In der Warteliste können Sie Kunden eintragen, welche an einem bereits ausgebuchten Tag einen Termin haben möchten. Sobald ein Termin gelöscht wird, macht der Kalender Sie darauf aufmerksam, dass es einen Interessenten für den freigewordenen Termin gibt.
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Aktivierung der Soll-/Ist-Planung
Um bei der Planung der Arbeitszeiten zwischen Soll- und Ist-Stunden eines Mitarbeiters unterscheiden zu können, tragen Sie vorher bei den individuellen Einstellungen des gewünschten Mitarbeiters die geplanten Stunden pro Woche ein. Dann gehen Sie wie Folgt vor, um die Soll/Ist-Planung zu aktivieren:
- Gehen Sie über die Navigationsleiste in den Dienstplan.
- Oben rechts wählen Sie den Button „Optionen“ aus.
- Klicken Sie auf „Einstellungen“.
- Setzten Sie durch Mausklick ein Häkchen bei „Soll-/Ist-Planung“.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch „Speichern“.
Mitarbeiter-PIN
Mit individuellen Mitarbeiter-PINs können Sie nachvollziehen, welcher Mitarbeiter Veränderungen im System vorgenommen hat. Wenn sich mehrere Kollegen einen Computer teilen und einen Team-Login benutzen, kann mit Hilfe der Mitarbeiter-PIN nachvollzogen werden, welcher Mitarbeiter Änderungen durchgeführt hat, auch wenn alle denselben Login benutzen.
Möglichkeiten für die Rechteverteilung
Um die Verteilung der Rechte zu erklären, zeigen wir Ihnen an folgenden Beispielen, welche Möglichkeiten es gibt.
Einfache Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, mit nur einem einzigen Benutzer-Login zu arbeiten, was bedeutet, dass sich alle Mitarbeiter nur über diesen einzigen Account anmelden können.
Auf dem Bild ist zu sehen, dass nur die Inhaberin einen Login hat. Die Mitarbeiter können sich folglich nur über diesen anmelden und haben gleichzeitig die gleichen Rechte:
[table] [tr][th]Pro[/th] [th]Contra[/th][/tr] [tr][td][custom_list icon=“plus-circle“]
Auf dem Bild ist zu sehen, dass nur die Inhaberin einen Login hat. Die Mitarbeiter können sich folglich nur über diesen anmelden und haben gleichzeitig die gleichen Rechte:
[table] [tr][th]Pro[/th] [th]Contra[/th][/tr] [tr][td][custom_list icon=“plus-circle“]
- durch den einen Benutzer-Login ist die Übersicht optimal und die Verwaltung sehr einfach.
[/custom_list]
[/td][td] [custom_list icon=“minus-circle“]
- Einstellungen können aus versehen durch Mitarbeiter geändert werden.
- Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, muss das Passwort geändert werden, damit dieser keinen Zugang mehr hat.
- Bei Änderung des Passwortes muss dieses erst wieder jedem Mitarbeiter mitgeteilt werden.[/custom_list]
[/td][/tr]
[/table]
Komplexe Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, nur für den Inhaber den Account mit dem Recht des Administrators zu erstellen (zusätzlich kann dieser natürlich auch noch weitere Rechte haben). Alle weiteren Mitarbeiter würden einen sogenannten „Team-Login“ bekommen, der alle für sie wichtigen Rechte enthält. Mehr zum Team Login erfahren Sie hier.
[table] [tr][th]Pro[/th] [th]Contra[/th][/tr] [tr][td] [custom_list icon=“plus-circle“]
- Mitarbeiter können keine globalen Einstellungen verändern.
[/custom_list]
[/td][td] [custom_list icon=“minus-circle“]
- Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, muss das Passwort geändert werden, damit dieser keinen Zugang mehr hat.
- Bei Änderung des Passwortes muss dieses erst wieder jedem Mitarbeiter mitgeteilt werden.[/custom_list]
[/td][/tr] [/table]
Individuelle Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, jedem Mitarbeiter seinen eigenen Benutzer-Login zu geben, wodurch die Rechte ganz individuell eingestellt werden können. In diesem Beispiel hat die Praktikantin keinen persönlichen Benutzer-Login:
[table] [tr][th]Pro[/th] [th]Contra[/th][/tr] [tr][td][custom_list icon=“plus-circle“]
[table] [tr][th]Pro[/th] [th]Contra[/th][/tr] [tr][td][custom_list icon=“plus-circle“]
- Die Mitarbeiter können nur Änderungen in Ihrem persönlichen Benutzer-Login vornehmen, soweit ihre Rechte dies zulassen.
