Es kann passieren, dass Ihre Kasse einen negativen Bargeldbestand zeigt und das Speichern des Tagesabschlusses nicht möglich ist. Hier erläutern wir die Ursachen und die Behebung.
Wenn die Kasse einen negativen Bargeldbestand hat, lässt sich der Tagesabschluss nicht speichern:
Ursachen
Dies kann mehrere Ursachen haben. In jedem Falle liegt es aber an mangelnder Sorgfalt in der Kassenführung.
- Es wurde an diesem Tag häufig Trinkgeld per Karte gezahlt, welches der Bargeldkasse entnommen werden sollte. Dies ist aber nicht geschehen, sodass nicht auffiel, dass das gegebene Trinkgeld höher war, als der tatsächlich entnehmbare Bestand.
- Der tatsächliche Bargeldbestand des Vortages stimmte nicht mit der Summe im Tagesabschluss überein. Es wurde entweder die Kasse nicht gezählt oder die Differenz nicht korrigiert.
- Es wurde eine größere Retour gebucht, welche nicht mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld an den Kunden ausgezahlt werden konnte.
Natürlich kann die Ursache auch eine Kombination dieser Ursachen sein.
Behebung des negativen Kassenstandes
Um das Problem zu beheben, muss der Sachverhalt genau geprüft und mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld abgeglichen werden.
Details prüfen
- Wurde eventuell ein tatsächlich in Bar gezahlter Termin falsch kassiert? Hier kann die Zahlungsart im Nachhinein korrigiert werden.
- Wurde bei einer Trinkgeldzahlung per EC zu viel abgerechnet? Die entsprechende Rechnung muss storniert und neu kassiert werden.
Ausgaben kontrollieren
Wurde versehentlich eine zu hohe Ausgabe gebucht? Diese kann gelöscht und neu eingegeben werden.
Einlage buchen
Sollte die Ursache nicht gefunden werden können, muss eine Kasseneinlage gebucht werden, um den Wert der Bargeldkasse auf den tatsächlichen Wert auszugleichen. Dieser Vorfall sollte am besten dem Steuerbüro gemeldet werden.
Fehlern vorbeugen
- Um zu vermeiden, dass die Kasse einen falschen Betrag ausweist, ist es wichtig, die Kasse allabendlich zu zählen und mit der im Belbo Tagesabschluss gezeigten Summe zu vergleichen.
- Das Zählprotokoll hilft beim Zählen und Prüfen des Kassenstandes.
- Bei Abweichungen muss die Ursache der Abweichung gefunden und das Problem am selben Tag behoben werden.
- Sollte viel Trinkgeld per Karte gezahlt werden, kann dies auch auf dem Konto verbleiben, anstatt es aus der Bargeldkasse zu entnehmen.
- Die Richtlinien zur ordentlichen Kassenführung finden Sie in unserem Kassenhandbuch (PDF).