Alles zum Thema: Mitarbeiter

Mitarbeiter und Ressourcen

Ihre Mitarbeiter und deren Arbeitszeiten sind die Grundlage Ihres Kalenders. Nur wenn Sie Ihre Mitarbeiter auch im Kalender anlegen, können Sie Termine eintragen oder die Onlinebuchung für Kunden anbieten.

Mitarbeiter im Kalender
Ihre Mitarbeiter werden im Kalender angezeigt:


Mitarbeiter in der Onlinebuchung
Ihre Mitarbeiter werden dem Kunden in der Onlinebuchung angezeigt:


Ressourcen (Geräte und Räume)
In Sportstudios, Kosmetikinstituten und viele weitere Branchen werden häufig Geräte oder Räume benötigt, welche parallel zu einem Termin blockiert werden müssen. Auch diese können im Kalender angelegt werden, um Doppelbelegungen zu verhindern.

Beispiel für einen Kalender mit Mitarbeitern und blockierten Ressourcen:


Artikel zu Mitarbeitern

Artikel zu Ressourcen

Ressourcen sind Geräte oder Räume, welche gleichzeitig zu bestimmten Leistungen blockiert werden, um Doppelbelegungen zu vermeiden.

Aktivierung des PIN-Modus

1. PINs für alle Mitarbeiter festlegen

Legen Sie zunächst in jeder Mitarbeiterakte eine PIN fest. Stellen Sie sicher, dass Sie hierfür mit einem Administrator-Zugang eingeloggt sind.

PIN festlegen
Gehen Sie in der Akte des gewünschten Mitarbeiters auf PIN-EInstellungen und legen Sie eine PIN fest.
Wir empfehlen eine kurze, persönliche Zahl oder Buchstabenkombination.


PIN-Einstellungen

Ausschließlich für Termineingabe via Terminassistent berechtigt
Dieser Mitarbeiter darf keine Termine direkt im Kalender eintragen.

Super PIN: Darf Terminzeiten verlängern
Dieser Mitarbeiter darf Terminzeiten verlängern oder verkürzen.

PIN berechtigt nur zur Termin-Entwurfs Speicherung
Geeignet z.B. für Azubis und neue Mitarbeiter. Angelegte Termine müssen von einem Mitarbeiter mit „normaler“ PIN freigegeben werden und sind bis dahin gestrichelt-umrandet.

Wenn eingeloggt, frage nicht nach PIN
PIN wird nur im Kassiervorgang und bei Wartelisteneinträgen abgefragt. Geeignet für Administrator-Zugänge.

Kalenderrechte
Bitte anhaken, falls der Mitarbeiter folgende Rechte nicht haben soll:

  • Darf keine Pausen bearbeiten
  • Darf keine Termine verschieben
  • Darf keine Termine löschen

2. PIN-Modus aktivieren

  1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf „Einstellungen“.
  2. Gehen Sie auf „Mitarbeiter“.
  3. Klicken Sie oben rechts den Punkt „Optionen“ an und wählen Sie „Einstellungen“.
  4. Setzten Sie unter der Überschrift „Terminveränderungen“ bei „PIN-Modus für Termineingabe und -änderungen aktivieren.“ ein Häkchen.
  5. Speichern Sie Ihre Auswahl ab.

PIN-Modus aktivieren:

Hier finden Sie mehr zur Bedeutung des PIN-Modus.

 

Die Bedeutung des Pin-Modus

Der Pin-Modus ist sehr nützlich, wenn Sie nachvollziehen möchten, welcher Mitarbeiter Termine erstellt, verändert oder gelöscht hat.
Damit Sie sich nicht erst immer aus- oder einloggen müssen, gibt es die Möglichkeit, den PIN Modus zu verwenden.

So setzten Ihre Mitarbeiter ihre PIN

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf “Einstellungen”.
  2. Wählen Sie unter der Überschrift “Mitarbeiter” die Funktion: “gewünschte Mitarbeiter hinzufügen, entfernen oder ändern” aus.
  3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus.
  4. Gehen Sie zu „PIN Einstellung“.
  5. Tippen Sie die neue PIN und die Wiederholung ein.
  6. Bestätigen Sie, in dem Sie auf „PIN setzten“ klicken.



Kontrolle durch das Protokoll
Wenn Sie das Protokoll rechts oben aufrufen, können Sie überprüfen, welcher Mitarbeiter welche Änderung vorgenommen hat:


Einsehen der PINS
Die Administratoren können sich in der Übersicht der Mitarbeiter die PINs anzeigen lassen, indem Sie das Häkchen bei „Zeige PINS“ setzten:

Mitarbeiter, die in ihrem Profil keine Pin gesetzt haben, können demnach dann auch keine Terminänderungen vornehmen:

Pin Abfrage

Hier finden Sie die Erklärung zur Aktivierung des PIN-Modus.

