ ein Häkchen.
  5. Speichern Sie Ihre Auswahl ab.

PIN-Modus aktivieren:

Hier finden Sie mehr zur Bedeutung des PIN-Modus.