- Nachvollziehbarkeit bei vorgenommenen Änderungen.
- Gezielte Sperrung einzelner Mitarbeiter möglich.[/custom_list]
[/td][td] [custom_list icon=“minus-circle“]
- Ohne Mitarbeiter-PIN besteht ein ständiges ein-/ausloggen bei nur einem vorhandenen Computer.[/custom_list]
[/td][/tr] [/table]
Unsere Empfehlung
Wir empfehlen:
- Lediglich ein oder zwei Mitarbeiter (z. Bsp. der Inhaber und die Salonleitung) genießen die Rechte des Administrators. So gewähren Sie, dass nicht alle Mitarbeiter globale Änderungen vorhnehmen können.
- Alle Mitarbeiter nutzen im Alltag den Team-Login.
- Mitarbeiter, welche die Belbo Kalender-App auf dem privaten Handy nutzen, oder den Kalender auch von zu Hause aus öffnen möchten, erhalten einen eigenen Login mit den gewünschten Rechten.
Ansichtsberechtigung
Die Ansichtsberechtigung kann nur vom Administrator eingestellt werden und bestimmt darüber, welche Mitarbeiter dem Mitarbeiter xy im Kalender angezeigt werden.
So stellten Sie die Ansichtsberechtigung ein:
- Klicken Sie in der Navigationsleiste auf „Einstellungen“.
- Wählen Sie unter der Überschrift „Personal“ die Funktion: „gewünschte Mitarbeiter hinzufügen, entfernen oder ändern“ aus.
- Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus.
- Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie links „Ansichtsberechtigung“ auswählen.
- Setzten zur Bearbeitung das Häkchen bei „Sicht des Mitarbeiters auf folgende Mitarbeiter einschränken“.
- Wählen Sie aus, welche Mitarbeiter dem gewünschte Mitarbeiter in seiner Ansicht angezeigt werden sollen.
- Schliessen Sie die Eingabemaske durch Klick auf das X.
Soll-/Ist-Planung
Bei aktivierter Soll-/Ist-Planung können Sie im Dienstplan die Soll-Stunden pro Tag eingeben. Das ist jeweils die Zahl, die unter der Arbeitszeit eines Mitarbeiters steht (9h, 0h, 7h). Diese werden automatisch mit den realen Ist-Arbeitszeiten abgeglichen, die sich aus den Arbeitszeiten ergeben. So werden Über- bzw. Minusstunde berechnet, Pausen werden abzüglich gerechnet.
Übereinstimmung der Soll-/Ist-Stunden
Dieses Beispiel eines Dienstplans ist makellos, da die Soll-Stunden und Ist-Stunden übereinstimmen:
Ausgleich der Soll-/Ist-Stunden
In diesem Beispiel geht die Praktikantin Melanie am Dienstag eine Stunde früher. Da sie statt der 7h Soll-Stunden nur 6 Stunden anwesend war, erscheint statt der 0 eine -1. Am Donnerstag arbeitet sie diese Stunde nach und ist nicht 7h anwesend, sondern 8h. Diese eine Überstunde wird mit der roten 1 vermerkt:
Im folgenden Beispiel hat die Mitarbeiterin Madline an verschiedenen Tagen des vergangenen Monats Überstunden gesammelt und nimmt sich einen sogenannten Minustag:
Krankmeldungen
Der Mitarbeiter Michael hat sich Krank gemeldet, was demnach im Dienstplan erscheint. Da er an den drei Tagen nicht anwesend war, kann er die Soll-Stunden nicht erfüllen. Diese werden dann rot angezeigt: -9.
Export der Soll-/Ist-Stunden
Wenn Sie im Dienstplan rechts oben auf „Option“ klicken und dann „Export der Soll-/Ist-Zeiten“ auswählen, erhalten Sie ein PDF-Dokument, in dem Sie einen Überblick über den Monat haben und Überstunden, Minusstunden, Abwesenheiten etc. ablesen können.
