Alles zum Thema: Mitarbeiter

Dienstleistungen auf bestimmte Wochentage oder Uhrzeiten begrenzen

Sie können festlegen, dass ausgewählte Dienstleistungen nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Uhrzeiten gebucht werden können.

Anwendungsbeispiel:

  • An Halloween möchten Sie Nachmittags eine besondere Aktionsleistung anbieten, welche an anderen Tagen aber nicht zur Verfügung stehen soll.

Sollten Sie regelmäßige Beschränkungen einrichten wollen (z.B. „Dienstags Studententag“), eignen sich die Buchunglimits.

Ressource anlegen

  1. Um eine Dienstleistung zu begrenzen, können Sie eine Ressource erstellen. Dazu gehen Sie auf Einstellungen > Räume und Geräte (oder auf „Funktion hinzufügen“, falls diese Funktion noch nicht aktiviert ist).
  2. Vergeben Sie eine Rolle und einen sinnvollen Namen für die Ressource:
  5. Wenn Sie nicht wünschen, dass die Ressource im Kalender angezeigt wird, können Sie die Ressource nach dem Speichern anklicken und das Häkchen „Im Kalender verstecken“ auswählen.
Weiterlesen →

Mitarbeiter-PIN

Mit individuellen Mitarbeiter-PINs können Sie nachvollziehen, welcher Mitarbeiter Veränderungen im System vorgenommen hat. Wenn sich mehrere Kollegen einen Computer teilen und einen Team-Login benutzen, kann mit Hilfe der Mitarbeiter-PIN nachvollzogen werden, welcher Mitarbeiter Änderungen durchgeführt hat, auch wenn alle denselben Login benutzen.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Mitarbeiter-PIN
Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, kann sie über „Einstellungen > Funktion hinzufügen“ aktiviert werden.

Weiterlesen →

Möglichkeiten für die Rechteverteilung

Um die Verteilung der Rechte zu erklären, zeigen wir Ihnen an folgenden Beispielen, welche Möglichkeiten es gibt.


Einfache Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, mit nur einem einzigen Benutzer-Login zu arbeiten, was bedeutet, dass sich alle Mitarbeiter nur über diesen einzigen Account anmelden können.
Auf dem Bild ist zu sehen, dass nur die Inhaberin einen Login hat. Die Mitarbeiter können sich folglich nur über diesen anmelden und haben gleichzeitig die gleichen Rechte:Rechtevertilung Beispiel 1 [table] [tr][th]Pro[/th]  [th]Contra[/th][/tr] [tr][td][custom_list icon=“plus-circle“]

  • durch den einen Benutzer-Login ist die Übersicht optimal und die Verwaltung sehr einfach.

[/custom_list]

[/td][td] [custom_list icon=“minus-circle“]

  • Einstellungen können aus versehen durch Mitarbeiter geändert werden.
  • Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, muss das Passwort geändert werden, damit dieser keinen Zugang mehr hat.
  • Bei Änderung des Passwortes muss dieses erst wieder jedem Mitarbeiter mitgeteilt werden.[/custom_list]

[/td][/tr]
[/table]

Wenn das Passwort für das Team-Login vom Administrator im Browser gespeichert wird, ist es geheim und die Mitarbeiter können sich nicht von Außerhalb anmelden und es muss folglich bei einem Mitarbeiterwechsel auch nicht geändert werden.


Komplexe Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, nur für den Inhaber den Account mit dem Recht des Administrators zu erstellen (zusätzlich kann dieser natürlich auch noch weitere Rechte haben). Alle weiteren Mitarbeiter würden einen sogenannten „Team-Login“ bekommen, der alle für sie wichtigen Rechte enthält. Mehr zum Team Login erfahren Sie hier.

[table] [tr][th]Pro[/th]  [th]Contra[/th][/tr] [tr][td] [custom_list icon=“plus-circle“]

  • Mitarbeiter können keine globalen Einstellungen verändern.

[/custom_list]

[/td][td] [custom_list icon=“minus-circle“]

  • Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, muss das Passwort geändert werden, damit dieser keinen Zugang mehr hat.
  • Bei Änderung des Passwortes muss dieses erst wieder jedem Mitarbeiter mitgeteilt werden.[/custom_list]

[/td][/tr] [/table]

Wenn das Passwort für den Team-Login vom Administrator im Browser gespeichert wird, ist es geheim und die Mitarbeiter können sich nicht von Außerhalb anmelden und es muss folglich bei einem Mitarbeiterwechsel auch nicht geändert werden.

