Wenn an einem Tag kaum oder gar keine Bareinnahmen anfallen, aber Kunden mit EC-Karte zahlen und dabei Trinkgeld geben, welches sofort aus der Kasse entnommen wird, kann der Kassenstand unter den festgelegten festen Kassenstand fallen. Das ist grundsätzlich kein Fehler und muss nicht korrigiert werden – hier erläutern wir, warum das passiert und welche Möglichkeiten Sie haben, falls Sie es dennoch vermeiden möchten.
Wie es dazu kommt
Wenn ein Kunde per EC-Karte zahlt und dabei Trinkgeld gibt, wird dieses Trinkgeld in der Regel sofort in bar aus der Kasse entnommen und dem Mitarbeiter übergeben (siehe Trinkgeld per EC-Karte buchen). Fanden an diesem Tag ansonsten keine oder nur wenige Bareinnahmen statt, wird dadurch mehr Bargeld aus der Kasse entnommen, als eingenommen wurde. Der tatsächliche Kassenstand sinkt entsprechend unter den festgelegten Betrag.
Beispiel aus einem Tagesabschluss:
Der Kassenstandvortag lag hier bei 200,00 CHF – das ist der feste Kassenstand dieses Betriebs. An diesem Tag gab es kaum Barzahlungen: Die Zeile „BAR – Einnahme“ zeigt mit -7,50 CHF sogar einen negativen Wert, weil per EC-Karte gezahltes Trinkgeld aus der Kasse entnommen wurde, ohne dass ausreichend Bareinnahmen dagegenstanden. Der Kassenstand Ende liegt dadurch bei nur noch 192,50 CHF und damit unter dem festen Kassenstand von 200,00 CHF – obwohl die Gesamteinnahmen mit 1.141,00 CHF (fast vollständig per MasterCard und VISA) an diesem Tag sehr gut waren.
Das ist ausdrücklich nicht dasselbe wie ein negativer Kassenstand: Ein negativer Kassenstand entsteht erst, wenn mehr Geld entnommen werden soll, als überhaupt in der Kasse vorhanden ist – der Tagesabschluss lässt sich dann gar nicht mehr speichern. Das Unterschreiten des festen Kassenstands ist dagegen nur eine Abweichung vom gewünschten Zielwert: Der tatsächliche Bestand bleibt positiv (im Beispiel oben 192,50 CHF) und der Tagesabschluss lässt sich ganz normal speichern.
Es gibt auch die Option, das Trinkgeld nicht sofort zu entnehmen, sondern es zunächst in der Kasse zu belassen („Trinkgeld in Kasse behalten“, siehe Trinkgeldregeln). Diese Option wird in der Praxis aber deutlich seltener genutzt als die sofortige Entnahme.
Kein Grund zur Sorge – das gleicht sich von selbst aus
Grundsätzlich ist es kein Problem, wenn der Kassenstand vorübergehend unter den festen Kassenstand fällt. Sobald an einem der folgenden Tage wieder Bareinnahmen anfallen, wird an diesem Tag automatisch weniger Geld aus der Kasse entnommen, als eingenommen wurde – so lange, bis die Differenz ausgeglichen und der feste Kassenstand wieder erreicht ist. Sie müssen dafür nichts weiter tun.
Falls der Kassenstand trotzdem konstant bleiben soll
Möchten Sie dennoch vermeiden, dass der Kassenstand zwischenzeitlich vom festen Wert abweicht, gibt es folgende Möglichkeiten:
1. Einlage in Höhe der Differenz buchen
Sie können eine Kasseneinlage in Höhe der fehlenden Differenz buchen, um den Kassenstand sofort wieder auf den festen Wert aufzufüllen. Das ist in der Regel nur bei sehr kleinen Beträgen sinnvoll, da das Geld tatsächlich von jemandem eingelegt werden muss – meistens vom Inhaber. Falls noch keine passende Einlagevorlage existiert, muss diese zunächst unter Kasse › Ausgaben › Vorlagen angelegt werden (siehe Abschnitt „Ausgabenvorlagen hinzufügen und verwalten“ im verlinkten Artikel).
2. Automatische Auffüllung aktivieren
In den Einstellungen zum festen Kassenstand gibt es die Option „Auffüllung“:
Ist diese Option aktiviert, bucht Belbo bei Bedarf automatisch eine Tresorentnahme, um den Kassenstand wieder auf den festgelegten Zielwert aufzufüllen. Das setzt natürlich voraus, dass tatsächlich genug Bargeld im Tresor vorhanden ist.
3. Trinkgeldentnahme deaktivieren
Alternativ können Sie die sofortige Trinkgeldentnahme grundsätzlich deaktivieren (Option „Trinkgeld in Kasse behalten“ in den Trinkgeldregeln) und das per Karte gezahlte Trinkgeld stattdessen abends auszahlen oder am Monatsende gesammelt überweisen. Das ist die grundsätzlichste der Lösungen, da sie den Ablauf im Tagesgeschäft dauerhaft ändert, und sollte daher gut überlegt sein.
4. Nichts ändern
Sie können die Abweichung aber auch einfach so lassen. Wie oben beschrieben, gleicht sich der Kassenstand von selbst wieder aus, sobald wieder Bareinnahmen anfallen – ein Kassenstand darf prinzipiell unter den festen Kassenstand fallen, ohne dass etwas unternommen werden muss.