Dieser Artikel ist insbesondere für Nutzer aus der Schweiz relevant.Die Paritätische Kommission für das schweizerische Coiffeurgewerbe (PK Coiffure) kontrolliert die Einhaltung des Gesamtarbeitsvertrags in der schweizerischen Coiffeurbranche – und kontrolliert bspw. die Arbeitsbedingungen der GAV-unterstellten Firmen stichprobenweise oder auf Anzeige. Bei einer solchen Kontrolle haben die die SaloninhaberInnen vorzuweisen, dass Mitarbeitende und Lernende im Salon die gesetzliche Arbeitszeit nicht überschreiten und obligatorische Pausen eingehalten werden.
So schreibt die PK Coiffure auf Ihrer Webseite
Für Arbeitnehmende, auf welche die Arbeitszeitvorschriften des ArG anwendbar sind, ist die Arbeitszeit zu erfassen. Es muss für jeden Mitarbeitenden nachvollziehbar sein, wann er gearbeitet, die Pausen bezogen und die Arbeit beendet hat. Aufgrund von diesen Angaben kann überprüft werden, ob die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften des Arbeitsgesetzes eingehalten wurden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Arbeitszeitaufzeichnungen während 5 Jahren aufzubewahren.
Wenn die Arbeitszeiten und Pausen in Dienstplan und Kalender sauber gepflegt wurden, ist es einfach möglich, die entsprechenden Reports und Statistiken zu exportieren, die von der PK Coiffure gewünscht werden. Die Excel-Vorlage, die von der PK Coiffure vorgegeben wird, kann man optional hier herunterladen:
Benötigte Informationen:
Für jeden Tag muss pro Mitarbeiter folgende Punkte nachgewiesen werden können:
– Geleistete Arbeitszeit (Summe)
Dazu empfiehlt sich der Export von folgender Statistik:
Einstellungen > Statistiken > Auswertungen > Arbeitsmonate: Dieser Export zeigt für jeden Monat für alle Mitarbeiter die tägliche geleistete Arbeitszeit oder Absenzen an:
Die PK Coiffure kontrolliert nicht nur die geleistete Arbeitszeit, sondern auch die effektiven Pausen und Arbeitszeiten:
– Beginn der Arbeitszeit
– Ende der Arbeitszeit
– Beginn der Pause
– Ende der Pause
Dazu empfiehlt sich der Export von folgender Statistik: Einstellungen > Statistiken > Auswertungen > Arbeitswochen – HTML: Dieser Export zeigt für jede Woche für alle Mitarbeiter Beginn und Ende der Arbeits- und Pausenzeiten an:
Hinweis: Die PK Coiffure gibt vor, welche verschiedenen Arten von Abwesenheiten man unterscheiden soll:
– FE = Ferien-Kontrolle gem. Art. 33 GAV
– FT = Feiertags-Kontrolle gem. Art. 33 GAV
– Feiertage welche gem. kantonaler Gesetzgebung dem Sonntag gleichgestellt sind.
– KR = Krankheit
– KA = Kurzabsenz Wenn Mitarbeitende während der Arbeitszeit kurzzeitig nicht am Arbeitsort war, um privaten Verpflichtungen nachzukommen.
– UN = Berufsunfall oder Nicht-Betriebsunfall
– BE = Bezahlte Urlaubstage gem. Art. 34 GAV
– MU = Mutterschaft-Urlaub gem. Art. 44 GAV
– TK = Tagungen und Kurse gem. Art. 35.2 GAV
– FW = Freier Wochentag an dem nicht gearbeitet wird. Z.B. montags oder sonntags.
