Möglichkeiten für die Rechteverteilung

Um die Verteilung der Rechte zu erklären, zeigen wir Ihnen an folgenden Beispielen, welche Möglichkeiten es gibt.


Einfache Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, mit nur einem einzigen Benutzer-Login zu arbeiten, was bedeutet, dass sich alle Mitarbeiter nur über diesen einzigen Account anmelden können.
Auf dem Bild ist zu sehen, dass nur die Inhaberin einen Login hat. Die Mitarbeiter können sich folglich nur über diesen anmelden und haben gleichzeitig die gleichen Rechte:Rechtevertilung Beispiel 1 [table] [tr][th]Pro[/th]  [th]Contra[/th][/tr] [tr][td][custom_list icon=“plus-circle“]

  • durch den einen Benutzer-Login ist die Übersicht optimal und die Verwaltung sehr einfach.

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  • Einstellungen können aus versehen durch Mitarbeiter geändert werden.
  • Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, muss das Passwort geändert werden, damit dieser keinen Zugang mehr hat.
  • Bei Änderung des Passwortes muss dieses erst wieder jedem Mitarbeiter mitgeteilt werden.[/custom_list]

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Wenn das Passwort für das Team-Login vom Administrator im Browser gespeichert wird, ist es geheim und die Mitarbeiter können sich nicht von Außerhalb anmelden und es muss folglich bei einem Mitarbeiterwechsel auch nicht geändert werden.


Komplexe Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, nur für den Inhaber den Account mit dem Recht des Administrators zu erstellen (zusätzlich kann dieser natürlich auch noch weitere Rechte haben). Alle weiteren Mitarbeiter würden einen sogenannten „Team-Login“ bekommen, der alle für sie wichtigen Rechte enthält. Mehr zum Team Login erfahren Sie hier.

[table] [tr][th]Pro[/th]  [th]Contra[/th][/tr] [tr][td] [custom_list icon=“plus-circle“]

  • Mitarbeiter können keine globalen Einstellungen verändern.

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  • Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, muss das Passwort geändert werden, damit dieser keinen Zugang mehr hat.
  • Bei Änderung des Passwortes muss dieses erst wieder jedem Mitarbeiter mitgeteilt werden.[/custom_list]

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Wenn das Passwort für den Team-Login vom Administrator im Browser gespeichert wird, ist es geheim und die Mitarbeiter können sich nicht von Außerhalb anmelden und es muss folglich bei einem Mitarbeiterwechsel auch nicht geändert werden.

Individuelle Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, jedem Mitarbeiter seinen eigenen Benutzer-Login zu geben, wodurch die Rechte ganz individuell eingestellt werden können. In diesem Beispiel hat die Praktikantin keinen persönlichen Benutzer-Login:[table] [tr][th]Pro[/th]  [th]Contra[/th][/tr] [tr][td][custom_list icon=“plus-circle“]

  • Die Mitarbeiter können nur Änderungen in Ihrem persönlichen Benutzer-Login vornehmen, soweit ihre Rechte dies zulassen.
  • Nachvollziehbarkeit bei vorgenommenen Änderungen.
  • Gezielte Sperrung einzelner Mitarbeiter möglich.[/custom_list]

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  • Ohne Mitarbeiter-PIN besteht ein ständiges ein-/ausloggen bei nur einem vorhandenen Computer.[/custom_list]

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Unsere Empfehlung
Wir empfehlen:

  • Lediglich ein oder zwei Mitarbeiter (z. Bsp. der Inhaber und die Salonleitung) genießen die Rechte des Administrators. So gewähren Sie, dass nicht alle Mitarbeiter globale Änderungen vorhnehmen können.
  • Alle Mitarbeiter nutzen im Alltag den Team-Login.
  • Mitarbeiter, welche die Belbo Kalender-App auf dem privaten Handy nutzen, oder den Kalender auch von zu Hause aus öffnen möchten, erhalten einen eigenen Login mit den gewünschten Rechten.

Der Mitarbeiter, der das Admin-Recht sowie Zugriff auf die Arbeitszeiten hat, kann folglich auch über die Termine und die Kundendatenbank verfügen. Die ersten beiden Rechte überwiegen sozusagen die anderen beiden.