Individuelle Rechteverteilung
Es besteht die Möglichkeit, jedem Mitarbeiter seinen eigenen Benutzer-Login zu geben, wodurch die Rechte ganz individuell eingestellt werden können. In diesem Beispiel hat die Praktikantin keinen persönlichen Benutzer-Login:[table] [tr][th]Pro[/th]  [th]Contra[/th][/tr] [tr][td][custom_list icon=“plus-circle“]

  • Die Mitarbeiter können nur Änderungen in Ihrem persönlichen Benutzer-Login vornehmen, soweit ihre Rechte dies zulassen.
  • Nachvollziehbarkeit bei vorgenommenen Änderungen.
  • Gezielte Sperrung einzelner Mitarbeiter möglich.[/custom_list]

[/td][td] [custom_list icon=“minus-circle“]

  • Ohne Mitarbeiter-PIN besteht ein ständiges ein-/ausloggen bei nur einem vorhandenen Computer.[/custom_list]

[/td][/tr] [/table]

Unsere Empfehlung
Wir empfehlen:

  • Lediglich ein oder zwei Mitarbeiter (z. Bsp. der Inhaber und die Salonleitung) genießen die Rechte des Administrators. So gewähren Sie, dass nicht alle Mitarbeiter globale Änderungen vorhnehmen können.
  • Alle Mitarbeiter nutzen im Alltag den Team-Login.
  • Mitarbeiter, welche die Belbo Kalender-App auf dem privaten Handy nutzen, oder den Kalender auch von zu Hause aus öffnen möchten, erhalten einen eigenen Login mit den gewünschten Rechten.

Der Mitarbeiter, der das Admin-Recht sowie Zugriff auf die Arbeitszeiten hat, kann folglich auch über die Termine und die Kundendatenbank verfügen. Die ersten beiden Rechte überwiegen sozusagen die anderen beiden.

Ansichtsberechtigung

Die Ansichtsberechtigung kann nur vom Administrator eingestellt werden und bestimmt darüber, welche Mitarbeiter dem Mitarbeiter xy im Kalender angezeigt werden.

So stellten Sie die Ansichtsberechtigung ein:

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf „Einstellungen“.
  2. Wählen Sie unter der Überschrift „Personal“ die Funktion: „gewünschte Mitarbeiter hinzufügen, entfernen oder ändern“ aus.
  3. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus.
  4. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie links „Ansichtsberechtigung“ auswählen.
  5. Setzten zur Bearbeitung das Häkchen bei „Sicht des Mitarbeiters auf folgende Mitarbeiter einschränken“.
  6. Wählen Sie aus, welche Mitarbeiter dem gewünschte Mitarbeiter in seiner Ansicht angezeigt werden sollen.
  7. Schliessen Sie die Eingabemaske durch Klick auf das X.

Bei der Einschränkung der Ansichtsberechtigung eines Mitarbeiters kann dieser in seiner persönlichen Kalenderansicht nur zwischen den Mitarbeitern auswählen, die Sie für seine Ansicht zulassen.

 

Die Bedeutung der Rolle

Jedem Mitarbeiter sowie Räume und Geräte wird jeweils eine Rolle zugeordnet. So können Sie leichter festlegen, welcher Mitarbeiter für welche Leistung zuständig und welche Räume und Geräte wann verfügbar sind.

Für die Rolle der Mitarbeiter bedeutet dies:

Im Dienstplan werden die Mitarbeiter der gleichen Rolle gruppiert angezeigt
Gruppierung der Rollen im Dienstplan

Friseure sind fürs Schneiden und Kosmetiker für Gesichtsbehandlungen zuständig
Friseure für Schneide Kostmetiker für Gesichtsbehandlung

Gleiche Zeiteinplanung für gleiche Rollen
Zum Beispiel benötigt der Mitarbeiter mit der Rolle „Praktikant/in“ mehr Zeit beim Schnitt als der Mitarbeiter mit der Rolle „Teamleiter/in“. So hilft die Zuteilung der Rolle bei der Buchung im Kalender:
Zeitplanung_PraktikantIn:TeamleiterIn

Diese Rollen erscheinen auch in der Onlinebuchung
Unter dem Namen des Mitarbeiters steht die jeweilige Rolle. So kann der Kunde aussuchen, ob er seinen Termin bei der Teamleiterin oder beim Service buchen möchte:

Rolle in der Buchungsmaske

Für die Rolle der Ressource bedeutet dies:

keine Doppelbelegung
Wenn Sie mit Räumen und Geräten arbeiten, welche während eines Termins blockiert werden sollen, können Sie dies in Ihren Dienstleistungen festlegen. So verhindern Sie Doppelbelegungen.

 

Räume und Geräte (Ressourcen)

Räume und Geräte können mit Ihren Dienstleistungen verknüpft werden. So werden diese blockiert und Doppelbelegungen verhindert.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Räume und Geräte (Ressourcen)
Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, kann sie über „Einstellungen > Funktion hinzufügen“ aktiviert werden.
Anwendungsbeispiel:
Die Dienstleistung „Gesichtsbehandlung“ kann nur im einzigen Kosmetikraum durchgeführt werden, die Leistung „Maniküre“ nur am Maniküretisch. Diese Räume und Geräte werden zusätzlich zu den Mitarbeitern im Kalender angezeigt und ihre Belegung ist sichtbar, sodass Doppelbuchungen vermieden werden.

Weiterlesen →