Sie können Produkte anlegen, welche Sie im Kassiervorgang verkaufen können. Mit Hilfe der Warenwirtschaft behalten Sie den Überblick über Ihren Warenbestand und können Bestellungen an Lieferanten versenden.
Bestätigungstexte
Bestätigungstexte werden versendet, sobald Sie einen Termin im Kalender speichern oder Ihr Kunde einen Termin online gebucht hat. In der Bestätigung wird der gebuchte Termin zusammengefasst und der Kunde geht sicher, einen verbindlichen Termin gebucht zu haben. Bestätigungen können per E-Mail und SMS verschickt werden. E-Mail-Bestätigungen sind in Ihrem Belbo-Kalender immer kostenlos dabei, das Versenden von SMS erzeugt Kosten gemäß des von Ihnen gebuchten Pakets.
Terminnachbereitung
Mit den Einstellungen in der Terminnachbereitung haben Sie die Möglichkeit automatische Blockierungen an das Ende eines Termins anzufügen. Diese werden zeitlich blockiert und verhindern einen direkten Folgetermin. Ziel könnte hierbei sein:
- Erholungszeit für Mitarbeiter
- Erholungszeit für Kunden
- Aufräumarbeiten von Räumen
Je nach Ziel können Sie verschiedene Optionen auswählen, die zum Teil nur dann relevant sind, wenn mehrere Mitarbeiter, Räume oder Geräte im Termin beteiligt sind.
Im Folgenden betrachten wir die folgende Leistung:
Auswirkung der Option „Alle Mitarbeiter, Räume und Geräte blockieren“
[table]
[tr][th]Aktiv[/th] [th]Nicht aktiv[/th][/tr]
[tr][td]
[/td] [td]
[/td][/tr]
[tr][td]
- Beide Mitarbeiter haben eine Erholungszeit und können ggf. den Raum aufräumen oder den Kunden betreuen.
[/td] [td]
- Lediglich der gebuchte Mitarbeiter erhält eine eingetragene Pause.
- Beteiligte Mitarbeiter stehen somit wieder sofort zur Verfügung.
[/td][/tr]
[/table]
Auswirkung der Option „Nur zuletzt verwendete Ressource und Mitarbeiter blockieren“
[table]
[tr][th]Aktiv[/th] [th]Nicht aktiv[/th][/tr]
[tr][td]
[/td] [td]
[/td][/tr]
[tr][td]
- Nur der zuletzt verwendete Raum wird blockiert.
- Meistens wird diese Option verwendet, wenn der Kunde eine Erholungszeit erhalten soll.
[/td] [td]
- Alle Räume werden am Ende blockiert.
- Meistens wird diese Option verwendet, wenn der Mitarbeiter erst am Ende Zeit hat, die Räume und Geräte nachzubereiten.
[/td][/tr]
[/table]
Tipp: Einzelne Leistungen können über den Eigenschaften-Reiter der Leistung von den automatischen Pausen ausgeschlossen werden.
API-Schnittstellen
Sie können Belbo über verschiedene Weisen mit anderen Softwareprodukten koppeln. Neben fertigen Integrationen, die Sie einfach über die Funktionsliste aktivieren können, wie zum Beispiel die Kalendersynchronisierung mit Google, können Sie auch programmatisch Buchungen erzeugen und Daten abfragen.
Wir unterscheiden hier zwischen öffentlich sichtbaren Daten, wie Öffnungszeiten, Leistungen, sowie Verfügbarkeiten von Leistungen und Mitarbeitern und sensiblen Daten wie Kalender- und Kundendaten. Öffentlich zugängliche Daten können Sie via REST-API bei Belbo abfragen. Eine Dokumentation der existierenden Schnittstellen finden Sie hier: Belbo REST-API bei Postman.
Um sensible Daten abzufragen benötigen Sie einen API Schlüssel.
Nachdem Sie in Ihrem Kalender unter den globalen Einstellungen einen API Zugang erstellt haben, können Sie mithilfe des Tokens Abfragen durchführen. Grundsätzlich befinden sich alle Schnittstellen unter der URL mit folgendem Aufbau:
https://<IhrGeschäft>.belbo.com/office/api/<Name>?token=<Token>
🔌 Automatisierungen mit Zapier
Neben der direkten Nutzung der API bietet Belbo auch die Möglichkeit, über eine Zapier-App Events aus Belbo zu nutzen und automatisiert weiterzuverarbeiten.
Über Zapier können Sie typische Ereignisse (Events) aus Belbo abonnieren und in über 6.000 andere Anwendungen integrieren, um Workflows zu automatisieren.
Dazu zählen beispielsweise:
- neue Terminbuchungen
- Wartelisteneinträge
- Terminänderungen oder -stornierungen
- neue Kunden oder Updates an Kundendaten
Diese Events können als Trigger in Zapier verwendet werden, um automatisch Aktionen in anderen Tools auszulösen, z. B.:
- Versand von E-Mails oder SMS
- Eintrag in CRM-Systeme
- Erstellung von Aufgaben in Projektmanagement-Tools
- Synchronisation mit Marketing- oder Reporting-Tools
Zapier fungiert dabei als Brücke zwischen Belbo und anderen Systemen und ermöglicht Automatisierungen auch ohne eigene Entwicklung. Technisch basiert dies auf sogenannten Triggern und Aktionen, die über Integrationen oder Webhooks umgesetzt werden können.
Hier kann die Zapier Event in Ihrem Zapier Account aktiviert werden: Zapier – Belbo App
Gutscheinimport
Wenn Sie Gutscheine ausgegeben haben, die nicht in der Belbo-Gutscheinverwaltung erfasst sind, können Sie diese importieren. Die kann zum Beispiel notwendig sein, wenn Sie Gutscheine verkauft haben, bevor Sie mit dem Belbo-Kalender begonnen haben zu arbeiten.
Einzugsermächtigung
Wenn Sie der Firma Belbo Business Software GmbH eine Einzugsermächtigung erteilen möchten, können Sie dies gern tun. Diese Ermächtigung ist jederzeit widerrufbar.
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Tagesabschluss
Wenn Sie mit dem Belbo Kassensystem arbeiten, müssen Sie täglich den Tagesabschluss des aktuellen Tages erstellen.
Kassenfunktion
Mit der Belbo-Kasse können Sie Ihre Leistungen und Ihren Produktverkauf protokollieren, Belege generieren und Tagesabschlüsse erstellen. Die Kassenfunktion ist eine kostenpflichtige Option, die Sie durch unsere Mitarbeiter per Telefon aktivieren lassen können.
Nach der Aktivierung befindet sich oben rechts ein Knopf „Kasse“.
Eine ausführliche Kassendokumentation können Sie hier herunterladen.
Verfügbarkeit für Ihre Räume und Geräte manuell planen
Um Räume und Geräte im Kalender nutzen und parallel zu bestimmten Dienstleistungen blockieren zu können, müssen Sie Verfügbarkeiten für diese eintragen. Diese verhalten sich so, wie die Dienstpläne für Ihre Mitarbeiter.
Intelligente Terminvergabe
Laut den Grundeinstellungen stehen Ihren Kunden alle zulässigen Termine ebenso online zur Verfügung. Mit den Terminangebotseinstellungen kann dies Ihrer Philosophie angepasst werden.
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