Möglichkeiten für die Rechteverteilung

Um die Verteilung der Rechte zu erklären, zeigen wir Ihnen an folgenden Beispielen, welche Möglichkeiten es gibt.


Einfache Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, mit nur einem einzigen Benutzer-Login zu arbeiten, was bedeutet, dass sich alle Mitarbeiter nur über diesen einzigen Account anmelden können.
Auf dem Bild ist zu sehen, dass nur die Inhaberin einen Login hat. Die Mitarbeiter können sich folglich nur über diesen anmelden und haben gleichzeitig die gleichen Rechte:Rechtevertilung Beispiel 1
ProContra

  • durch den einen Benutzer-Login ist die Übersicht optimal und die Verwaltung sehr einfach.

  • Einstellungen können aus versehen durch Mitarbeiter geändert werden.
  • Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, muss das Passwort geändert werden, damit dieser keinen Zugang mehr hat.
  • Bei Änderung des Passwortes muss dieses erst wieder jedem Mitarbeiter mitgeteilt werden.


Wenn das Passwort für den Salon-Login vom Administrator im Browser gespeichert wird, ist es geheim und die Mitarbeiter können sich nicht von Außerhalb anmelden und es muss folglich bei einem Mitarbeiterwechsel auch nicht geändert werden.


Komplexe Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, nur für den Inhaber den Account mit dem Recht des Administrators zu erstellen (zusätzlich kann dieser natürlich auch noch weitere Rechte haben). Alle weiteren Mitarbeiter würden einen sogenannten „Salon-Login“ bekommen, der alle für sie wichtigen Rechte enthält.

ProContra

  • Mitarbeiter können keine globalen Einstellungen verändern.

  • Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, muss das Passwort geändert werden, damit dieser keinen Zugang mehr hat.
  • Bei Änderung des Passwortes muss dieses erst wieder jedem Mitarbeiter mitgeteilt werden.

Wenn das Passwort für den Salon-Login vom Administrator im Browser gespeichert wird, ist es geheim und die Mitarbeiter können sich nicht von Außerhalb anmelden und es muss folglich bei einem Mitarbeiterwechsel auch nicht geändert werden.

Individuelle Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, jedem Mitarbeiter seinen eigenen Benutzer-Login zu geben, wodurch die Rechte ganz individuell eingestellt werden können. In diesem Beispiel hat die Praktikantin keinen persönlichen Benutzer-Login:
ProContra

  • Die Mitarbeiter können nur Änderungen in Ihrem persönlichen Benutzer-Login vornehmen, soweit ihre Rechte dies zulassen.
  • Nachvollziehbarkeit bei vorgenommenen Änderungen.
  • Gezielte Sperrung einzelner Mitarbeiter möglich.

  • Ohne Pin-Modus besteht ein ständiges ein-/ausloggen bei nur einem vorhandenen Computer.

Unsere Empfehlung
Wir empfehlen:

  • Lediglich ein oder zwei Mitarbeiter (z. Bsp. der Inhaber und die Salonleitung) genießen die Rechte des Administrators. So gewähren Sie, dass nicht alle Mitarbeiter globale Änderungen vorhnehmen können.
  • Alle Mitarbeiter nutzen im Alltag den Salon-Login.
  • Mitarbeiter, welche die Belbo Kalender-App auf dem privaten Handy nutzen, oder den Kalender auch von zu Hause aus öffnen möchten, erhalten einen eigenen Login mit den gewünschten Rechten.

Der Mitarbeiter, der das Admin-Recht sowie Zugriff auf die Arbeitszeiten hat, kann folglich auch über die Termine und die Kundendatenbank verfügen. Die ersten beiden Rechte überwiegen sozusagen die anderen beiden.

Ansichtsberechtigung

Die Ansichtsberechtigung kann nur vom Administrator eingestellt werden und bestimmt darüber, welche Mitarbeiter dem Mitarbeiter xy im Kalender angezeigt werden.

So stellten Sie die Ansichtsberechtigung ein:

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf „Einstellungen“.
  2. Wählen Sie unter der Überschrift „Personal“ die Funktion: „gewünschte Mitarbeiter hinzufügen, entfernen oder ändern“ aus.
  3. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus.
  4. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie links „Ansichtsberechtigung“ auswählen.
  5. Setzten zur Bearbeitung das Häkchen bei „Sicht des Mitarbeiters auf folgende Mitarbeiter einschränken“.
  6. Wählen Sie aus, welche Mitarbeiter dem gewünschte Mitarbeiter in seiner Ansicht angezeigt werden sollen.
  7. Schliessen Sie die Eingabemaske durch Klick auf das X.
Bei der Einschränkung der Ansichtsberechtigung eines Mitarbeiters kann dieser in seiner persönlichen Kalenderansicht nur zwischen den Mitarbeitern auswählen, die Sie für seine Ansicht zulassen.