Mit individuellen Mitarbeiter-PINs können Sie nachvollziehen, welcher Mitarbeiter Veränderungen im System vorgenommen hat. Wenn sich mehrere Kollegen einen Computer teilen und einen Team-Login benutzen, kann mit Hilfe der Mitarbeiter-PIN nachvollzogen werden, welcher Mitarbeiter Änderungen durchgeführt hat, auch wenn alle denselben Login benutzen.
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Möglichkeiten für die Rechteverteilung
Um die Verteilung der Rechte zu erklären, zeigen wir Ihnen an folgenden Beispielen, welche Möglichkeiten es gibt.
Einfache Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, mit nur einem einzigen Benutzer-Login zu arbeiten, was bedeutet, dass sich alle Mitarbeiter nur über diesen einzigen Account anmelden können.
Auf dem Bild ist zu sehen, dass nur die Inhaberin einen Login hat. Die Mitarbeiter können sich folglich nur über diesen anmelden und haben gleichzeitig die gleichen Rechte:
Auf dem Bild ist zu sehen, dass nur die Inhaberin einen Login hat. Die Mitarbeiter können sich folglich nur über diesen anmelden und haben gleichzeitig die gleichen Rechte:
| Pro | Contra |
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Komplexe Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, nur für den Inhaber den Account mit dem Recht des Administrators zu erstellen (zusätzlich kann dieser natürlich auch noch weitere Rechte haben). Alle weiteren Mitarbeiter würden einen sogenannten „Team-Login“ bekommen, der alle für sie wichtigen Rechte enthält. Mehr zum Team Login erfahren Sie hier.
| Pro | Contra |
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Individuelle Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, jedem Mitarbeiter seinen eigenen Benutzer-Login zu geben, wodurch die Rechte ganz individuell eingestellt werden können. In diesem Beispiel hat die Praktikantin keinen persönlichen Benutzer-Login:
| Pro | Contra |
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Unsere Empfehlung
Wir empfehlen:
- Lediglich ein oder zwei Mitarbeiter (z. Bsp. der Inhaber und die Salonleitung) genießen die Rechte des Administrators. So gewähren Sie, dass nicht alle Mitarbeiter globale Änderungen vorhnehmen können.
- Alle Mitarbeiter nutzen im Alltag den Team-Login.
- Mitarbeiter, welche die Belbo Kalender-App auf dem privaten Handy nutzen, oder den Kalender auch von zu Hause aus öffnen möchten, erhalten einen eigenen Login mit den gewünschten Rechten.
Ansichtsberechtigung
Die Ansichtsberechtigung kann nur vom Administrator eingestellt werden und bestimmt darüber, welche Mitarbeiter dem Mitarbeiter xy im Kalender angezeigt werden.
So stellten Sie die Ansichtsberechtigung ein:
- Klicken Sie in der Navigationsleiste auf „Einstellungen“.
- Wählen Sie unter der Überschrift „Personal“ die Funktion: „gewünschte Mitarbeiter hinzufügen, entfernen oder ändern“ aus.
- Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus.
- Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie links „Ansichtsberechtigung“ auswählen.
- Setzten zur Bearbeitung das Häkchen bei „Sicht des Mitarbeiters auf folgende Mitarbeiter einschränken“.
- Wählen Sie aus, welche Mitarbeiter dem gewünschte Mitarbeiter in seiner Ansicht angezeigt werden sollen.
- Schliessen Sie die Eingabemaske durch Klick auf das X.
Kategorien für Räume und Geräte anlegen
Grundsätzlich haben Räume und Geräte auch eine Kategorie. Diese Kategorien sind sehr hilfreich, wenn Sie mehrere Räume oder Geräte haben, welche dieselbe Funktion erfüllen.
Weiterlesen
Die Bedeutung der Rolle
Jedem Mitarbeiter sowie Räume und Geräte wird jeweils eine Rolle zugeordnet. So können Sie leichter festlegen, welcher Mitarbeiter für welche Leistung zuständig und welche Räume und Geräte wann verfügbar sind.
Für die Rolle der Mitarbeiter bedeutet dies:
Im Dienstplan werden die Mitarbeiter der gleichen Rolle gruppiert angezeigt
Friseure sind fürs Schneiden und Kosmetiker für Gesichtsbehandlungen zuständig
Gleiche Zeiteinplanung für gleiche Rollen
Zum Beispiel benötigt der Mitarbeiter mit der Rolle „Praktikant/in“ mehr Zeit beim Schnitt als der Mitarbeiter mit der Rolle „Teamleiter/in“. So hilft die Zuteilung der Rolle bei der Buchung im Kalender:
Diese Rollen erscheinen auch in der Onlinebuchung
Unter dem Namen des Mitarbeiters steht die jeweilige Rolle. So kann der Kunde aussuchen, ob er seinen Termin bei der Teamleiterin oder beim Service buchen möchte:
Für die Rolle der Ressource bedeutet dies:
keine Doppelbelegung
Wenn Sie mit Räumen und Geräten arbeiten, welche während eines Termins blockiert werden sollen, können Sie dies in Ihren Dienstleistungen festlegen. So verhindern Sie Doppelbelegungen.
Räume und Geräte (Ressourcen)
Räume und Geräte können mit Ihren Dienstleistungen verknüpft werden. So werden diese blockiert und Doppelbelegungen verhindert.
Mitarbeiterauslastung
Sehen Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter. Diese berechnet sich aus den eingetragenen Arbeitszeiten und der Dauer aller eingetragenen Termine.
Arbeitswochen Export
Sie können die Arbeitszeiten und Stundenzahlen Ihrer Mitarbeiter exportieren. Diese können als Textdatei oder HTML heruntergeladen werden.
Rollen anlegen
Jedem Mitarbeiter wird eine Rolle zugeordnet. Dies vereinfacht die Konfiguration der Mitarbeiter und der Räume und Geräte (mehr zur Bedeutung der Rolle).
So legen Sie eine neue Rolle für einen Mitarbeiter an:
- Klicken Sie in der Navigationsleiste auf “Einstellungen”.
- Wählen Sie unter der Überschrift “Personal” die Funktion: “gewünschte Mitarbeiter hinzufügen, entfernen oder ändern” aus.
- Sie sehen nun die Übersicht Ihrer Mitarbeiter. Wählen Sie neben „Übersicht“ den Reiter „Rollen“ aus.
- Klicken Sie auf den Button „Neue Rolle anlegen“, um eine neue Rolle für einen Mitarbeiter hinzuzufügen:
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch den grünen Button „Neue Rolle anlegen“ (siehe Bild)
Bei den Mitarbeitern können Sie die Rolle nachträglich ändern, indem Sie auf den Reiter „Übersicht“ wechseln und sich den Mitarbeiter per Klick auswählen. Unter „Einstellung“ können Sie dann die passende Rolle auswählen.
Ebenso können Sie auch Kategorien für Ihre Räume und Geräte anlegen.
Rechte verteilen
Die Mitarbeiter können nur dann verschiedene Rechten erhalten, wenn Sie einen Benutzer-Login haben.