Wenn ein Kunde den eigenen Termin absagt oder ein Mitarbeiter im Kalender den Termin löscht, erhält der Kunde eine Bestätigungsmail. Sollten Sie einen eigenen Text für diese Mail hinterlegen wollen, können Sie dies vornehmen.
Die Voraussetzung, dass der Kunde diese Nachricht bei einer Terminlöschung durch einen Mitarbeiter erhält ist, dass die Benachrichtigungsoption in den Kalendereinstellungen aktiviert wurde. Bei der Online-Absage durch den Kunden werden immer Absagebestätigungen verschickt.
In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Terminbestätigungen & -erinnerungen > E-Mails > Absage-Mail
Standard Absage-Mail
Auch wenn das Feld „Terminabsage Text“ leer ist, werden Absagebestätigungen an Ihre Kunden verschickt!
Wenn Sie keinen eigenen Text hinterlegen, erhält der Kunde unseren Standardtext. Dieser enthält den Standort sowie Tag und Uhrzeit des abgesagten Termins. Die Absagemail ist in Ihr E-Mail-Design eingebettet und enthält das festgelegte Kopfbild.
Eigene Absage-Mail verfassen
Wenn Sie selbst einen Text verfassen möchten, können Sie dies vornehmen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die nötigen Platzhalter (wie Datum, Uhrzeit, Unternehmensname etc.) verwenden. Auch ein Link zur erneuten Terminbuchung oder der Hinweis auf aktuelle Aktionen können als Motivation für den Kunden dienen, bald wieder einen neuen Termin zu buchen.
KI-Tipp
Lass dir von deinem KI-Assistenten den Text für deine Absage-Mail schreiben. Kopiere dafür den Prompt unten und beantworte die kurzen Rückfragen. Die Platzhalter für Anrede, Termin und den Link zur Onlinebuchung sind schon eingebaut, sodass du den Text direkt in Belbo einfügen kannst.
Prüfe den Text nach dem Speichern in der E-Mail-Vorschau. So siehst du gleich, ob Anrede und Termindaten richtig angezeigt werden.
Schreib mir einen Text für die E-Mail, die meine Kundschaft erhält, wenn ein gebuchter Termin abgesagt wurde. Ich nutze die Salonsoftware Belbo, die Anrede, Salonname und Termindaten automatisch einsetzt. Den Betreff legt Belbo selbst fest, ich brauche also nur den Text der E-Mail.
Frag mich vor dem Schreiben kurz nach:
1. ob ich meine Kundschaft duze oder sieze,
2. ob ich als Einzelperson (ich) oder im Namen eines Teams (wir) schreibe,
3. wie man mich bei Fragen erreicht, z. B. per Telefon.
Verwende für Anrede, Salonname und Termindaten ausschließlich diese Belbo-Platzhalter, genau so geschrieben, mit Prozentzeichen und in Großbuchstaben:
Anrede:
%LIEBEANREDEOHNENAME% wird zu „Liebe“ oder „Lieber“. Danach folgt %VORNAME%. Das ist die passende Anrede für die Du-Form: %LIEBEANREDEOHNENAME% %VORNAME%,
%SEHRGEEHRTEANREDE% wird zu „Sehr geehrte Frau Nachname“ oder „Sehr geehrter Herr Nachname“. Das ist die passende Anrede für die Sie-Form: %SEHRGEEHRTEANREDE%,
%LIEBEANREDE% wird zu „Liebe Frau Vorname Nachname“ oder „Lieber Herr Vorname Nachname“, eine persönlichere Anrede für die Sie-Form.
%VORNAME% wird zum Vornamen, %NACHNAME% zum Nachnamen.
Salon und Termin:
%ACCOUNT% wird zum Namen meines Salons, z. B. „Good Hair Day“.
%WOCHENTAG% wird zum Wochentag, z. B. „Samstag“.
%TAG% wird zum Datum mit Jahr, z. B. „03.10.2026“.
%UHRZEIT% wird zur Uhrzeit ohne „Uhr“, z. B. „09:30“. Schreib deshalb immer „Uhr“ dahinter.
%LEISTUNGEN% wird zu den gebuchten Leistungen.
%ALLEMITARBEITER% wird zu den Namen der Mitarbeitenden, z. B. „Ramona K.“.
%LOCATION_BOOKING_LINK% wird zu einem Link mit dem Text „Termin buchen“, der zu meiner Onlinebuchung führt.
Regeln:
– Schreib Wörter wie „Liebe“, „Lieber“ oder „Sehr geehrte“ nie selbst aus, sondern nutze immer den passenden Platzhalter. Belbo setzt je nach Kund*in die richtige Form ein.
– Nach %SEHRGEEHRTEANREDE% und %LIEBEANREDE% folgt kein weiterer Name, der ist dort schon enthalten.
– Formuliere neutral, sodass der Text passt, egal ob die Kundschaft oder der Salon den Termin abgesagt hat. Schreib also z. B. „Dein Termin wurde abgesagt“, ohne zu sagen, von wem. Entschuldige dich nicht und gib niemandem die Schuld.
– Fasse den abgesagten Termin in einem Block mit beschrifteten Zeilen zusammen, genau so:
Termin: %WOCHENTAG%, %TAG% um %UHRZEIT% Uhr
Leistung: %LEISTUNGEN%
Bei: %ALLEMITARBEITER%
– Setze %LOCATION_BOOKING_LINK% in eine eigene Zeile, direkt nach einem kurzen, freundlichen Satz, der zur Neubuchung einlädt, z. B. „Hier kannst du ganz einfach einen neuen Termin buchen:“.
– Erwähne keine Gebühren und erfinde keine weiteren Platzhalter, Regeln oder Angebote, die ich nicht genannt habe.
– Unterschreibe mit %ACCOUNT%, z. B. „Dein Team von %ACCOUNT%“ oder nur „%ACCOUNT%“.
– Schreib keinen Betreff.
Liefere nur den Text der E-Mail als reinen Text ohne Formatierung, damit ich ihn direkt in Belbo einfügen kann. Schreib mir zwei Varianten: eine kurze und eine etwas ausführlichere.
