Versandte E-Mail nicht im Postfach

Es kann passieren, dass Kunden sich bei Ihnen melden, wenn sie bestimmte E-Mails nicht in ihrem Postfach finden. Dazu gehören zum Beispiel:

Es kann sich aber auch um Belbo-System-E-Mails handeln, welche Sie als Inhaber eines Belbo-Kalenders erwarten und nicht auffinden können. Dazu gehören zum Beispiel:

Wenn Sie sicher sind, dass die entsprechende Mail verschickt wurde, sie also zum Beispiel im Reiter „Nachrichten“ der Kundenakte zu finden ist, liegt es vermutlich am Postfach des Kunden, dass sie dort nicht auffindbar ist.

Automatische Postfachregeln (z.B. Google Mail)

Manche E-Mail-Dienste, allen voran Google Mail, bieten dem Nutzer an, E-Mails vorzusortieren, sodass nicht mehr alle Nachrichten im normalen E-Mail-Postfach landen. Nachrichten, die Google als erwünschte Werbung oder Benachrichtigung einstuft, können etwas versteckt aufgerufen werden. Bitte Sie den Kunden, diese Postfächer zu prüfen und gegebenenfalls die automatisch erstellte Regel zu ändern:

Eigene Postfachregeln

Bei allen E-Mail-Diensten können eigene Regeln für bestimmte Absender erstellt werden. Wurde in der Vergangenheit festgelegt, dass Nachrichten von Ihrem Unternehmen immer als „Gelesen“ markiert und archiviert werden sollen, können auch andere Nachrichten davon betroffen sein.

Anwendungsbeispiel:
Sie lassen sich jeden Morgen die Terminsicherung senden, möchten diese aber nicht ungelesen im Postfach haben, sondern nur im Notfall darauf zugreifen können. Auch Mails desselben Absenders können entsprechend behandelt werden, wenn Sie diese Regel auf den Absender (z.B. termine@belbo.com) festgelegt haben.

Abgelehnte Nachrichten und Spam

Ihre Kunden haben die Möglichkeit, Ihre Newsletter oder Erinnerungsnachrichten als Spam zu markieren, wenn sie diese nicht mehr erhalten möchten. In diesem Falle werden künftige Nachrichten auch in den Spam-Ordner sortiert.

Manche E-Mail-Dienstleister können diese Entscheidung auch selbständig treffen. Es gibt internationale Richtlinien, mit welchen E-Mail-Dienstleister untereinander festlegen, welche Absender als Spam-Versender eingestuft werden. Der Dienst, welchen wir für den Versand von Mails nutzen, hat einen exzellenten Ruf und wird sehr selten als Spam markiert. Dennoch kann es vereinzelt dazu kommen.

Wir bitten Sie um Verständnis, dass wir hier keinen Einfluss haben. Ihr Kunde kann den Absender als sicher markieren, um künftige Nachrichten wieder zu erhalten.