In diesem Fall hat die Praktikantin die eine Stunde nachgeholt und es entsteht dadurch keine Minusstunde:
In diesem Fall hat die Praktikantin die eine Stunde nachgeholt und es entsteht dadurch keine Minusstunde:
In diesem Beispiel werden die drei Krankentage von Michael aufgeführt:
In diesem Beispiel wird die drei Urlaubstage von Mona mit aufgeführt:
Kategorien für Räume und Geräte anlegen
Grundsätzlich haben Räume und Geräte auch eine Kategorie. Diese Kategorien sind sehr hilfreich, wenn Sie mehrere Räume oder Geräte haben, welche dieselbe Funktion erfüllen.
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Die Bedeutung der Rolle
Jedem Mitarbeiter sowie Räume und Geräte wird jeweils eine Rolle zugeordnet. So können Sie leichter festlegen, welcher Mitarbeiter für welche Leistung zuständig und welche Räume und Geräte wann verfügbar sind.
Für die Rolle der Mitarbeiter bedeutet dies:
Im Dienstplan werden die Mitarbeiter der gleichen Rolle gruppiert angezeigt
Friseure sind fürs Schneiden und Kosmetiker für Gesichtsbehandlungen zuständig
Gleiche Zeiteinplanung für gleiche Rollen
Zum Beispiel benötigt der Mitarbeiter mit der Rolle „Praktikant/in“ mehr Zeit beim Schnitt als der Mitarbeiter mit der Rolle „Teamleiter/in“. So hilft die Zuteilung der Rolle bei der Buchung im Kalender:
Diese Rollen erscheinen auch in der Onlinebuchung
Unter dem Namen des Mitarbeiters steht die jeweilige Rolle. So kann der Kunde aussuchen, ob er seinen Termin bei der Teamleiterin oder beim Service buchen möchte:
Für die Rolle der Ressource bedeutet dies:
keine Doppelbelegung
Wenn Sie mit Räumen und Geräten arbeiten, welche während eines Termins blockiert werden sollen, können Sie dies in Ihren Dienstleistungen festlegen. So verhindern Sie Doppelbelegungen.
Arbeitszeiten bearbeiten
Planen Sie hier im Überblick die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter bzw. die Verfügbarkeiten Ihrer Räume und Geräte.
Klicken Sie auf eines der folgenden Themen, zu dem Sie mehr Informationen erhalten möchten:
Regelmäßige Arbeitszeiten
Wenn Ihre Mitarbeiter in regelmäßigen Schichten arbeiten, können Sie die für eine Woche eingetragenen Arbeitszeiten auf die folgenden Wochen übertragen. So sparen Sie sich das regelmäßige Eintragen von bestimmten Arbeitszeiten.
Arbeitszeiten der Mitarbeiter übertragen
- Wählen Sie in der Navigationsleiste den Dienstplan aus.
- Wählen Sie in dem horizontal angegeben Kalender die Woche aus, die sie übertragen wollen.
- Klicken Sie auf den entsprechenden Mitarbeiter. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der die vorher ausgewählte Woche angezeigt wird.
- Neben der Wochenüberschrift und neben jedem Mitarbeiter finden Sie in der Auswahlbox die Option „Arbeitszeiten übertragen“.
- Es öffnet sich ein Dialog, in dem Rhythmus und die Anzahl der zu übertragenden Arbeitszeiten angezeigt werden.
- Geben Sie Ihre gewünschten Angaben ein und bestätigen Ihre Auswahl mit „speichern“.
Arbeitszeiten der Räume und Geräte übertragen
- Wählen Sie in der Navigationsleiste den Dienstplan aus.
- Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche „Alle Mitarbeiter“ und wählen Sie die gewünschte Gruppe oder einzelne Ressource aus, welche übertragen werden soll.
- Wählen Sie in dem horizontal angegeben Kalender die Woche aus, die sie übertragen wollen.
- Neben der Wochenüberschrift und neben jedem Mitarbeiter finden Sie in der Auswahlbox die Option „Arbeitszeiten übertragen“.
- Es öffnet sich ein Dialog, in dem Rhythmus und die Anzahl der zu übertragenden Arbeitszeiten angezeigt werden.
- Geben Sie Ihre gewünschten Angaben ein und bestätigen Ihre Auswahl mit „speichern“.
