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Zum Beispiel "Tagesabschluss", "Dienstplan erstellen"

Alles zum Thema: Mitarbeiter

Automatische Arbeitszeiten

In Belbo müssen auch die Dienstzeiten Ihrer Räume und Geräte gepflegt werden. So stellen Sie sicher, dass die benötigten Geräte stets für die Buchung zur Verfügung stehen. Wenn Sie wünschen, können Sie diesen Prozess auch automatisieren.
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Kategorien: Arbeitszeiten, Dienstplan, Ressourcen

Benutzerhistorie

Viele der im System stattfindenden Änderungen können im Nachhinein einem Benutzer zugeordnet werden. Falls Sie diese Informationen auswerten wollen, finden Sie hier die Informationen, wie Sie an diese Änderungshistorien gelangen können.

Terminprotokoll

Im Terminprotokoll finden Sie Informationen darüber, wer, wann welche Terminänderungen vorgenommen hat. Weitere Informationen finden Sie hier: Terminprotokoll. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie bereits die Mitarbeiter-PIN-Funktion nutzen.

Kundenänderungsprotokoll

Änderungen in der Kundenkartei werden nicht auf PIN Basis ausgewertet, können aber einem Login zugeordnet werden. Alle Informationen zum Kundenänderungsprotokoll finden Sie hier: Kundenhistorie

Einstellungshistorie

Einige allgemeine Einstellungsänderungen lassen sich in der globalen Einstellungshistorie einsehen. Dazu gehört die Anlage, das Bearbeiten oder das Löschen von Einstellungen. Beachten Sie, dass das Protokoll nur schwer lesbar ist. Es lässt aber grundsätzlich Rückschlüsse darauf zu, ob, wann und von wem Änderungen auf Login-Ebene durchgeführt wurden. Die Einstellungshistorie finden Sie unter „Einstellungen“ -> „Konto“ -> „Einstellungshistorie“.

Loginhistorie

Außerdem können wir auf Anfrage eine Loginhistorie exportieren. Diese beinhalten den Zeitpunkt der Logins für einen gegebenen Benutzer. Voraussetzung für die Anforderung der Historie ist eine Autorisierung durch den Inhaber des Kalenders, sowie die Angabe folgender Informationen:

  • Ihre Kalenderadresse (URL)
  • Zeitraum: Ab Datum.. bis Datum. Dieser Zeitraum darf sich nicht über mehr als 1 Jahr erstrecken.
  • Login-E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Logins, dessen Loginhistorie angefordert wird.

Senden Sie diese Anfrage an „info@belbo.com“.

Tipp

Richten Sie getrennte Logins für administrative Zwecke und das Tagesgeschäft ein und ordnen Sie unterschiedliche Berechtigungen zu. Wie das funktioniert erfahren Sie hier:
Rechteverteilung

Kategorien: Datenschutz, Mitarbeiter, Rechte, Terminbearbeitung
Tags: Sicherheit

Mitarbeiterakte » Onlinebuchung

Sie können festlegen, ob und wie ein Mitarbeiter für Ihre Kunden online buchbar ist.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Mitarbeiter > Klick auf den gewünschten Mitarbeiter

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Kategorien: Mitarbeiter, Onlinebuchung

Arbeitszeiten Kontrolle von der PK Coiffure

Schweizer FlaggeDieser Artikel ist insbesondere für Nutzer aus der Schweiz relevant.

Die Paritätische Kommission für das schweizerische Coiffeurgewerbe (PK Coiffure) kontrolliert die Einhaltung des Gesamtarbeitsvertrags in der schweizerischen Coiffeurbranche – und kontrolliert bspw. die Arbeitsbedingungen der GAV-unterstellten Firmen stichprobenweise oder auf Anzeige. Bei einer solchen Kontrolle haben die die SaloninhaberInnen vorzuweisen, dass Mitarbeitende und Lernende im Salon die gesetzliche Arbeitszeit nicht überschreiten und obligatorische Pausen eingehalten werden.
So schreibt die PK Coiffure auf Ihrer Webseite

Für Arbeitnehmende, auf welche die Arbeitszeitvorschriften des ArG anwendbar sind, ist die Arbeitszeit zu erfassen. Es muss für jeden Mitarbeitenden nachvollziehbar sein, wann er gearbeitet, die Pausen bezogen und die Arbeit beendet hat. Aufgrund von diesen Angaben kann überprüft werden, ob die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften des Arbeitsgesetzes eingehalten wurden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Arbeitszeitaufzeichnungen während 5 Jahren aufzubewahren.

