Der Urlaubsanspruch wird zusammen mit der Sollarbeitszeit hinterlegt und gilt immer für das gesamte Kalenderjahr – unabhängig davon, wann die Sollarbeitswoche gültig wird.
Wo wird der Urlaubsanspruch hinterlegt?
Der Urlaubsanspruch ist kein eigenes Feld in der Mitarbeiterakte, sondern Teil der Sollarbeitswoche. Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Sollarbeitswoche unter Mitarbeiterakte > Sollarbeitszeiten tragen Sie neben den Wochenstunden auch den Jahresurlaubsanspruch ein, der zu dieser Vorlage gehört.
Der Anspruch wird immer für das ganze Jahr eingetragen
Tragen Sie beim Urlaubsanspruch immer den vollen Jahreswert ein, auf den ein Teammitglied bei ganzjähriger Beschäftigung Anspruch hätte – zum Beispiel 30 Tage. Das gilt auch dann, wenn die Sollarbeitswoche erst mitten im Jahr gültig wird.
Sie müssen den anteiligen Anspruch nicht selbst berechnen. Belbo ermittelt anhand des Gültigkeitsdatums der Sollarbeitswoche automatisch, für wie viele Monate des laufenden Jahres die Vorlage greift, und rechnet den hinterlegten Jahreswert entsprechend anteilig um.
Beispiel
Ein Teammitglied hat regulär 30 Tage Urlaub im Jahr. Die neue Sollarbeitswoche wird erst zum 01.03. gültig gesetzt, weil das Teammitglied erst ab März in diesem Pensum arbeitet.
- Eingetragener Urlaubsanspruch: 30 Tage (voller Jahreswert, keine Vorabrechnung nötig)
- Gültig ab: 01.03.
- Von Belbo automatisch berücksichtigter Zeitraum: 10 von 12 Monaten
- Automatisch berechneter Urlaubsanspruch für das laufende Jahr: 25 Tage (30 Tage × 10/12)
Im Folgejahr, sobald die Sollarbeitswoche das ganze Jahr über gültig ist, wird automatisch wieder der volle eingetragene Anspruch von 30 Tagen angesetzt.
Angebrochene Monate zählen nicht automatisch mit
Für die anteilige Berechnung zählen nur volle Kalendermonate, die von der Sollarbeitswoche abgedeckt werden. Wird die Sollarbeitswoche mitten in einem Monat gültig – zum Beispiel zum 15.03. – erzeugt dieser angebrochene Monat für sich genommen keinen Urlaubsanspruch. Es zählen dann nur die verbleibenden vollen Monate (im Beispiel April bis Dezember, also 9 Monate), der März wird nicht anteilig berücksichtigt.
Kulanzlösung: den angebrochenen Monat vollständig mitzählen
Soll der angebrochene Monat trotzdem – etwa aus Kulanz – vollständig in die Berechnung einfließen, lassen Sie die Sollarbeitswoche stattdessen bereits zum 1. dieses Monats gültig werden (im Beispiel also zum 01.03. statt zum 15.03.). Die Tage bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn tragen Sie als Abwesenheit „Frei“ ein. Der Monat zählt dann als voller Monat für die Berechnung des Urlaubsanspruchs mit, ohne dass für die Tage davor tatsächlich eine Anwesenheit oder Sollarbeitszeit erwartet wird.