Berechtigungen Ihrer Mitarbeiter beschränken

Wenn Sie verhindern möchten, dass Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Daten haben, können Sie den Zugriff beschränken. In Belbo stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, wie Sie die Berechtigungen Ihrer Mitarbeiter eingrenzen können.

Anwendungsbeispiele:
Sie möchten verhindern, dass Mitarbeiter …

Einstellungen verändern können.
(Finanz-)Statistiken sehen können.
Kundendaten für eigene Zwecke kopieren können.

Begriffsklärung

In diesem Artikel werden folgende Begriffe verwendet:

Login: Kombination aus E-Mail-Adresse und Passwort, um sich überhaupt in den Kalender einloggen zu können.
Mitarbeiter-PIN: Kurzer Code, der zum Beispiel beim Eintragen oder Ändern von Terminen benötigt wird.

Logins für Ihre Mitarbeiter

Team-Login

Inhaber haben grundsätzlich einen Login, der Zugriff auf alle Funktionen in Belbo erlaubt. Wir empfehlen, diesen Login nicht an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben.
Sie können für Ihre Mitarbeiter ein Team-Login erstellen, dessen Berechtigungen Sie anschließend festlegen können. Den Team-Login nutzen alle Mitarbeiter gemeinsam im Geschäftsalltag. daher empfiehlt sich das Aktivieren der Mitarbeiter-PIN, um sehen zu können, welcher Mitarbeiter einen Termin angelegt oder verschoben hat.

Unser Tipp: Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Mitarbeiter das Passwort für den Team-Login kennen, können Sie dieses im Browser aller Computer speichern, die das Team im Alltag verwendet. Um einen Login von einem anderen Gerät zu verhindern, können Sie auch die Funktion Login-Zugriffsbeschränkung nutzen.

Mitarbeiter-Login

Wenn Sie einzelnen Mitarbeitern erweiterte Berechtigungen geben möchten, können Sie ihnen einen eigenen Login anlegen und anschließend die gewünschten Rechte vergeben.
→ Dies eignet sich für leitende Mitarbeiterinnen oder Rezeptionisten, welche zum Beispiel Einstellungen verändern oder Tagesabschlüsse erstellen sollen.

Rechte

Jedem Login können Sie eigene Rechte zuweisen. So können Sie festlegen, ob Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Bereiche haben oder Einstellungen verändern können.

Ein besonderes Augenmerk können Sie dabei auf die folgenden Rechte legen:

Kalenderrechte

Kundendatenbank

Mitarbeiter, die das Recht „Kundendatenbank“ nicht haben, können zwar auf den Hauptmenüpunkt „Kunden“ klicken. Sie können aber keine Kundenliste sehen. Mitarbeiter ohne dieses Recht können aber weiterhin die im Alltag wichtigen Daten sehen. Sie können bestimmte Kundenakten suchen und Termine für diese im Kalender eintragen. Ebenso können sie auf Kundenakten im Kalender klicken, um Einblick in die Kundendaten zu erhalten.
→ Wenn Sie eine Mitarbeiterin in Verdacht haben, Kundendaten zu kopieren, um diese für eigene Zwecke zu nutzen, können Sie ihr dieses Recht entziehen. Beachten Sie dabei auch, dass das Team-Login in dem Fall dieses Recht auch nicht haben sollte.

Konfiguration

Mitarbeiter, welche das Recht „Konfiguration“ nicht haben, können keine Einstellungen vornehmen.

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Preise einsehen

Mitarbeiter, welche das Recht „Preise einsehen“ nicht haben, können weder die Preise sehen noch die Kasse benutzen.

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Unsere Empfehlung

Mitarbeiter, welche im Alltag Kunden bedienen, kassieren und Termine vereinbaren sollen, können folgende Einstellungen haben:

Inhaberin im Vergleich zum Team-Login:

Kassenrechte

Kassenrechte einstellen

Legen Sie in den Kassenrechten fest, welche Ihrer Mitarbeiter die Kasse bedienen und welche Einstellungen sie vornehmen dürfen.

Unsere Empfehlung

Mitarbeiter, welche im Alltag Termine kassieren und die Abschlüsse des aktuellen Tages machen sollen, können folgende Einstellungen haben:

Inhaberin im Vergleich zum Team-Login:

Ansichtsbeschränkung

In der Akte jedes Mitarbeiters, welcher ein eigenes Login hat, können Sie Zugriffsbeschränkungen hinterlegen. Sie können die Akten Ihrer Mitarbeiter unter Einstellungen > Mitarbeiter aufrufen.

Terminansicht beschränken: Sie können festlegen, dass ein Mitarbeiter mit dem eigenen Login nur den aktuellen Tag und zukünftige Tage ansehen darf, aber nicht in die Vergangenheit blättern kann.
Sicht des Mitarbeiters beschränken: Sie können in jeder Mitarbeiterakte festlegen, welche Kollegen ein Mitarbeiter sehen darf. So können Sie beispielsweise festlegen, dass ein Mitarbeiter nur sich selbst und die eigenen Termine sieht, wenn er sich mit den eigenen Login-Daten einloggt.

Berechtigungen der Mitarbeiter-PIN

Jeder Mitarbeiter kann eine eigene PIN erhalten, welche der Identifizierung der einzelnen Mitarbeiter dient. Bei aktiviertem PIN-Modus gibt jeder Mitarbeiter die eigene PIN ein, sobald er einen Termin verändert oder verschiebt, Pausen anlegt, Termine kassiert oder einen Produktverbrauch hinterlegt.

Die Mitarbeiter-PIN kann ihrerseits mit bestimmten Rechten ausgestattet sein. So können Sie festlegen, dass bestimmte Mitarbeiter keine Pausen verschieben oder Termine löschen können.

Login-Zugriffsbeschränkung

Sie können einstellen, dass sich Mitarbeiter mit bestimmten Logins nur von einem von Ihnen festgelegten Gerät aus einloggen können. Nutzen Sie dazu die Funktion Login-Zugriffsbeschränkung.