– KO = Kompensation von Überstundenarbeit gem. Art. 25.3 GAV
Die Abwesenheitstypen können wie folgt ergänzt oder geändert werden: In der Einstellungshistorie können Sie nachvollziehen, welcher Mitarbeiter welche Einstellungen in Ihrem Belbo System verändert hat. Die Mitarbeiterumsätze können Sie an vielen Orten einsehen. Je nachdem ob Sie auch das Kassensystem nutzen, können Sie schnell und einfach auch Umsatzgruppen der Mitarbeiter vergleichen. Hier ein Überblick. Falls Sie das Kassensystem nicht verwenden empfehlen wir das Mitarbeiter-Dashboard: Falls Sie das Kassensystem verwenden, empfehlen wir das Barometer, sowie die Details des Monatsüberblicks. Sie haben Ihre Zugangsdaten vergessen und können sich nicht mehr in Ihre App oder Ihren Kalender einloggen? Sie haben folgende Optionen. Sie können sich an die E-Mail-Adresse, mit welcher Sie sich einloggen, eine Nachricht senden lassen, über welche Sie Ihr Passwort neu vergeben können. Diese Funktion finden Sie: Sie erhalten eine E-Mail, mit Instruktionen zum Reset des Passwortes. Wir empfehlen Ihnen aus Sicherheitsgründen alle 3 Monate ein neues, sicheres Passwort zu wählen. Wenn Sie nicht allein im Unternehmen arbeiten, macht es großen Sinn, einen eigenen Login für Ihr Team zu erstellen. Diesem Login können Sie eigene Rechte zuweisen und so verhindern, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf Einstellungen und Statistiken haben. Diese Art des Logins, welche nicht direkt mit einem Mitarbeiter verknüpft ist, kann vom ganzen Team benutzt werden und ist gut geeignet, wenn alle ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag denselben Computer oder dasselbe Tablet nutzen. Ihre Mitarbeiter können sich mit eigenen Login in den Kalender einloggen. Diese Login können mit bestimmten Rechten versehen werden, sodass Sie festlegen können, welche Ihrer Mitarbeiter auf bestimmte Funktionen Zugriff haben. Sie können die Passwörter Ihrer im Kalender eingetragenen Mitarbeiter ändern. Sie können für jeden Mitarbeiter einen eigenen Login erstellen, damit dieser sich zum Beispiel von zu Hause oder dem Handy aus in den Kalender einloggen kann. Um ehemalige Mitarbeiter nicht vollständig aus dem System löschen zu müssen, erklären wir Ihnen, wie die ausgeschiedene Mitarbeiter nicht mehr im Kalender sichtbar sind und wie Sie dennoch Zugriff auf deren Profile und vergangene Termine, Umsätze, und Abwesenheiten wie Urlaubs- und Krankheitstage haben. Zunächst einmal suchen Sie das Mitarbeiterprofil aus, von dem Mitarbeiter, der nicht mehr Teil Ihres Teams ist. 1) gehen Sie unter „Einstellungen“ auf „Mitarbeiter“ 2) Wechseln Sie in den Reiter „Rollen“ 3) Klicken Sie auf „Neue Rolle anlegen“ 4) Vergeben Sie einen sinnvollen Namen wie z.B. „Ehemalige Mitarbeiter“ oder „Ausgeschiedene Mitarbeiter“ 5) In der neuen Rolle legen Sie folgende Einstellungen fest: 6) Die Rolle dem Mitarbeiter zuordnen: Nach dem Sie Mitarbeiterrolle angelegt haben, setzen Sie im nächsten Schritt das Häkchen auf „im Kalender verstecken“. Mit dieser Option wird der ehemalige Mitarbeiter nicht mehr im Kalender auftauchen. Stellen Sie zuletzt die Onlinebuchung des ehemaligen Mitarbeiters ein. Unter dem Reiter Online Buchung nehmen Sie das Häkchen von Online buchbar weg und setzen Sie das Häkchen auf Verbiete die Buchung über „Egal welcher Mitarbeiter“. Somit ist der ehemalige Mitarbeiter nicht mehr online buchbar. Mit dieser Vorgehensweise ist Ihr ehemaliger Mitarbeiter im Kalender nicht mehr sichtbar und nicht mehr online buchbar, Sie haben aber die Möglichkeit jederzeit noch auf die ehemaligen Termine und Statistiken zuzugreifen. Unter Einstellungen > Mitarbeiter > Rollen können Sie das Profil des Mitarbeiters ab sofort finden – an allen anderen Stellen ist er ausgeblendet. Wenn Sie Ihren Kunden die Möglichkeit bieten wollen, einen Wunschtermin zu finden ohne sich für einen Mitarbeiter zu entscheiden, aktivieren Sie diese Funktion. Ihre Mitarbeiter können sich gegenseitig Nachrichten innerhalb des Belbo-Kalenders senden.
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