Ansichtsberechtigung

Die Ansichtsberechtigung kann nur vom Administrator eingestellt werden und bestimmt darüber, welche Mitarbeiter dem Mitarbeiter xy im Kalender angezeigt werden.

So stellten Sie die Ansichtsberechtigung ein:

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf „Einstellungen“.
  2. Wählen Sie unter der Überschrift „Personal“ die Funktion: „gewünschte Mitarbeiter hinzufügen, entfernen oder ändern“ aus.
  3. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus.
  4. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie links „Ansichtsberechtigung“ auswählen.
  5. Setzten zur Bearbeitung das Häkchen bei „Sicht des Mitarbeiters auf folgende Mitarbeiter einschränken“.
  6. Wählen Sie aus, welche Mitarbeiter dem gewünschte Mitarbeiter in seiner Ansicht angezeigt werden sollen.
  7. Schliessen Sie die Eingabemaske durch Klick auf das X.
Bei der Einschränkung der Ansichtsberechtigung eines Mitarbeiters kann dieser in seiner persönlichen Kalenderansicht nur zwischen den Mitarbeitern auswählen, die Sie für seine Ansicht zulassen.

 

Soll-/Ist-Planung

Bei aktivierter Soll-/Ist-Planung können Sie im Dienstplan die Soll-Stunden pro Tag eingeben. Das ist jeweils die Zahl, die unter der Arbeitszeit eines Mitarbeiters steht (9h, 0h, 7h). Diese werden automatisch mit den realen Ist-Arbeitszeiten abgeglichen, die sich aus den Arbeitszeiten ergeben. So werden Über- bzw. Minusstunde berechnet, Pausen werden abzüglich gerechnet.


Übereinstimmung der Soll-/Ist-Stunden
Dieses Beispiel eines Dienstplans ist makellos, da die Soll-Stunden und Ist-Stunden übereinstimmen:1 Soll-Ist-Planung_Perfekte Woche

Ausgleich der Soll-/Ist-Stunden
In diesem Beispiel geht die Praktikantin Melanie am Dienstag eine Stunde früher. Da sie statt der 7h Soll-Stunden nur 6 Stunden anwesend war, erscheint statt der 0 eine -1. Am Donnerstag arbeitet sie diese Stunde nach und ist nicht 7h anwesend, sondern 8h. Diese eine Überstunde wird mit der roten 1 vermerkt:2 Soll-Ist-Planung_+-1Stunde

Im folgenden Beispiel hat die Mitarbeiterin Madline an verschiedenen Tagen des vergangenen Monats Überstunden gesammelt und nimmt sich einen sogenannten Minustag:4 Soll-Ist-Planung_Minustag

Krankmeldungen
Der Mitarbeiter Michael hat sich Krank gemeldet, was demnach im Dienstplan erscheint. Da er an den drei Tagen nicht anwesend war, kann er die Soll-Stunden nicht erfüllen. Diese werden dann rot angezeigt: -9.3 Soll-ist-Planung_Woche Krank 

Export der Soll-/Ist-Stunden
Wenn Sie im Dienstplan rechts oben auf „Option“ klicken und dann „Export der Soll-/Ist-Zeiten“ auswählen, erhalten Sie ein PDF-Dokument, in dem Sie einen Überblick über den Monat haben und Überstunden, Minusstunden, Abwesenheiten etc. ablesen können.
In diesem Fall hat die Praktikantin die eine Stunde nachgeholt und es entsteht dadurch keine Minusstunde:6 Export Soll-Ist-Zeiten_Monat-sauber

In diesem Beispiel werden die drei Krankentage von Michael aufgeführt:7 Export Soll-Ist-Zeiten_Monat-krank

In diesem Beispiel wird die drei Urlaubstage von Mona mit aufgeführt:Export Soll-ist-Zeiten_Monat-Urlaub

Hier finden Sie die Anleitung zum Aktivieren der Soll-/Ist-Planung.

Die Bedeutung der Rolle

Jedem Mitarbeiter sowie Räume und Geräte wird jeweils eine Rolle zugeordnet. So können Sie leichter festlegen, welcher Mitarbeiter für welche Leistung zuständig und welche Räume und Geräte wann verfügbar sind.

