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Bestätigungstexte werden versendet, sobald Sie einen Termin im Kalender speichern oder Ihr Kunde einen Termin online gebucht hat. In der Bestätigung wird der gebuchte Termin zusammengefasst und der Kunde geht sicher, einen verbindlichen Termin gebucht zu haben. Bestätigungen können per E-Mail und SMS verschickt werden. E-Mail-Bestätigungen sind in Ihrem Belbo-Kalender immer kostenlos dabei, das Versenden von SMS erzeugt Kosten gemäß des von Ihnen gebuchten Pakets.
Bitte verwenden Sie zum Bearbeiten der Bestätigungstexte den Google Chrome Browser. Andere Browser können die Platzhalterfunktion eventuell nicht korrekt interpretieren. Dies kann dazu führen, dass die Platzhalter in den E-Mails an Ihre Kunden nicht korrekt angezeigt werden.
E-Mail-Bestätigung
KI-Tipp
Lass dir von deinem KI-Assistenten den Text für deine Terminbestätigung schreiben. Kopiere dafür den Prompt unten und beantworte die kurzen Rückfragen. Die Platzhalter für Anrede, Termin und Adresse sind schon eingebaut, sodass du den Text direkt in Belbo einfügen kannst.
Prüfe den Text nach dem Speichern in der E-Mail-Vorschau. So siehst du gleich, ob Anrede und Termindaten richtig angezeigt werden.
Schreib mir einen Text für die E-Mail, mit der ich meiner Kundschaft einen gebuchten Termin bestätige. Ich nutze die Salonsoftware Belbo, die Anrede, Salonname und Termindaten automatisch einsetzt. Den Betreff legt Belbo selbst fest, ich brauche also nur den Text der E-Mail.
Frag mich vor dem Schreiben kurz nach:
1. ob ich meine Kundschaft duze oder sieze,
2. ob ich als Einzelperson (ich) oder im Namen eines Teams (wir) schreibe,
3. ob Preis und Dauer des Termins in der Mail stehen sollen,
4. ob ich Hinweise aufnehmen möchte, z. B. bis wann man den Termin absagen kann, wo man parkt oder was man mitbringen soll.
Verwende für Anrede, Salonname und Termindaten ausschließlich diese Belbo-Platzhalter, genau so geschrieben, mit Prozentzeichen und in Großbuchstaben:
Anrede:
%LIEBEANREDEOHNENAME% wird zu „Liebe“ oder „Lieber“. Danach folgt %VORNAME%. Das ist die passende Anrede für die Du-Form: %LIEBEANREDEOHNENAME% %VORNAME%,
%SEHRGEEHRTEANREDE% wird zu „Sehr geehrte Frau Nachname“ oder „Sehr geehrter Herr Nachname“. Das ist die passende Anrede für die Sie-Form: %SEHRGEEHRTEANREDE%,
%LIEBEANREDE% wird zu „Liebe Frau Vorname Nachname“ oder „Lieber Herr Vorname Nachname“, eine persönlichere Anrede für die Sie-Form.
%VORNAME% wird zum Vornamen, %NACHNAME% zum Nachnamen.
Salon und Termin:
%ACCOUNT% wird zum Namen meines Salons, z. B. „Good Hair Day“.
%LOCATION% wird zur Adresse, z. B. „Pappelallee 78, 10437 Berlin“.
%WOCHENTAG% wird zum Wochentag, z. B. „Samstag“.
%TAG% wird zum Datum mit Jahr, z. B. „03.10.2026“.
%UHRZEIT% wird zur Uhrzeit ohne „Uhr“, z. B. „09:30“. Schreib deshalb immer „Uhr“ dahinter.
%LEISTUNGEN% wird zu den gebuchten Leistungen.
%ALLEMITARBEITER% wird zu den Namen der Mitarbeitenden, z. B. „Ramona K.“.
%DAUER% wird zur Dauer, z. B. „15 Minuten“.
%PREIS% wird zum Preis oder zu „kostenlos“.
%MANAGE_APPOINTMENT% wird zu einem Link mit dem Text „Termin verwalten“, über den man den Termin verschieben oder absagen kann.
Regeln:
– Schreib Wörter wie „Liebe“, „Lieber“ oder „Sehr geehrte“ nie selbst aus, sondern nutze immer den passenden Platzhalter. Belbo setzt je nach Kund*in die richtige Form ein.
– Nach %SEHRGEEHRTEANREDE% und %LIEBEANREDE% folgt kein weiterer Name, der ist dort schon enthalten.
– Fasse die Termindaten in einem Block mit beschrifteten Zeilen zusammen, genau so:
Termin: %WOCHENTAG%, %TAG% um %UHRZEIT% Uhr
Leistung: %LEISTUNGEN%
Bei: %ALLEMITARBEITER%
Adresse: %LOCATION%
Wenn ich Preis und Dauer möchte, ergänze die Zeilen „Dauer: %DAUER%“ und „Preis: %PREIS%“. Baue Preis und Dauer nicht in ganze Sätze ein.
– Setze %MANAGE_APPOINTMENT% in eine eigene Zeile, direkt nach einem kurzen Satz wie „Falls du den Termin verschieben oder absagen möchtest:“.
– Unterschreibe mit %ACCOUNT%, z. B. „Dein Team von %ACCOUNT%“ oder nur „%ACCOUNT%“.
– Erfinde keine weiteren Platzhalter, Regeln oder Angebote, die ich nicht genannt habe.
– Schreib keinen Betreff.
Liefere nur den Text der E-Mail als reinen Text ohne Formatierung, damit ich ihn direkt in Belbo einfügen kann. Schreib mir zwei Varianten: eine kurze und eine etwas ausführlichere.
Textplatzhalter in der E-Mail festlegen
Die blau-grün markierten Felder innerhalb des Bestätigungstextes sind Platzhalter. Sie werden in der Bestätigungs-E-Mail durch echte Texte ersetzt.
Beispiel für E-Mail mit Textplatzhaltern
Arten von Platzhaltern
Im Kopfbereich des Texteingabefeldes finden Sie den Menüpunkt Textplatzhalter. Hier können Sie alle verfügbaren Arten von Platzhaltern einsehen.
Platzhalter verwenden
Klicken Sie an die Stelle im Text, an der Sie den Platzhalter einfügen möchten. Gehen Sie dann auf den Menüpunkt Platzhalter und wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus. Er erscheint als blau-grün markierte Fläche im Text. Kurzvideo zum Verwenden von Platzhaltern:
SMS-Bestätigung
Wenn in Ihrem Kalender die SMS-Funktion aktiv ist, können Sie neben E-Mail-Bestätigungen auch SMS-Bestätigungen senden. Auch in den SMS können Platzhalter verwendet werden.
Bitte achten Sie darauf, dass Ihre SMS-Texte 160 Zeichen nicht überschreiten. Um abschätzen zu können, wie lang Ihre Bestätigungs-SMS nach Umsetzung der Platzhalter wirklich ist, gibt es unter dem SMS-Bestätigungstext eine Vorschau. Sollten Sie ausdrücklich wünschen, längere SMS zu verfassen beachten Sie bitte, dass dafür gemäß internationaler Standards 2 SMS verschickt werden, was doppelte Kosten verursacht.
In den jeweiligen Einstellungen können Sie Sie festlegen, ob bei der Termineingabe der Nachrichtenversand bereits automatisch aktiviert ist oder manuell aktiviert werden muss.
Alle Artikel zum Bereich E-Mail und SMS-Vorlagen finden Sie hier.