Idealerweise wird täglich ein sorgfältig geprüfter Tagesabschluss erstellt, welcher keiner nachträglichen Korrektur bedarf. Sollte eine Korrektur dennoch nötig sein, können Sie in Belbo bereits erstellte Tagesabschlüsse neu erstellen. Dieser Artikel beschreibt, wie dies technisch geht. Bitte beachten Sie die in Ihrem Land geltende Gesetzeslage. Gegebenenfalls verstoßen Sie mit nachträglichen Korrekturen gegen rechtliche Bestimmungen.
Tagesabschluss als gelöscht markieren
Sollten Sie den Abschluss eines Tages bereits gespeichert haben, obwohl dieser noch nicht korrekt ist, kann er neu erstellt werden.
- Öffnen Sie den Abschluss, indem Sie unter Kasse » Abschlüsse auf das Datum des gewünschten Abschlusses klicken.
- Unter „Optionen“ wählen Sie „Tagesabschluss als gelöscht markieren“
- Der Tagesabschluss ist nun entfernt und kann nach Vornahme der gewünschten Korrekturen neu erstellt werden.
- Nutzen Sie das Kommentarfeld im Abschlussdialog, um transparent zu dokumentieren, warum eine Korrektur vorgenommen wurde.
Korrekturnummer und Abschlussnummer
Es wird nach jeder Korrektur eine neue Abschlussnummer vergeben und es ist ersichtlich, dass es sich um eine Korrektur handelt. Bei mehreren Korrekturen desselben Tages erhöht sich die Korrekturnummer.
Der ursprünglich gemachte Abschluss behält die ihm zugewiesene Abschlussnummer. Diese Nummer „fehlt“ nun in der Übersichtsliste. Der ursprüngliche Abschluss ist jederzeit im aktuellen Abschluss unter „Historie“ zu finden.
Korrekturen von in der Vergangenheit liegenden Abschlüssen
Tagesabschlüsse bauen aufeinander auf. Dies gilt vor allem für den morgendlichen Bargeldbestand, welcher stets mit dem abendlichen Bestand des vorherigen Abschlusses abgeglichen wird. Wird ein in der Vergangenheit liegender Tagesabschluss gelöscht, wird in allen danach erstellten Abschlüssen eine Warnung angezeigt, da sich der Bargeldbestand nach Löschung eines Abschlusses in der Regel verändert.
Korrektur ohne Veränderung des Bargeldbestandes
Sollten Sie einen vergangenen Abschluss gelöscht haben, da Sie eine Buchung ohne Bargeldbezug korrigieren wollten, kann der Abschluss neu gespeichert werden. Die Warnungen der folgenden Tage werden automatisch wieder entfernt, wenn sich am Bargeldbestand nichts ändert.
Die Abschlussnummern sind nun nicht mehr fortlaufend, da eine neue Abschlussnummer vergeben wurde.
Je mehr Korrekturen Sie vornehmen, desto ungepflegter ist der Gesamteindruck Ihrer Kasse, was bei einer eventuellen Prüfung Fragen aufwerfen kann. Durch gewissenhafte tägliche Prüfung aller Buchungen kann dies vermieden werden.
Korrektur mit Veränderung des Bargeldbestandes
Wir empfehlen die Nutzung des Zählprotokolls, um den Bargeldbestand täglich zu dokumentieren.
Wird der Bargeldbestand eines in der Vergangenheit liegenden Tages verändert, betrifft dies auch alle folgenden Tage. Dies bedeutet, dass die falsche Summe an keinem der Folgetage aufgefallen ist, was auf mangelnde Sorgfalt beim Zählen der Bargeldsumme rückschließen lässt.
Es ist technisch möglich, die folgenden Abschlüsse, beginnend in der Vergangenheit bis in die Gegenwart, neu zu erstellen, sodass diese in der Folge auf dem neu eingegebenen Bargeldbestand aufbauen. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass die gegenwärtig tatsächlich in der Kasse befindliche Bargeldsumme korrekt erreicht wird.
Bitte besprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro, wie eine eventuelle Abweichung des tatsächlichen Bestandes dokumentiert und korrigiert werden kann.