Für die Rolle der Mitarbeiter bedeutet dies:

Im Dienstplan werden die Mitarbeiter der gleichen Rolle gruppiert angezeigt
Gruppierung der Rollen im Dienstplan

Friseure sind fürs Schneiden und Kosmetiker für Gesichtsbehandlungen zuständig
Friseure für Schneide Kostmetiker für Gesichtsbehandlung

Gleiche Zeiteinplanung für gleiche Rollen
Zum Beispiel benötigt der Mitarbeiter mit der Rolle „Praktikant/in“ mehr Zeit beim Schnitt als der Mitarbeiter mit der Rolle „Teamleiter/in“. So hilft die Zuteilung der Rolle bei der Buchung im Kalender:
Zeitplanung_PraktikantIn:TeamleiterIn

Diese Rollen erscheinen auch in der Onlinebuchung
Unter dem Namen des Mitarbeiters steht die jeweilige Rolle. So kann der Kunde aussuchen, ob er seinen Termin bei der Teamleiterin oder beim Service buchen möchte:

Rolle in der Buchungsmaske

Für die Rolle der Ressource bedeutet dies:

keine Doppelbelegung
Wenn Sie mit Räumen und Geräten arbeiten, welche während eines Termins blockiert werden sollen, können Sie dies in Ihren Dienstleistungen festlegen. So verhindern Sie Doppelbelegungen.

 

Regelmäßige Arbeitszeiten

Wenn Ihre Mitarbeiter in regelmäßigen Schichten arbeiten, können Sie die für eine Woche eingetragenen Arbeitszeiten auf die folgenden Wochen übertragen. So sparen Sie sich das regelmäßige Eintragen von bestimmten Arbeitszeiten.

Hier erfahren Sie, wie Sie Dienstpläne für Ihre Mitarbeiter anlegen, bevor Sie diese übertragen können.

Arbeitszeiten der Mitarbeiter übertragen

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste den Dienstplan aus.
  2. Wählen Sie in dem horizontal angegeben Kalender die Woche aus, die sie übertragen wollen.
  3. Klicken Sie auf den entsprechenden Mitarbeiter. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der die vorher ausgewählte Woche angezeigt wird.
  4. Neben der Wochenüberschrift und neben jedem Mitarbeiter finden Sie in der Auswahlbox die Option „Arbeitszeiten übertragen“.
  5. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Rhythmus und die Anzahl der zu übertragenden Arbeitszeiten angezeigt werden.
  6. Geben Sie Ihre gewünschten Angaben ein und bestätigen Ihre Auswahl mit „speichern“.

Arbeitszeiten der Räume und Geräte übertragen

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste den Dienstplan aus.
  2. Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche „Alle Mitarbeiter“ und wählen Sie die gewünschte Gruppe oder einzelne Ressource aus, welche übertragen werden soll.
  3. Wählen Sie in dem horizontal angegeben Kalender die Woche aus, die sie übertragen wollen.
  4. Neben der Wochenüberschrift und neben jedem Mitarbeiter finden Sie in der Auswahlbox die Option „Arbeitszeiten übertragen“.
  5. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Rhythmus und die Anzahl der zu übertragenden Arbeitszeiten angezeigt werden.
  6. Geben Sie Ihre gewünschten Angaben ein und bestätigen Ihre Auswahl mit „speichern“.

 Wenn Sie einmalige Änderungen vornehmen wollen, finden Sie hier die Anleitung.

Vergangene Kampagnen

Hier können Sie Ihre vergangenen Kampagnen aufgelistet sehen. Weiterhin können Sie die Kampagnen wieder als Vorlage für neue benutzen.

Derzeitige Kampagnen

Hier können Sie Ihre Marketingaktionen mit SMS oder Mails verwalten. Sie können es nutzen um z.B. neue Leistungen oder Prudukte, Feste oder den Tag der offenen Türen usw. mitzuteilen.
Weiterhin können Sie entscheiden ob alle Kunden diese Nachrichten bekommen oder nur bestimmte.
Beachten Sie dabei, dass bei der Nutzung zusätzliche Kosten entstehen (2 Cent / Mail).