Wenn die Arbeitszeiten und Pausen in Dienstplan und Kalender sauber gepflegt wurden, ist es einfach möglich, die entsprechenden Reports und Statistiken zu exportieren, die von der PK Coiffure gewünscht werden. Die Excel-Vorlage, die von der PK Coiffure vorgegeben wird, kann man optional hier herunterladen: 

Benötigte Informationen:


Allgemeine Personalinformationen

– Name
– Vorname
– Geburtsdatum
– AHV-Nr.

– Strasse
– PLZ
– Ort
– Land

– Arbeitspensum (in %)
– Ferientage/Jahr
– Kompensationssaldo Vorjahr

Diese Informationen können momentan noch nicht exportiert werden, es empfiehlt sich jedoch dafür ein Deckblatt pro Mitarbeiter in einem Programm wie Word von Microsoft Office oder OpenOffice (kostenlos) anzulegen.


Gelestete Arbeitszeit

Für jeden Tag muss pro Mitarbeiter folgende Punkte nachgewiesen werden können:

– Geleistete Arbeitszeit (Summe)

Dazu empfiehlt sich der Export von folgender Statistik:

Einstellungen > Statistiken > Auswertungen > Arbeitsmonate: Dieser Export zeigt für jeden Monat für alle Mitarbeiter die tägliche geleistete Arbeitszeit oder Absenzen an:


Detaillierte Arbeitszeiten

Die PK Coiffure kontrolliert nicht nur die geleistete Arbeitszeit, sondern auch die effektiven Pausen und Arbeitszeiten:

– Beginn der Arbeitszeit
– Ende der Arbeitszeit
– Beginn der Pause
– Ende der Pause

Dazu empfiehlt sich der Export von folgender Statistik: Einstellungen > Statistiken > Auswertungen > Arbeitswochen – HTML: Dieser Export zeigt für jede Woche für alle Mitarbeiter Beginn und Ende der Arbeits- und Pausenzeiten an:


Hinweis: Die PK Coiffure gibt vor, welche verschiedenen Arten von Abwesenheiten man unterscheiden soll:

– FE = Ferien-Kontrolle gem. Art. 33 GAV
– FT = Feiertags-Kontrolle gem. Art. 33 GAV
– Feiertage welche gem. kantonaler Gesetzgebung dem Sonntag gleichgestellt sind.
– KR = Krankheit
– KA = Kurzabsenz Wenn Mitarbeitende während der Arbeitszeit kurzzeitig nicht am Arbeitsort war, um privaten Verpflichtungen nachzukommen.
– UN = Berufsunfall oder Nicht-Betriebsunfall
– BE =  Bezahlte Urlaubstage gem. Art. 34 GAV
– MU = Mutterschaft-Urlaub gem. Art. 44 GAV
– TK = Tagungen und Kurse gem. Art. 35.2 GAV
– FW = Freier Wochentag an dem nicht gearbeitet wird. Z.B. montags oder sonntags.
– KO = Kompensation von Überstundenarbeit gem. Art. 25.3 GAV

Die Abwesenheitstypen können wie folgt ergänzt oder geändert werden: 
Kategorien: Dienstplan, Mitarbeiter

Einstellungshistorie

In der Einstellungshistorie können Sie nachvollziehen, welcher Mitarbeiter welche Einstellungen in Ihrem Belbo System verändert hat.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Konto > Einstellungshistorie

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Kategorien: Team

Mitarbeiterumsätze einsehen

Die Mitarbeiterumsätze können Sie an vielen Orten einsehen. Je nachdem ob Sie auch das Kassensystem nutzen, können Sie schnell und einfach auch Umsatzgruppen der Mitarbeiter vergleichen. Hier ein Überblick.

Ohne Kassensystem

Falls Sie das Kassensystem nicht verwenden, empfehlen wir das Mitarbeiter-Dashboard:

  1. Öffnen Sie den Kalender
  2. Klicken Sie auf Einstellungen
  3. Klicken Sie auf Mitarbeiter
  4. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, dessen Umsätze analysiert werden sollen
  5. Wählen Sie den Unterpunkt „Dashboard“ aus
  6. Weitere Informationen zum Dashboard finden Sie hier.

