Mit Belbo können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Teammitglieder minutengenau erfassen. Im Kalender wird neben den im Dienstplan eingetragenen Schichten auch der tatsächliche Arbeitszeitbeginn und das Arbeitszeitende der jeweiligen Teammitglieder angezeigt. Eine monatliche Auswertung gibt Aufschluss über die geleisteten Stunden.
Arten der Arbeitszeiterfassung in Belbo
Sie können über verschiedene Arten die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erfassen:
- Empfohlen Arbeitszeiterfassung über die Sollzeiten: Diese Art der Erfassung eignet sich für fest angestellte Mitarbeiter, welche festen Sollzeiten haben. Das Erfassen von Überstunden und Minusstunden kann minutengenau vorgenommen werden. Mehr lesen
- Arbeitszeiterfassung über den Dienstplan: Diese Art der Erfassung eignet sich für Freelancer*innen und Stundenkräfte, welche keine festen Sollzeiten haben. Mehr lesen
- Einfache Arbeitszeiterfassung allein über den Dienstplan: Sie tragen die geplanten Stunden in den Dienstplan ein und entnehmen die Arbeitsstunden den Dienstplanexporten. Dies ist nur für Unternehmen geeignet, in welchen keine Über- oder Minusstunden genommen werden.
Nachdem Sie sich für eine der beiden ersten Varianten entschieden haben, können Ihre Mitarbeiter*innen die Checkin-Funktion direkt im Kalender nutzen. Je nachdem, welche Variante Sie gewählt haben, werden die im Dienstplan eingetragenen Arbeitszeiten oder die Sollzeiten in der Akte eines Teammitgliedes als Grundlage für die Berechnung der Über- und Minusstunden berücksichtigt.
Arbeitszeitbeginn
Sind für ein Teammitglied Arbeitszeiten eingetragen, wird die Schaltfläche „Arbeitszeitbeginn“ im oberen Bereich des Kalenders angezeigt. Bis die Person sich eingeloggt hat, sind deren Arbeitszeiten und Termine transparent angezeigt.
Beispiel für Arbeitszeitbeginn im Kalender:
Arbeitszeitende
Nach Dienstschluss können Ihre Teammitglieder auschecken, sodass Sie erkennen können, wann sie das Geschäft verlassen haben.
Beispiel für Kalender mit Arbeitszeitende:
Pausenzeiten
Sie können selbst entscheiden, ob Ihre Teammitglieder zu ihren Pausen ein- und auschecken sollen:
- Wenn Sie Ihren Teammitgliedern vertrauen, dass sie die im Kalender eingetragenen Pausen korrekt befolgen, müssen sie sich nicht ein- und auschecken. Die Arbeitszeitenerfassung erfasst die Pausenzeiten korrekt.
- Wenn Sie kontrollieren möchten, ob Ihre Teammitglieder die Pausenzeiten einhalten, können Sie auch festlegen, dass zum Pausenbeginn aus- und zur Wiederaufnahme der Arbeit eingecheckt wird. Sollte der Mitarbeiter z.B. eine deutlich längere oder kürzere Pause machen als geplant, wird auch dies korrekt erfasst.
- Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie die Pausen Ihrer Mitarbeiter als Terminart „Pause“ in den Kalender eintragen, oder ob Sie im Dienstplan mehrere Arbeitszeiten hinterlegen. Die Arbeitszeiterfassung berücksichtigt beide Varianten. Wenn Sie mehrere Arbeitszeiten verwenden, beachten Sie bitte die Option „Arbeitszeitenlücken“ (siehe unten).
Im obigen Beispiel wird in der Auswertung der Arbeitszeiterfassung in allen Varianten davon ausgegangen, dass Teammitglieder die vorgesehenen Pausen nehmen, auch wenn sie sich zu den Pausenzeiten nicht aus- und wieder einchecken. Sollte es in Ihrem Team vorkommen, dass Personen Pausenzeiten nicht beachten, empfehlen wir dringend, dass sie sich auch zu den Pausen ab- und wieder anmelden müssen.
Arbeitszeitenlücken als Arbeitszeit zählen
Wenn Sie wie im obigen Beispiel auf der rechten Seite die Pausen durch 2 oder mehr Arbeitszeiten im Kalender darstellen, haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, wie die Erfassung sich verhält. Im Reiter „Einstellungen“ der Arbeitszeiterfassung finden Sie die Option „Arbeitszeitenlücken“.
Ist diese Option deaktiviert, wird stets die volle Pausenzeit angenommen, egal, ob Teammitglieder sich in einer einstündigen Pause nur 10 Minuten aus- und wieder einloggen. Wenn Sie also wünschen, dass bei der Nutzung mehrerer Arbeitszeiten die genaue eingeloggte Zeit berechnet wird, aktivieren Sie diese Option. Sollte ein Teammitglied sich gar nicht während der Lücke ausloggen, wird diese dann als Überstunde gezählt.
Arbeitszeit Auswertung
Unter Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Auswertung erhalten Sie einen Vergleich der eingetragenen und der eingecheckten Arbeitszeiten.
Die Auswertung geschieht monatsweise und zeigt in einer übersichtlichen Tabelle die geplante und die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Urlaubs- oder Krankheitstage werden dabei berücksichtigt. Teammitglieder mit Adminrechten können hier die Arbeitszeiten korrigieren bzw. vergessenes Auschecken nachtragen.
In der Tabelle am rechten Rand der Mitarbeiterzeile finden Sie die Aufstellung der geplanten Arbeitszeit, der Pausenzeiten und der eingecheckten Zeiten, sowie die Zahl der geleisteten Über- bzw. Unterstunden:
Im obigen Beispiel sind für die Mitarbeiterin 160 Arbeitsstunden im Dienstplan vorgesehen. Sie war 160,32 Stunden eingeloggt, was 0,32 Überstunden für diesen Monat entspricht.
Automatische Pausen
In den Dienstplaneinstellungen ist es möglich, automatische Pausenzeiten zu aktivieren. Sollten an einem Tag keine Pausen für einen Mitarbeiter eingegeben sein, wird automatisch die gesetzlich vorgeschriebene Pausenzeit angenommen. Dies macht dann Sinn, wenn Ihre Mitarbeiter zuverlässig ihre Pausen in korrekter Länge spontan am Tag nehmen, ohne diese vorher festlegen zu wollen. Wir empfehlen jedoch, feste Pausen zu planen, bzw. beim spontanen Nehmen von Pausen auch diese stets einzutragen.
Sollte die Funktion aktiv sein, erkennen Sie dies an den Sternchen-Markierungen in der Auswertung:
Sollte diese Funktion nicht gewünscht sein, können Sie sie in den Dienstplaneinstellungen vollständig deaktivieren. Wenn Sie diese Funktion nur im Dienstplan, nicht aber in der Arbeitszeiterfassung nutzen wollen, können Sie die entsprechende Option im Einstellungen-Reiter der Arbeitszeiterfassung aktivieren:
