Mitarbeiterakte

In der Mitarbeiterakte können Sie alle wesentlichen Daten eines Mitarbeiters einsehen und verändern.


Grundeinstellungen

Einstellungen
In den Einstellungen können Sie Mitarbeiterbild, Name und Geschlecht festlegen. Darüber hinaus gibt es weitere Einstellungen:

  • Kalenderfarbe: Legen Sie die Farbe fest, welche die Arbeitszeiten dieser Mitarbeiterin im Kalender haben
  • Mitarbeiterrolle: Weisen Sie eine geeignete Rolle zu, um die Mitarbeiterin in Kalendergruppen oder Kompetenzen zuordnen zu können
  • Zusätzliche Informationen: Infos zu diesem Mitarbeiter, die dem Kunden in Erinnerungs- und Bestätigungsmails angezeigt werden kann
  • Geplante Stunden und Jahresurlaub: Notieren Sie hier die vertraglich festgelegten Zeiten, um jederzeit nachsehen zu können.
  • Im Kalender verstecken: Blendet die Mitarbeiterin aus dem Kalender aus, ohne das Profil zu löschen
  • Persönliche Kalenderansicht speichern: Zeigt eine festgelegte Ansicht, die von den Grundeinstellungen abweichen kann. Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie hier.

Onlinebuchung
Legen Sie hier fest, ob der Mitarbeiter von Kunden online gebucht werden kann. Beachten Sie, dass er auch buchbar bleibt, wenn „Online buchbar“ zwar deaktiviert ist, die „Egal welcher Mitarbeiter“-Funktion aber noch aktiviert ist.

Zugriffsbeschränkung
Wenn Sie wünschen, dass der Mitarbeiter nur auf den aktuellen Tag und die Zukunft sehen und keine vergangenen Termine bearbeiten kann, wählen Sie „Terminansicht auf den aktuellen Tag und die Zukunft beschränken“ aus.
Wenn der Mitarbeiter lediglich ausgewählte Kollegen sehen darf, beschränken Sie die Sicht des Mitarbeiters. Achtung: Wenn Sie neue Mitarbeiter hinzufügen, müssen diese gegebenenfalls hier aktiviert werden, damit dieser Mitarbeiter sie sehen kann.

PIN-Einstellungen
Legen Sie hier die PIN des Mitarbeiters und die damit verbindenen Rechte fest. Mit der PIN kann er sich zukünftig identifizieren. Mehr Informationen zur Mitarbeiter-PIN finden Sie hier.

Abwesenheiten
Wenn Sie im Dienstplan für diesen Mitarbeiter Abwesenheiten eingetragen haben, können Sie diese hier einsehen.

Dashboard
Im Dashboard finden Sie Informationen zu Gesamtumsatz, Umsatz pro Arbeitsstunde und zur Arbeitszeit. Außerdem können Sie Umsatzdetails und die Termine dieses Mitarbeiters einsehen. Diese Daten sind nach Datum filterbar, sodass Sie einen beliebigen Zeitraum einsehen können.

Mitarbeiter löschen
Rechts oben in der Mitarbeiterakte finden Sie die Schaltfläche „Optionen“, wo Sie den Mitarbeiter löschen können.

Mitarbeiter lassen sich nur löschen, wenn alle zukünftigen Termine vollständig aus der Spalte des Mitarbeiters entfernt wurden.

Alternativ zur Löschung können Sie auch eine Rolle anlegen, welche die Eigenschaft „Rolle für gelöschte Mitarbeiter“ erhält.

Name und Anzeigename

Sobald Sie Ihrem Mitarbeiter einen eigenen Login zugewiesen haben, können Sie zwischen Name und Anzeigename unterscheiden. Der Name ist mit den echten Daten zu befüllen und für Kunden unsichtbar (z.B. „Silvia Schmidt“). Der Anzeigename wird in Kalender und Onlinebuchung genutzt und kann auch ein Spitzname sein, unter welchem Kollegen und Kunden den Mitarbeiter kennen („Silvie“).

Login erstellen

Wenn Ihr Mitarbeiter einen eigenen Login erhalten soll, um sich zum Beispiel von zu Hause oder dem Handy aus in den Kalender einloggen zu können, legen Sie ihn im Tab „Login erstellen“ fest. Bitte denken Sie daran, nach der Erstellung des Login unter Einstellungen > Mitarbeiter > Rechte die Rechte für diesen Zugang festzulegen. Mehr zum Anlegen eines neuen Logins finden Sie hier.
Nachdem Sie einen eigenen Login erstellt haben, können Sie an dieser Stelle das Passwort des Mitarbeiters ändern.

Datenschutz

Wichtig: Ihre Mitarbeiter haben ein Recht auf Datenschutz. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter regelgerecht verwenden. Dazu gehört zum Beispiel die Verwendung von Mitarbeiterfotos und -namen auf Ihrer Website oder in der Onlinebuchung, die nur nach ausdrücklicher Zustimmung durch den betroffenen Mitarbeiter erfolgen darf. Lassen Sie sich hierzu am besten eine Einwilligungserklärung unterschreiben.

  • Bilder: Das Mitarbeiterfoto wird Kollegen im Kalender und Kunden in der Onlinebuchung gezeigt und dient als Orientierungshilfe. Ist Ihr Mitarbeiter nicht mit der Veröffentlichung einverstanden, können Sie es zum Beispiel durch einen Avatar ersetzen, also ein dem Mitarbeiter ähnliches Comic-Bild, welches Sie kostenfrei im Internet erstellen können.
  • Name: Im Mitarbeiterprofil bei Belbo wird zwischen Mitarbeitername und Anzeigename unterschieden. Auch, wenn Sie in der Mitarbeiterakte den korrekten Namen vergeben, können Sie einen anderen Anzeigenamen wählen, welcher Kunden und Kollegen bei der Buchung gezeigt wird. Dies kann zum Beispiel der Vorname oder ein Spitzname sein, um den vollen Namen der Mitarbeiterin zu schützen.
  • Mitarbeiter in mehreren Standorten

    Sobald Sie Ihrem Mitarbeiter einen eigenen Login zugewiesen haben, können Sie ihn weiteren Standorten hinzufügen. Ihr Mitarbeiter kann dann mit den selben Zugangsdaten auf beide Standorte zugreifen.
    In diesem Fall wird auch in der Mitarbeiterakte zwischen Standorten unterschieden und Sie können für alle Standorte unterschiedliche Grundeinstellungen vornehmen.