Mit Kassensystem

Bei Verwendung des Kassensystems gibt es an vielen Stellen Möglichkeiten Ihre Umsätze einzusehen:

  • Im Kassensystem im Bereich Abschlüsse ist die Einsicht je Mitarbeiter je Tag, Woche, Monat möglich. Gegliedert wird dies nach Umsatzart (Dienstleistung, Produkte, Gutscheine, Leistungspakete) und hier jeweils nach einer Gruppe.
  • Mit der Barometerfunktionen können Sie die Umsätze granular einsehen und selbst Regeln zur Umsatzermittelung definieren.
  • Mit der Tagesumsatzmail erhalten Sie die Umsätze Ihrer Mitarbeiter sehr einfach und übersichtlich per E-Mail
  • Die Funktion Mitarbeiterprovision ermöglich sehr simple Einsicht in die Umsätze Ihrer Mitarbeiter und erlaubt auch eine einfache prozentuale Provisionsermittlung
Kategorien: Mitarbeiter

Passwort vergessen

Sie haben Ihre Zugangsdaten vergessen und können sich nicht mehr in Ihre App oder Ihren Kalender einloggen? Sie haben folgende Optionen.

  • Prüfen Sie, ob die Feststelltaste auf Ihrer Tastatur aktiv ist. Dies kann dazuführen, dass das Passwort abgelehnt wird!
  • Prüfen Sie, ob Sie sich von einem anderen Gerät aus einloggen können und prüfen Sie dann ggf. nochmal den Benutzernamen.
  • Prüfen Sie, ob Sie die korrekte E-Mail-Adresse nutzen und bitten Sie gegebenenfalls einen eingeloggten Kollegen, die E-Mail-Adresse in Ihrem Profil zu prüfen.
  • E-Mail zusenden lassen

    Sie können sich an die E-Mail-Adresse, mit welcher Sie sich einloggen, eine Nachricht senden lassen, über welche Sie Ihr Passwort neu vergeben können. Diese Funktion finden Sie:

    Login-Seite

    Auf der Login-Seite ihres Kalenders unter der Passworteingabe. Um hierhin zu gelangen, müssen Sie sich gegebenenfalls ausloggen.

    Im Kalender

    Unter Einstellungen > Mitarbeiter nach Klick auf den Mitarbeiter, dessen Passwort Sie ändern möchten, im Tab „Login“. Hier können Sie „§Passwort ändern“ auswählen und anschließend auf „Passwort vergessen“ klicken.

    Sie erhalten eine E-Mail, mit Instruktionen zum Reset des Passwortes.

Wir empfehlen Ihnen aus Sicherheitsgründen alle 3 Monate ein neues, sicheres Passwort zu wählen.

Kategorien: Login, Mitarbeiter, Rechte

Mitarbeiter verlässt das Unternehmen

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, können Sie sicherstellen, dass dieser Mitarbeiter keinen Zugriff auf bestimmte Daten erhält. So können Sie Ihre Kundendaten schützen.

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Kategorien: Login, Mitarbeiter, Rechte
Tags: Datenschutz, Datensicherheit, Kündigung

Berechtigungen Ihrer Mitarbeiter beschränken

Wenn Sie verhindern möchten, dass Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Daten haben, können Sie den Zugriff beschränken. In Belbo stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, wie Sie die Berechtigungen Ihrer Mitarbeiter eingrenzen können.

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Kategorien: Mitarbeiter, Rechte
Tags: Berechtigungen, Datendiebstahl verhindern

Team-Login

Wenn Sie nicht allein im Unternehmen arbeiten, macht es großen Sinn, einen eigenen Login für Ihr Team zu erstellen. Diesem Login können Sie eigene Rechte zuweisen und so verhindern, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf Einstellungen und Statistiken haben. Diese Art des Logins, welche nicht direkt mit einem Mitarbeiter verknüpft ist, kann vom ganzen Team benutzt werden und ist gut geeignet, wenn alle ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag denselben Computer oder dasselbe Tablet nutzen.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Mitarbeiter > Rechte

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Kategorien: Mitarbeiter, Rechte, Team
Tags: Identifizierung, Mitarbeiterlogin, Team-Login, Teamlogin

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Dieses Online-Handbuch ist ein Service von belbo und erläutert unsere Kassen- und Terminplanungssoftware. Impressum