Mit dem Terminstatus können Sie dokumentieren, ob ein Termin stattgefunden hat oder ausgefallen ist. Dies hilft Ihnen bei der Dokumentation der Zuverlässigkeit eines Kunden.
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Alles zum Thema: Termineingabe & -verwaltung
Termineingabe direkt im Kalender
Wenn Sie Termine eingeben möchten, können Sie dies entweder tun, indem Sie im Kalender zum gewünschten Tag navigieren oder den Terminassistent benutzen.
Terminassistent
Der Terminassistent erleichtert Ihnen das Finden von freien Terminen. Dies ist besonders gut für große Teams, ausgebuchte Geschäfte und Unternehmen mit komplexen Leistungen geeignet.
Interne Termine
Wenn Sie eine Zeit im Kalender blockieren möchten, innerhalb derer ein Mitarbeiter nicht buchbar sein soll, legen Sie einen internen Termin an. Diese zählen – im Gegensatz zu einer Pause – in den Arbeitszeitstatistiken als Arbeitszeit und eignen sich zum Beispiel für interne Aufgaben und Besprechungen.
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Räume und Geräte anlegen und bearbeiten
Räume und Geräte können mit Ihren Dienstleistungen verknüpft werden. So werden diese blockiert und Doppelbelegungen verhindert.
Kundekartei: Termine
In jeder Kundenkartei können Sie im Menüpunkt Termine die vergangenen und zukünftigen Termine eines Kunden einsehen.
Voraussetzung dafür ist, dass Sie bei der Termineingabe Bestandskunden aus der Vorschlagsliste auswählen. Nur so werden neue Termine auch der bestehenden Kundenakte hinzugefügt.
Wartelistenbenachrichtigung
Hier können Sie bestimmen, welche Teammitglieder bei der Erstellung eines Wartelisteneintrags über das Interne Nachrichtensystem benachrichtigt werden.
Terminnachbereitung
Mit den Einstellungen in der Terminnachbereitung haben Sie die Möglichkeit automatische Blockierungen an das Ende eines Termins anzufügen. Diese werden zeitlich blockiert und verhindern einen direkten Folgetermin. Ziel könnte hierbei sein:
- Erholungszeit für Mitarbeiter
- Erholungszeit für Kunden
- Aufräumarbeiten von Räumen
Je nach Ziel können Sie verschiedene Optionen auswählen, die zum Teil nur dann relevant sind, wenn mehrere Mitarbeiter, Räume oder Geräte im Termin beteiligt sind.
Im Folgenden betrachten wir die folgende Leistung:
Auswirkung der Option „Alle Mitarbeiter, Räume und Geräte blockieren“
[table]
[tr][th]Aktiv[/th] [th]Nicht aktiv[/th][/tr]
[tr][td]
[/td] [td]
[/td][/tr]
[tr][td]
- Beide Mitarbeiter haben eine Erholungszeit und können ggf. den Raum aufräumen oder den Kunden betreuen.
[/td] [td]
- Lediglich der gebuchte Mitarbeiter erhält eine eingetragene Pause.
- Beteiligte Mitarbeiter stehen somit wieder sofort zur Verfügung.
[/td][/tr]
[/table]
Auswirkung der Option „Nur zuletzt verwendete Ressource und Mitarbeiter blockieren“
[table]
[tr][th]Aktiv[/th] [th]Nicht aktiv[/th][/tr]
[tr][td]
[/td] [td]
[/td][/tr]
[tr][td]
- Nur der zuletzt verwendete Raum wird blockiert.
- Meistens wird diese Option verwendet, wenn der Kunde eine Erholungszeit erhalten soll.
[/td] [td]
- Alle Räume werden am Ende blockiert.
- Meistens wird diese Option verwendet, wenn der Mitarbeiter erst am Ende Zeit hat, die Räume und Geräte nachzubereiten.
[/td][/tr]
[/table]
Tipp: Einzelne Leistungen können über den Eigenschaften-Reiter der Leistung von den automatischen Pausen ausgeschlossen werden.
Verfügbarkeit für Ihre Räume und Geräte manuell planen
Um Räume und Geräte im Kalender nutzen und parallel zu bestimmten Dienstleistungen blockieren zu können, müssen Sie Verfügbarkeiten für diese eintragen. Diese verhalten sich so, wie die Dienstpläne für Ihre Mitarbeiter.
Intelligente Terminvergabe
Laut den Grundeinstellungen stehen Ihren Kunden alle zulässigen Termine ebenso online zur Verfügung. Mit den Terminangebotseinstellungen kann dies Ihrer Philosophie angepasst werden.
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