Der Arbeitszeitensaldo (Über-/Minusstunden) eines Teammitglieds wird zum Jahreswechsel nicht automatisch übernommen, sondern startet am 1. Januar immer wieder bei null. Hier erklären wir, warum das so ist, wie Sie einen bestehenden Saldo dennoch bewusst ins neue Jahr mitnehmen können und wie das auch mit Resturlaub aus dem Vorjahr funktioniert.
Warum wird der Saldo nicht automatisch übertragen?
Belbo geht grundsätzlich davon aus, dass ein am Jahresende bestehender Über- oder Minusstundensaldo bereits ausgeglichen wurde – zum Beispiel durch den Abbau via Urlaubstage oder durch eine Auszahlung der Überstunden. Aus diesem Grund setzt die Arbeitszeiterfassung den Saldo „Ergebnis seit Jahresanfang“ zu jedem 1. Januar automatisch auf null zurück.
Wurde der Saldo eines Teammitglieds am Jahresende nicht ausgeglichen, geht der Wert dadurch verloren und taucht im neuen Jahr nirgends mehr auf – er muss dann manuell und bewusst ins neue Jahr übertragen werden.
Saldo zum Jahreswechsel manuell übertragen
Um einen bestehenden Saldo aus dem Vorjahr mitzunehmen, buchen Sie für das betroffene Teammitglied einen Arbeitszeitenausgleich auf den 1.1. des neuen Jahres in Höhe des übrig gebliebenen Saldos:
- Gehen Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiterfassung in den Januar des neuen Jahres.
- Klicken Sie beim betroffenen Teammitglied auf die Zahl in der Zeile „Ergebnis seit Jahresanfang (Über-/Minusstunden)“ (diese steht zu diesem Zeitpunkt noch bei null).
- Tragen Sie als Datum der Ausgleichsbuchung den 1.1. ein und geben Sie einen Grund an, z. B. „Saldoübertrag aus Vorjahr“.
- Wählen Sie je nachdem, ob ein Plus- oder Minussaldo übertragen werden soll, den Modus „Stunden aufbauen“ bzw. „Stunden abbauen“.
- Tragen Sie die Minutenzahl des Vorjahressaldos ein und speichern Sie die Ausgleichsbuchung.
- Ermitteln Sie die Anzahl der Resturlaubstage (bzw. -stunden) des Teammitglieds aus dem Vorjahr.
- Rechnen Sie diese anhand der Sollarbeitszeit des Teammitglieds in Minuten um, z. B. 2 Resturlaubstage à 8 Stunden = 960 Minuten.
- Buchen Sie zum 1.1. einen weiteren Arbeitszeitenausgleich im Modus „Stunden aufbauen“ über diese Minutenzahl, z. B. mit dem Grund „Resturlaub Vorjahr“.
- Der Resturlaub steht dem Teammitglied damit als Überstundenguthaben zur Verfügung und kann im neuen Jahr regulär als Überstundenabbau genommen werden.
Ab sofort zählt der übertragene Saldo wieder zum „Ergebnis seit Jahresanfang“ des neuen Jahres hinzu.
Video
Wir haben den Ablauf zusätzlich als Video aufgenommen:
Resturlaub übernehmen
Genau wie der Über-/Minusstundensaldo wird auch der Resturlaub eines Teammitglieds zum Jahreswechsel nicht automatisch übernommen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
Variante 1: Als Abwesenheit eintragen (einfach)
Sie tragen den Resturlaub im neuen Jahr einfach ganz normal als Abwesenheit im Dienstplan/Kalender ein, wenn er genommen wird – genau wie regulären Urlaub auch.
Nachteil: Der Resturlaub wird dabei nicht saldiert. Belbo führt kein eigenes Konto darüber, wie viel Resturlaub bereits genommen wurde bzw. noch übrig ist – Sie müssen selbst im Blick behalten, wann der Resturlaub aufgebraucht ist.
Variante 2: Über den Arbeitszeitensaldo abbilden (mit Saldierung, aufwändiger)
Etwas aufwändiger, dafür mit sauberer Saldierung: Sie rechnen den Resturlaub in Stunden um und buchen diese Stunden als zusätzliche Überstunden auf den Arbeitszeitensaldo. So sehen Sie in der Auswertung jederzeit genau, wie viel Resturlaub noch übrig ist, und der Abbau erfolgt wie ein regulärer Überstundenabbau.