Alles zum Thema: Rechte

Benutzerhistorie

Viele der im System stattfindenden Änderungen können im Nachhinein einem Benutzer zugeordnet werden. Falls Sie diese Informationen auswerten wollen, finden Sie hier die Informationen, wie Sie an diese Änderungshistorien gelangen können.

Terminprotokoll

Im Terminprotokoll finden Sie Informationen darüber, wer, wann welche Terminänderungen vorgenommen hat. Weitere Informationen finden Sie hier: Terminprotokoll. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie bereits die Mitarbeiter-PIN-Funktion nutzen.

Kundenänderungsprotokoll

Änderungen in der Kundenkartei werden nicht auf PIN Basis ausgewertet, können aber einem Login zugeordnet werden. Alle Informationen zum Kundenänderungsprotokoll finden Sie hier: Kundenhistorie

Einstellungshistorie

Einige allgemeine Einstellungsänderungen lassen sich in der globalen Einstellungshistorie einsehen. Dazu gehört die Anlage, das Bearbeiten oder das Löschen von Einstellungen. Beachten Sie, dass das Protokoll nur schwer lesbar ist. Es lässt aber grundsätzlich Rückschlüsse darauf zu, ob, wann und von wem Änderungen auf Login-Ebene durchgeführt wurden. Die Einstellungshistorie finden Sie unter „Einstellungen“ -> „Konto“ -> „Einstellungshistorie“.

Loginhistorie

Außerdem können wir auf Anfrage eine Loginhistorie exportieren. Diese beinhalten den Zeitpunkt der Logins für einen gegebenen Benutzer. Voraussetzung für die Anforderung der Historie ist eine Autorisierung durch den Inhaber des Kalenders, sowie die Angabe folgender Informationen:

  • Ihre Kalenderadresse (URL)
  • Zeitraum: Ab Datum.. bis Datum. Dieser Zeitraum darf sich nicht über mehr als 1 Jahr erstrecken.
  • Login-E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Logins, dessen Loginhistorie angefordert wird.

Senden Sie diese Anfrage an „info@belbo.com“.

Tipp

Richten Sie getrennte Logins für administrative Zwecke und das Tagesgeschäft ein und ordnen Sie unterschiedliche Berechtigungen zu. Wie das funktioniert erfahren Sie hier:
Rechteverteilung

Passwort eines Mitarbeiters ändern

Ihre Mitarbeiter können sich mit eigenen Login in den Kalender einloggen. Diese Login können mit bestimmten Rechten versehen werden, sodass Sie festlegen können, welche Ihrer Mitarbeiter auf bestimmte Funktionen Zugriff haben. Sie können die Passwörter Ihrer im Kalender eingetragenen Mitarbeiter ändern.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Mitarbeiter > Klick auf den gewünschten Mitarbeiter > Passwort ändern

Weiterlesen 

Möglichkeiten für die Rechteverteilung

Um die Verteilung der Rechte zu erklären, zeigen wir Ihnen an folgenden Beispielen, welche Möglichkeiten es gibt.


Einfache Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, mit nur einem einzigen Benutzer-Login zu arbeiten, was bedeutet, dass sich alle Mitarbeiter nur über diesen einzigen Account anmelden können.
Auf dem Bild ist zu sehen, dass nur die Inhaberin einen Login hat. Die Mitarbeiter können sich folglich nur über diesen anmelden und haben gleichzeitig die gleichen Rechte:Rechtevertilung Beispiel 1
ProContra

  • durch den einen Benutzer-Login ist die Übersicht optimal und die Verwaltung sehr einfach.

  • Einstellungen können aus versehen durch Mitarbeiter geändert werden.
  • Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, muss das Passwort geändert werden, damit dieser keinen Zugang mehr hat.
  • Bei Änderung des Passwortes muss dieses erst wieder jedem Mitarbeiter mitgeteilt werden.


Wenn das Passwort für das Team-Login vom Administrator im Browser gespeichert wird, ist es geheim und die Mitarbeiter können sich nicht von Außerhalb anmelden und es muss folglich bei einem Mitarbeiterwechsel auch nicht geändert werden.


Komplexe Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, nur für den Inhaber den Account mit dem Recht des Administrators zu erstellen (zusätzlich kann dieser natürlich auch noch weitere Rechte haben). Alle weiteren Mitarbeiter würden einen sogenannten „Team-Login“ bekommen, der alle für sie wichtigen Rechte enthält. Mehr zum Team Login erfahren Sie hier.

ProContra

  • Mitarbeiter können keine globalen Einstellungen verändern.

  • Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, muss das Passwort geändert werden, damit dieser keinen Zugang mehr hat.
  • Bei Änderung des Passwortes muss dieses erst wieder jedem Mitarbeiter mitgeteilt werden.

Wenn das Passwort für den Team-Login vom Administrator im Browser gespeichert wird, ist es geheim und die Mitarbeiter können sich nicht von Außerhalb anmelden und es muss folglich bei einem Mitarbeiterwechsel auch nicht geändert werden.

Individuelle Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, jedem Mitarbeiter seinen eigenen Benutzer-Login zu geben, wodurch die Rechte ganz individuell eingestellt werden können. In diesem Beispiel hat die Praktikantin keinen persönlichen Benutzer-Login:
ProContra

  • Die Mitarbeiter können nur Änderungen in Ihrem persönlichen Benutzer-Login vornehmen, soweit ihre Rechte dies zulassen.
  • Nachvollziehbarkeit bei vorgenommenen Änderungen.
  • Gezielte Sperrung einzelner Mitarbeiter möglich.

  • Ohne Mitarbeiter-PIN besteht ein ständiges ein-/ausloggen bei nur einem vorhandenen Computer.

Unsere Empfehlung
Wir empfehlen:

  • Lediglich ein oder zwei Mitarbeiter (z. Bsp. der Inhaber und die Salonleitung) genießen die Rechte des Administrators. So gewähren Sie, dass nicht alle Mitarbeiter globale Änderungen vorhnehmen können.
  • Alle Mitarbeiter nutzen im Alltag den Team-Login.
  • Mitarbeiter, welche die Belbo Kalender-App auf dem privaten Handy nutzen, oder den Kalender auch von zu Hause aus öffnen möchten, erhalten einen eigenen Login mit den gewünschten Rechten.

Der Mitarbeiter, der das Admin-Recht sowie Zugriff auf die Arbeitszeiten hat, kann folglich auch über die Termine und die Kundendatenbank verfügen. Die ersten beiden Rechte überwiegen sozusagen die anderen beiden.

Ansichtsberechtigung

Die Ansichtsberechtigung kann nur vom Administrator eingestellt werden und bestimmt darüber, welche Mitarbeiter dem Mitarbeiter xy im Kalender angezeigt werden.

So stellten Sie die Ansichtsberechtigung ein:

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf „Einstellungen“.
  2. Wählen Sie unter der Überschrift „Personal“ die Funktion: „gewünschte Mitarbeiter hinzufügen, entfernen oder ändern“ aus.
  3. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus.
  4. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie links „Ansichtsberechtigung“ auswählen.
  5. Setzten zur Bearbeitung das Häkchen bei „Sicht des Mitarbeiters auf folgende Mitarbeiter einschränken“.
  6. Wählen Sie aus, welche Mitarbeiter dem gewünschte Mitarbeiter in seiner Ansicht angezeigt werden sollen.
  7. Schliessen Sie die Eingabemaske durch Klick auf das X.
Bei der Einschränkung der Ansichtsberechtigung eines Mitarbeiters kann dieser in seiner persönlichen Kalenderansicht nur zwischen den Mitarbeitern auswählen, die Sie für seine Ansicht zulassen.